Inställningar Allmänt

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Administration

Hittas under

Arkiv - Inställningar Administration - Allmänt

Rättigheter

Supervisor eller WB-rättigheter

Namn och adressuppgifter

Företagsnamn är det namn som visas i Winbas namnlist när företaget är aktivt eller i listan över företag när ett företag ska väljas t.ex. vid Ändra företag.

Företagsnamnet används även vid utskrifter av listor i t.ex. Utskrifter Administration samt även vid Utskrifter Bokföring. Vid design och utskrift av blanketter skrivs företagsnamnet i fältet Vårt namn om fältet är valt på blanketten.

Företagsnamnet kan endast ändras sedan licenskod har registrerats. Licenskod erhålls när registreringskort är ifyllt och inskickat till Winbas AB, eller när ett system har laddats ner och licenskoden redan har erhållits i mailet.

Om Winbas körs i demoläge eller med felaktiga licensuppgifter visas ett meddelande om detta i dialogen, som då även ger möjlighet att direkt gå till licensinformationen och åtgärda förhållandet.

Observera att företagsnamnet inte behöver vara samma som licensnamnet, t.ex. när flera företag används i samma installation.

Övriga adress och telefonuppgifter används på blanketter om så är valt. Adressuppgifter används även vid t.ex. utskrift av Autogiro och EU-rapporter.

Blanketter

Generella inställningar för blanketter anges i avsnittet:

Nummer och konton

Bankgiro, plusgironummer mm

Företagets bankgironummer och plusgironummer måste finnas registrerade om funktionerna telebankgiro och telepostgiro ska användas. Telebankgiro och telepostgiro innebär att Winbas skapar filer (funktionen Betalningsförslag) med leverantörsbetalningar som överförs till Bankgirot respektive Plusgirot med modem och modemprogram. Registrering av bankgiro och plusgiro verifieras mot kontrollsiffra.

Autogironummer

Man kan ha en överenskommelse med sina kunder och banken att betalning av kundernas fakturor görs med s.k. autogiro. Det autogironummer som man får från banken registreras här. På kunderna i rutin Kunder ska kundens bankgironummer finnas registrerat och alternativet Autogiro vara markerat. Sedan skrivs lista Autogiro ut i Utskrifter Administration och skickas till banken som drar belopp för kundfordran direkt från kundernas bankgiro.

Fraktkundnummer

På vissa blanketter såsom t.ex. beställning till leverantör, eller kundens fraktsedel är det ofta nödvändigt att skriva ut fraktkundnummer. Fraktkundnummer det kundnummer företaget har hos har hos sin speditör. Registrera företagets fraktkundnummer och uppgiften skrivs sedan ut på berörda blanketter i fältet Vårt fraktkundnummer.

Ytterligare fraktkundnummer baserat på transportsätt kan också registreras för det egna företaget. Tryck knappen vid fraktkundnummer för att registrera ytterligare egna fraktkundnummer kopplade till registrerade transportsätt.

Om transportsättet förändras på en beställning eller kundorder, kommer det fraktkundnummer som finns registrerat på transportsättet också att skrivas ut på den berörda blanketten som Vårt fraktkundnummer. Uppläggning av ytterligare fraktkundnummer kan då göras vid samarbete med flera olika transportörer.

EDI-kundnummer

EDI-kundnummer är företagets, alltså avsändarens kundnummer när EDI-fakturor skickas till avsedda kunder. Funktionen kräver även att den mottagande kunden har ett EDI-kundnummer, kontakta Winbas support för att koppla på tjänsten.

Kontonummer

I samband med Inbetalningar, Betalningsförslag och Avbokning används de kontonummer för kassa, bankgiro, postgiro, valutavinst och valutaförlust som finns registrerade i detta avsnitt.

Kassakonto. Här anges företagets kassakonto som normalt är konto 1910 och som används vid kontantförsäljning i Order / faktura och Kassa.

Möjlighet finns även att ange specifika konton som används vid kontantförsäljning i ett betalningsvillkor angivet som kontant. Detta konto kommer då att användas istället för det konto som är angivet i Inställningar Allmänt. Vid kontantförsäljning i kassa som normalt sker mot angiven kontantkund finns även möjlighet att ange konton för registrerade betalningssätt i kassan.

