Kassa - Daglig hantering av kassa

Winbas hjälp

Nedanstående daglig hantering av kassa bör varje medarbetare som arbetar med kassa förstå och arbeta efter, och då i synnerhet om verksamheten är föremål för kassalagen och certifierad kontrollenhet.

Insättning av växelkassa. Börja dagen med att registrera insättning av växelkassa. Obs ange rätt konto beroende på om du tar växelkassan från bank eller från s.k. backupkassa d.v.s. kassaskåp/värdeskåp.

Betalningssätt. Börja sedan använda kassan för dagens transaktioner. Dessa kan vara försäljning av varor mot kontant betalning, kort, presentkort eller tillgodokvitto. Var noga med att ange rätt betalsätt vid betalning.

Betalning av faktura i kassa. Om kunden vill reglera en tidigare faktura med kontant betalning så går detta bra via funktionen Betalning av faktura i kassa. Använd funktionen för ändamålet i kassan och var även här noga med att ange rätt betalsätt.

Retur. Vid retur av vara slå in minusantal och det pris som gällde vid köpet. Avsluta köpet och ge kunden sitt tillgodokvitto. Om kunden köper en ersättningsvara så är detta ett nytt köp och betalningen sker då helt eller delvis med betalsätt tillgodo. Notera här att man inte får blanda positiva och negativa transaktioner på samma kvitto, dessa måste alltså delas upp på en retur och ett vanligt kvitto.

Kontantuttag. Om man under dagen tar ut pengar ur kassan för att köpa något så måste detta registreras som ett kontantuttag i kassan. Använd funktionen Växelkassa / kontantuttag i kassan för ändamålet. Hur dessa uttag skall hanteras bokföringsmässigt bör man gå igenom med sin revisor.

Kassarapport. Vid behov av att kontrollera växelkassan under dagen används funktionen Kassarapport (X-dagrapport).

Dagsavslut. När dagen är slut så görs ett s.k. dagsavslut. Det innebär att uttaget av växelkassan registreras, samt att man anger om det går till banken eller s.k. backup kassa d.v.s. kassaskåp/värdeskåp. Om växelkassan töms löpande under dagen så används funktionen Växelkassa för ändamålet. Hur detta skall bokföras kan man också rådfråga sin revisor eller redovisningskonsult.

Z-dagrapport. Efter dagsavslutet ska en utskrift göras av Fakturajournal/Z-dagrapport över dagens transaktioner. Utskriften görs via utskriftsmenyn genom alternativet Fakturajournal. Observera att om man efter uttaget av Z-dagrapport gör någon ytterligare transaktion samma dag så måste ytterligare en Z-dagrapport skrivas ut.