Order - Import från andra system

Winbas hjälp

Följande avsnitt hanterar koppling mot webshop eller annan typ av ordersystem och skall ses som ren information till den som avser att koppla ett externt ordersystem mot Winbas.

Utläsning av data

Varje företag i Winbas ligger i en egen databas. Kopplingen kan ske med ODBC och tabellerna som avses bör i första hand vara Kund, Produkt, Prodprislistor samt Prodpristrans. För övriga tabeller se Winbas Databas - Tabeller.

Givetvis kan även inneliggande order (med tabellerna ordhuvud, ordrad), statistik (prodtrans) samt utestående reskontra (kundfakt) vara av intresse men detta kan vi betrakta som överkurs eller ett steg 2.

Eftersom Winbas hanterar 9 grundprislistor (varav en av dessa är kopplad mot en kund), specialprislistor samt kvantitetsrabatter. Alternativt kan man ange rabattsatser på kund som adderas till specialprislistor. Detta gör frågan aningen komplex och man bör därför konsultera med användaren hur prishanteringen är upplagd och fungerar i specifikt fall. För allmän information rörande Winbas prishantering se avsnittet Priser och rabatter vid försäljning.

Inläsning av order

En order i Winbas består dels av ett huvud (ordhuvud) samt en orderrad (ordrad). Att skapa en order är ganska komplext beroende på att en mängd funktioner kan kopplas på eller av, dessutom skall konton för redovisningen hämtas (EU, Export, Inrikes momsfri försäljning m.m.). Detta sammantaget gör att den snabbaste och säkraste vägen är att vi själva utvecklar bryggan för inläsning av order. Vi har genom åren utvecklat 100 tals varianter beroende på varifrån orderdata kommer och hur den ser ut.

Normalt brukar orderhuvud raden bestå av kundnummer, (namn, adress och telefon om kunden skall läggas upp), referens, Kundens orderid benämnt Ert ordernummer, Leveransadress om ej samma som kundens adress samt ordernummer (vi brukar sätta detta som godsmärke för att kunna referera tillbaka. Eventuellt även önskad leveranstid.

Normalt brukar orderrad bestå av produktnummer, antal, pris, och eventuell kommentar.

De frågor som bör besvaras är följande

Ligger ordern på en FTP server eller kan den läggas som en textfil på användarens server. Det senare är att föredra då programmeringen blir enklare samt att det finns en avgränsning (textfil) mellan sändande och mottagande rutin. Denna textfil bör bestå av en Kod i början som betyder huvudinformation, samt en kod i början på raderna som betyder att dessa rader hör ihop med huvudet. Det finns ingen anledning att lägga en order per textfil utan en fil kan likväl innehålla ett flertal order med huvud och underliggande rader.

Skall kunden läggas upp med automatik eller krävs att kunden finns upplagd redan från början? Detta spörsmål bör tas med användaren. Vi brukar lägga ett kundnummer i bryggan som används om kunden inte redan finns i Winbas.

Skall order läggas i en särskild order typ (Användaren kan då designa en blankett speciellt för denna typ av order samt den kan få en egen order och fakturaräknare) Mycket bra för uppföljning och spårbarhet. Då vi bör ta ordernummer från Winbas så brukar vi lägga inkommande ordernummer som Er Order för att kunna lyfta fram bägge på följesedel/faktura.

Skall priset tas från order filen eller skall priset sättas i samband med att orderrad läses in? Det bästa är att priset finns med i filen eftersom kunden som lägger order på t.ex. en shop vill se vad han skall betala redan från början.

Övrigt

Bryggan brukar bestå av en tidsinställning som anger när på morgonen och när på kvällen den skall söka efter en inkommande fil, samt inom vilket tidsintervall t.ex. 5 minuter, 10 minuter m.m. Dessutom som säkerhet vilken produkt som skall användas om produkt angiven i orderfilen inte finns. Denna typ av brygga installeras med fördel på företagets server då denna maskin aldrig stängs av på kvällen.

Vi väntar även med att läsa en inkommande textfil till den är en minut gammal för att undvika risken att skrivning och läsning sker samtidigt.