Bankgirokonto och Plusgirokonto används vid kontering av t.ex. kundinbetalningar beroende på vilket betalningssätt som har valts.

Valutavinst och valutaförlust. Eventuella valutaförändringar konteras på konton angivna för valutavinst och valutaförlust med avseende på kursvinster eller kursförluster i samband med kundinbetalningar eller vid avbokning av leverantörsfakturor.

OBS-konto. OBS-kontot som är normalt angivet till konto 9999 och används t.ex. när det på kund och leverantör inte finns något kontonummer angivet för kundfordran, leverantörsskuld och kostnadskonto. Eller om det kontonummer som finns angivet i Inställningar Kunder, Inställningar Produkter o.s.v. inte finns i kontoplanen använder Winbas istället OBS-kontot.

Nationella inställningar

Företagets Land

Företagets land är vanligtvis SE om verksamheten har sitt säte i Sverige och redovisning också sker i Sverige.

Företagets valuta

Normalt sker redovisning och omräkning vid utrikes handel till SEK - svenska kronor. Det finns även möjlighet att använda annan systemvaluta, såsom exempelvis EUR (euro).

Valutakod avser systemvalutan i det aktuella företaget som normalt är SEK. Listan visar de valutor som finns registrerade i valutatabellen. Förändring av systemvaluta bör enbart göras vid nytt företag där försäljning inte tidigare har gjorts i främmande valuta.

Observera att ändring av valutauppgifter enbart ska göras när ett nytt företag har skapats eller i kontakt med Winbas support.

Valutasymbol motsvarar inställningen som även kan göras i Windows kontrollpanel, men avser i detta fall det aktuella företaget. Symbolen är normalt kr, men kan vid förändring exempelvis även vara € eller $. Valutasymbolen används t.ex. vid olika ledtexter såsom Rabatt i kr.

Valutatabell anger hur valuta ska presenteras och registreras i valutatabellen. Normalt registreras kurser i valutatabellen baserat på värdet av den andra valutan i systemvalutan (SEK). T.ex. kanske en euro är värd 9,36 kronor vilket då också anges som att EUR är värd 9,36 SEK i valutatabellen. Genom att vända valutatabellen kommer en SEK istället att vara värd 0,107 EUR. Inställningen kan förändras efter en tids körning med t.ex. systemvalutan EUR och ger då en Omvänd valutatabell.

Företagets Språk

Om företagets huvudsakliga språk inte är svenska, finns även möjlighet att göra en generell inställning för själva företaget. Denna inställning är främst till för företag som inte redovisar i Sverige, och berör då främst istället själva innehållet i grundregister såsom Kontoplan, Balans / Resultatrapport m.m., när innehållet ska vara i ett annat språk såsom engelska.

Företagets språk bestämmer också språket för automatiskt genererade texter t.ex. vid olika typer av konteringar samt t.ex. språket i fasta ledtexter när ett kvitto skrivs ut i kassan, såsom vid kortbetalning och kontrollenhet.

Konvertera språk i grundregister

När företagets språk ändras i Inställningar Allmänt kan även berörda grundregister automatiskt konverteras till det nya språket. En översättning av befintliga register kommer då att utföras och berör då de transaktioner i grundregister som skeppas som standard med Winbas t.ex. standardkonton i kontoplanen. Eventuella manuellt registrerade konton som inte finns i grundutförandet kommer inte att översättas utan detta för då göras manuellt. Detta gäller då även t.ex. transaktioner i grundregister såsom Transportsätt , Betalningsvillkor eller E-Blanketter.

  Logotype och övriga inställningar

Logotype

Varje företag kan ha sin egen logotype inlagd i huvudmenyerna för Administration och Bokföring. Det är fördelaktigt att ha olika logotyper på de olika installerade företagen för att snabbt och enkelt ha kontroll över att man är i rätt företag och arbetar, speciellt då en verksamhet har många olika administrativa företag installerade.

