Leverantörsfakturor - Koppla dokument

Winbas hjälp

Översikt Leverantörsreskontra
Fakturaregistrering
Lagrade leverantörsfakturor

I samband med att fönstret med leverantörens fakturor öppnas, eller vid attestering av fakturor finns möjlighet att granska den lagrade fakturan genom att t.ex. dubbelklicka på raden.
Om lagrade fakturor används finns också möjlighet att i efterhand koppla olika typer av ytterligare dokument såsom pdf-filer till leverantörsfakturan utöver själva fakturan. Dokumenten kan sedan öppnas och granskas i anslutning till att fakturan visas.

Menyn

Genom att högerklicka på fakturan i listan visas menyalternativ för visa fakturan och registrerade bilagor, samt att hantera bilagor till fakturan.

Koppla dokument till faktura skapar en kopia av dokumentet i mappen definierad för leverantörsfakturor med en referens till fakturans internnummer. När fakturan visas, öppnas också det kopplade dokumentet som tillhör fakturan.

Ta bort kopplat dokument kan användas t.ex. i de fall en felaktig bilaga har kopplats till fakturan. Enbart manuellt kopplade dokument kan tas bort med alternativet, och inte själva den fakturans som t.ex. kan ha placerats i mappen efter fakturaskanning.
Eftersom flera dokument kan vara kopplade till fakturan visas en lista med kopplade dokument där det dokument som ska tas bort väljs. Borttagning påverkar inte originalet, utan enbart kopian i servermappen.

Öppna mapp kommer att öppna mappen för lagrade leverantörsfakturor med den aktuella filen markerad. Borttagning kan också göras direkt i själva lagringsmappen på servern.

Filnamn

Lagrade fakturor, bilagor och dokument korresponderar alltid med fakturans internnummer. När ett dokument kopplas till fakturan inleds kopian med fakturans internnummer. Därefter följer en separator i formen _*_ mellan namnet och filens originalnamn. Det ursprungliga filnamnet är alltid samma som originalet efter separatorn, så även filens efternamn som bestämmer filtyp och vilken associerat program som används när filen öppnas.
Bilagor kan också placeras manuellt i mappen för lagrade fakturor, se följande tabell med exempel på hur andra filnamn kan se ut.

Rättigheter

Rättigheter för att koppla eller ta bort dokument följer den inställning som har gjorts för lagrade fakturor i inställningar för leverantörer. Om rättighet används gäller Administratör, fakturaregistrering eller attesteras av båda för att visa lagrad faktura samt att hantera tillhörande dokument.


Se även: