Avbokning

Winbas hjälp

Leverantörsfakturor som betalats via överföring på nätet samt utrikesbetalningar, d.v.s. fakturor med betalningssätt Telebankgiro, Telepostgiro och Utrikes måste avbokas som betalda i denna rutin. Först har ett betalningsförslag skapats och fakturor har skickats till bank, Bankgirot och Postgirot för betalning allt eftersom de förfaller. Avbokning utförs förslagsvis när återredovisning kommer från bank och post med information om exakt betaldatum, valutakurs och betalt belopp i SEK.

Dialogrutan Avbokning

I Dialogrutan Avbokning väljer man om systemet automatiskt ska ta fram fakturor som förfaller t.o.m. ett visst datum med knappen Utför avbokning, eller om man själv ska registrera fakturor för avbokning, knappen Manuell avbokning. Om en inbetalningsservice med återredovisning används, kan också filen med fakturorna läsas in.

Återrapportering från fil läser in en fil av typen ISO20022 camt.053 eller camt.054 med utförda leverantörsbetalningar.
Efter inläsningen visas rapporten Bearbetade inbetalningar som verifierar att alla betalningar har registrerats korrekt. Rapporten visar då t.ex. internnummer, belopp, om transaktionen är inläst samt en eventuell anmärkning.
Om filen också innehåller bokförda kundinbetalningar visas ett meddelande i samband med rapporten och dessa kan läsas in samtidigt i Kundinbetalningar.

ISO20022 camt XML-filer med betalningar

Utför avbokning innebär att systemet automatiskt tar fram alla inrikes betalningar som har förfallodatum t.o.m. det datum som anges i fältet Avbokning tom förfallodatum. Förslaget som Utför avbokning skapar, kan därefter manuellt redigeras på fakturanivå.

Manuell avbokning betyder istället att man från början själv manuellt registrerar fakturor i avbokning. I detta fall kommer avbokning att vara tom och inte innehålla ett förslag till avbokning.

Avbokning

Internnummer

Vid registrering i Avbokning återfinns de fakturor systemet tagit fram i skärmlistan vid Utför avbokning. Behöver man göra justeringar kan man klicka på önskad faktura i skärmlistan eller ange fakturans internnummer. Fakturor som har annan valuta än SEK måste man själv ange manuellt, detta för att inte avboka faktura utan att ha gjort nödvändig justering av valutakurs. Har man valt manuell avbokning anger man själv internnummer för varje faktura som ska avbokas.

Om en faktura som har valts som inte kan avbokas, ges ett meddelande om detta med fakturans status.

Meddelande om status på leverantörsfaktura

Listan över möjliga fakturor för avbokning

Listan pil-ner vid internnummer kan t.ex. användas när man inte har tillgång till uppgifterna i den ordinarie skärmlistan efter automatisk avbokning. Använd listan för att lättare kunna hitta en faktura t.ex. i samband med avbokning av utlandsbetalningar där återrapporteringen saknar information om internnummer.

Listan innehåller information om fakturan i följande kolumner; Internnummer, leverantörens fakturanr, leverantörens namn, valuta, fakturabelopp, betalt belopp och förfallodatum.

Visa enbart fakturor som inte ligger i Avbokning är ett alternativ som kan användas för att exkludera de fakturor som redan är registrerade för avbokning.

Högerklicka på listan och välj alternativet för att begränsa listan med fakturor möjliga för avbokning till de som ännu inte har registrerats.

Betaldatum, Kurs och Kurs vid betalt belopp i SEK

Kontrollera fakturornas Betaldatum, Kurs och Kurs vid betalt belopp i SEK mot de faktiska uppgifterna som bank och post angivit. Gör eventuella justeringar om det behövs efter att automatisk avbokning har slutförts.

Notera att betaldatum inte kan registreras på en stängd bokföringsperiod. Om flera befintliga fakturor har ett betaldatum inom en stängd period, markera flera rader för att ändra till ett giltigt datum.

Ändra betaldatum på flera fakturor

Efter att automatisk avbokning har utförts är det möjligt att samtidigt ändra betaldatum på flera fakturor. Genom att först markera flera rader med shift-tangenten för ett intervall, eller ctrl-tangenten för enstaka fakturor, kan betaldatum därefter sättas på flera markerade fakturor. Markera först fakturorna där betaldatum ska ändras, ange betaldatum och tryck därefter F7 - Spara. Om första raden är markerad kan man t.ex. trycka Shift+Ctrl+ End för att markera alla fakturor.

Kurs vid betalt belopp. Om beloppet i systemets valuta (SEK) anges i fältet Kurs vid betalt belopp i SEK kommer systemet att räkna ut kursen baserat på betalt belopp i den utländska valutan.

Bankavgift tillkommer

Om ett konto för Bankavgift betalning är angivet i inställningar för leverantörer, kommer fältet Bankavgift tillkommer att vara aktivt för registrering av en bankavgift som då läggs till fakturans betalda belopp. Denna avgift kommer då att konteras på det konto som är angivet i inställningar.

Exempel på kontering av bankavgift

Kolumnen Bankavgift kan också väljas in i skärmlistan när kolumner anpassas för att lättare kunna se på vilka fakturor en bankavgift finns registrerad.

Ta bort en eller flera fakturor

Om någon faktura inte har betalats kan den tas bort från avbokningen antingen genom att ta bort betaldatum, blanka fältet Betaldatum och spara eller genom att använda knappen F9 - Ta bort.

Via knappen F9 - Ta bort kan också flera rader tas bort samtidigt genom att först markera raderna i listan. Via den efterföljande dialogen kan även alla fakturor tas bort från avbokningen om man önskar avbryta ett automatiskt skapat förslag.

Summa

Under skärmlistan i statusraden visasantal fakturor för avbokning och Summa (SEK) som avbokas. Om bankavgifter finns angivna i samband med avbokningen, kommer även summa inklusive bankavgift att specificeras i fönstrets statusrad. Uppgiften återspeglar då den klumpsumma inklusive avgifter som ofta visas i bankens återrapportering.

Summa före avgifter och summa inklusive bankavgifter.

Om utländska valutor samtidigt förekommer vid avbokningen, kommer de olika valutorna som avbokas att summeras per valuta.

Detta betyder att om fakturorna som avbokas enbart är i t.ex. USD, kommer totalen i både SEK och USD att visas. Vid blandade valutor visas totalen i SEK, samt alla förekommande valutor summerade per valutakod.

Då summorna visas i fönstrets statusrad kan fönstret behöva göras bredare när ett antal olika valutor förekommer. I synnerhet då också bankavgifter används.

Avbokning utförs

När man tar knappen <F12 Stäng> kommer systemet att utföra avbokning på samtliga fakturor i rutinen. Fakturorna får status B, betald eller D, delbetald.

Bokföringsunderlag

När avbokning är utförd har också en kontering skapats där konto Ligger för betalning och konto för bankgiro och postgiro samt eventuell valutadifferens konteras. Kontonumren återfinns i Inställningar Allmänt och Inställningar Leverantörer. Betalas faktura i annan valuta än SEK kan kontonummer användas som gäller för aktuell valutakod, se i Valutatabellen.

Fakturajournal

Bokföringsunderlaget, Fakturajournal skrivs ut från Utskrifter Administration. Det urval beträffande datumintervall man kan göra gäller fakturornas betaldatum. Alternativen Betalningar och Ej tidigare utskrivna markeras. Alternativen Bokföring via integration och Endast sammandrag är valfria.