För att ändra logotype i huvudmenyerna, välj knappen <Välj Logotyp> och ange den bildfil som innehåller den aktuella logotypen. Filen kan vara i valfritt bildformat t.ex. JPG, GIF, BMP eller WMF. Filen bör ligga i en delad serverkatalog föråtkomst av alla användare, exempelvis serverkatalogen för Winbas.

Notera att Winbas i detta fall lagrar sökvägen till bilden enligt UNC och inte med enhetsbokstav.

Statistik

Administrationens statistikår

Administrationens statistikår kan automatiskt baseras på innevarande kalenderår, eller via egen inställning baserad på statistikperioder. Att använda kalenderår innebär att man slipper att underhålla inställningen för statistikår i de fall man önskar vanlig uppföljning av statistik baserat på kalenderår t.ex. vid Budgetering i administrationen.

Använd kalenderår innebär att innevarande kalenderår baserat på systemdatum alltid styr statistikåret.

Annat statistikår betyder istället att man som tidigare ställer in statistikåret baserat på registrerade statistikperioder. Alternativet kan användas när statistikåret inte är kalenderår, eller när statistikperioderna representerar ett annat intervall än kalendermånad. Ange i detta fall Fr.o.m. period och T.o.m. period som statistikåret innefattar.

Ackumulerade perioder för statistikrapporter

Använd ackumulatorer. Rapporterna för periodstatistik baseras normalt på produkttransaktioner eller leverantörsfakturor. Genom att välja alternativet Använd ackumulatorer kommer istället ackumulerad statistik att användas för respektive rapport. Detta ger då bättre svarstider i vissa företag och nätverksmiljöer och då främst i Access-databaser.

Det betyder också att behovet av att köra Återskapa statistik kan öka i vissa fall för att få korrekta periodsaldon, t.ex. när externa program registrerar statistik och reskontra, men inte underhåller ackumulerad periodstatistik.

Följande rapporter påverkas av inställningen:

Avsändare vid tjänsten skicka SMS

Avsändare kan antingen vara en text, såsom företagets namn - eller ett nummer till en telefon dit ett eventuellt svar ska skickas. Administratören bestämmer om det alltid ska vara en fast avsändare, eller om respektive användare kan stå som egen avsändare via inställningen Lås avsändare.

Avsändarens telefonnummer ska anges med landsnummer utan prefixet "00". Om avsändaren består av ett telefonnummer att svara till, kommer detta automatiskt att formateras med landsnumret 46 (Sverige) utan inledande nollor om inte landsnummer finns med i telefonnumret när meddelandet skickas.

Lösenord

Databaser av typen Access kan beläggas med lösenord, för att ange ett lösenord i aktivt företag krävs att användaren har WB Rättigheter.

När lösenordet ändras i inställningar, ändas både det fysiska lösenordet i databasen samt referensen till lösenordet som programmet använder. Winbas måste känna till lösenordet för att kunna öppna databasen, varför lösenord bör sättas från Winbas och inte direkt i t.ex. Access. När det gäller säkerheten för SQL Server-databaser sker administrationen i SQL Server Management Studio.

Lösenord och Access

Om lösenordet av någon anledning har ändrats direkt i Access eller en databas med lösenord har kopierats till Winbas serverkatalog, kan inte Winbas öppna databasen då programmet inte har registrerat lösenordet. Om användaren då loggar in som WB (eller med WB Rättigheter) ges möjlighet att ange lösenord vid programstart och programmet kan då registrera lösenordet.
I detta fall ändras endast referensen till lösenordet som programmet använder och inte det befintliga i databasen.

Administratören ska känna lösenordet

Observera att en databas aldrig kan öppnas om varken program eller användare känner lösenordet. Nytt lösenord kan då heller inte anges. Användande av lösenord är ett tillval och behöver alltså inte användas. Om lösenord används ska det användas med försiktighet och det är viktigt att administratören känner till lösenordet.

Notera att om en anpassning används eller annat program körs mot databasen, krävs att detta program klarar lösenordshantering för att lösenord ska kunna sättas.

Lösenord vid Nytt företag

Nytt tomt företag eller företag från CD-ROM skapas alltid utan lösenord. Företag där vissa indata eller komplett indata kopieras från annat befintligt företag, får det nya företaget samma lösenord som det befintliga företaget om detta har ett lösenord.