Lagrade leverantörsfakturor

Winbas hjälp

Översikt Leverantörsreskontra
Fakturaregistrering

Genom att lagra inkomna leverantörsfakturor kan Winbas hitta fakturan och visa den i en given situation, som t.ex. när en skärmlista över fakturor i leverantörsreskontran visas.

När fakturan anländer och ankomstregistreras läses den in och lagras tillsammans med registreringsunderlaget. Vid t.ex. attestering kan den attestansvarige sedan välja i listan över fakturor och enkelt granska fakturan på bildskärmen.

När fakturan visas listan kan den öppnas genom att antingen dubbelklicka på den aktuella raden, eller genom att högerklicka och välja alternativet Visa faktura på bildskärm.

Funktionen kan användas vid inläsning och lagring av fakturor i olika format, till exempel vid inläsning av pappersfakturor med en bildläsare. I detta sammanhang kanske även bildläsaren har en dokumentmatare för att underlätta inläsningen.

Inställningar

Först måste mappen där fakturorna finns lagrade anges i Inställningar Leverantörer. Denna katalog bör då ligga på en delad serverenhet så att alla användare har åtkomst till den. Förslagsvis bör denna katalog vara belägen som en undermapp till Winbas serverkatalog.

Ange ett namn på mappen för att aktivera funktionen. Om inget annat anges, kommer denna mapp att återfinnas under Winbas serverkatalog.

När inställningarna har sparats med F7 - Spara kommer Winbas att fylla på med den fulla sökvägen till serverkatalogen.

Den delade katalogen behöver inte vara en undermapp till Winbas serverkatalog. Om den inte är belägen under Winbas serverkatalog, anges den fullständiga sökvägen till katalogen.

WinBas00000040.gif Klicka på knappen för att ta fram den fullständiga sökvägen till katalogen om katalogen inte är en undermapp till Winbas serverkatalog.

Notera att Winbas i detta fall lagrar sökvägen till mappen enligt UNC och inte med enhetsbokstav. Om flera företag används i Winbas bör varje företag ha sin egen mapp för leverantörsfakturor för att undvika att fakturor som tillhör ett företag visas felaktigt i ett annat företag.

Katalogen finns inte

Om den angivna katalogen inte redan är skapad i filsystemet kommer programmet att fråga om katalogen ska skapas.

Ja

Katalogen skapas enligt sökvägen i meddelandet.

Nej

Katalogen skapas inte men inställningen sparas ändå. I detta fall måste katalogen skapas vid ett senare tillfälle eller förändras om fakturorna finns lagrade på annan plats.

Avbryt

Inställningar stängs inte och sökvägen kan förändras.

Rättigheter för åtkomst till lagrade fakturor

Rättigheter för lagrade fakturor är en inställning i samma avsnitt som bestämmer om lagrade leverantörsfakturor ska beläggas med rättigheter för att kunna visas från diverse vyer såsom Leverantörer - Fakturor eller vid attestering.

Om inställningen aktiveras kan fakturan öppnas av administratör, användare med rättighet Fakturaregistrering, eller av användare satta att attestera fakturan. Övriga användare har då inte möjlighet att öppna den lagrade fakturan.

Lagra leverantörsfakturor

Pappersfakturor digitaliseras med en scanner (bildläsare) för ändamålet och filerna som bildläsaren skapar lagras därefter i den angivna katalogen för lagrade leverantörsfakturor. Se mer om detta i avsnittet:

Digitala fakturor som skickats via e-mail eller liknande sparas direkt i den avsedda katalogen för lagrade leverantörsfakturor

Fakturans filnamn

Filnamnet korresponderar med fakturans internnummer och en faktura kan ha en eller flera filer knutna till sig. Fakturorna kan lagras i valfritt format t.ex. ett bildformat eller pdf.

Exempel på lagringsmodeller

Internnumret på fakturan är 5201.

Filnamn

Kommentar

5201.tif

Enbart en fil i multi-tif format innehåller fakturans alla sidor och eventuella bilagor såsom incoming inspection eller följesedlar. En scanner styr med hjälp av löpnummer på fakturan hur lagringen ska se.

5201.pdf

Enbart en fil i Acrobat reader-format är kopplad till fakturan. Filen kan i sin tur innehålla flera sidor. En scanner kan i vissa fall styra hur varje sida ska lagras automatiskt, så att alla sidor på en flersidig faktura hamnar i samma dokument.

5201.doc

Fakturan ligger i ett worddokument som eventuellt är på flera sidor.

5201_1.gif
5201_2.gif
5201_3.gif

Tre bilder i gif-format är kopplade till fakturan och varje bild motsvarar en sida. När fakturan visas öppnas alla bilderna på skärmen.

5201.jpg
5201_Följebrev.doc

Två olika typer av dokument är kopplade till samma faktura. När fakturan öppnas, öppnas även följebrevet. Man kan alltså lagra och öppna en inläst faktura och tillhörande bilagor.

Notera att filnamnets första tecken alltid motsvaras av internnumrets siffor som kan vara upp till åtta numeriska tecken, beroende på inställningen för internnummer. Efter internnumrets siffror kan valfri text anges, t.ex. ett sidnummer eller en beskrivning av dokumentet. Ett skiljetecken t.ex. under mellan internnumret och beskrivningen är att rekommendera, i synnerhet om beskrivningen också utgörs av siffror.

Koppla dokument via menyn

I vissa sammanhang såsom vid attestering finns också möjlighet att automatiskt koppla ett dokument till fakturan via menyn där fakturan visas.

Visa leverantörsfakturor

En lagrad leverantörsfaktura kan visas i de lägen där leverantörsfakturor finns tillgängliga i en skärmlista. Exempelvis kan en faktura visas i samband med:

Om en faktura har en lagrad fil knuten till sig är alternativet vid högerklick på fakturan aktiverat.

Om ingen faktura finns lagrad är alternativet istället inaktiverat i snabbmenyn.

När alternativet väljs visas fakturan i associerat program beroende på formatet, t.ex. ett bildformat, worddokument eller pdf-fil. Olika fakturor kan således vara lagrade i olika format också beroende på att olika leverantörer kan skicka digitala fakturor i olika format.

Om fakturorna är scannade till ett bildformat som öppnas med webbläsaren och dokumentet består av flera filer, använd knapparna Tillbaka och Framåt i läsaren för att bläddra mellan sidorna.

Direktutskrift

Om det associerade programmet stöder direktutskrift kan det lagrade dokumentet skrivas ut direkt på skrivaren. Microsoft Word och vissa bildhanteringsprogram är exempel på applikationer som stöder direktutskrift från Winbas. Om det associerade programmet inte stöder direktutskrift, kan dokumentet istället först öppnas på bildskärm för att därefter skrivas ut.

Se även:

Koppla dokument till verifikationer.

Om andra dokument som hör till t.ex. själva leverantören ska kopplas övergripande till en leverantör, kontakt eller kund kan detta göras i Winbas Säljstöd.