Användare och rättigheter

Winbas hjälp

Hittas under

Arkiv - Användare och rättigheter

Rättigheter

Supervisor eller WB-rättigheter

Användare och rättigheter i Winbas

Användare och rättigheter är ett verktyg för att administrera underhållet av användare som är registrerade i Winbas. Dessa användare har då även en uppsättning rättigheter att utföra olika operationer i systemet.

Logga in som användare i Winbas

De fysiska personer som ska använda Winbas registreras som användare för att kunna logga in sig vid start av Winbas från respektive klient där Winbas är installerat. För att en användare ska kunna logga in sig, krävs att denna har ett användarnamn och ett lösenord.

I Systeminställningar bestäms hur själva inloggningsförfarandet ska ske.

Aktiv användare

När en användare har loggat in sig i Winbas visas namnet i nedre vänstra hörnet på bildskärmen. Detta är då den aktiva användaren i Winbas. För att logga in som annan användare, exempelvis Supervisor, startas Winbas om.

I vissa sammanhang t.ex. vid orderregistrering kan den aktiva användarens namn eller signatur föreslås. Se exemplet Vår referens föreslås i Inställningar Order. I dessa sammanhang finns även tillgång till de andra registrerade användarna via sökregister som kan alltid kan aktiveras vid ett val av användare eller signatur.

 Användare

Signatur, namn och lösenord

Signatur, namn och lösenord kan bestå av både siffror och bokstäver. Ett exempel på signatur är initialerna för användarens förnamn och efternamn, t.ex. KP för Karl Persson.

Lösenord kan ändras när som helst. Det är dock endast Supervisor, eller användare med specifika WB-rättigheter (administratörer) som har tillgång till rutinen Användare och rättigheter och därmed kan registrera nya användare och göra ändringar för befintliga användare.

WB - Supervisor

Användaren WB - Supervisor är administratören som har rättigheter till alla rutiner och funktioner i Winbas. Det är möjligt att ändra namn och lösenord för WB - Supervisor men inte signaturen. Signaturen WB kan inte heller tas bort som användare ur systemet.

Resultatenhet

Vid orderregistrering kan den resultatenhet som finns angiven på användaren föreslås. För denna funktion gå till Inställningar Order fliken <Förslag>.

Anställningsnummer

Används för registrering av eventuellt anställningsnummer för användaren. I Winbas Projektuppföljning återfinns Tidrapporter där upparbetade tider registreras på anställda, i detta fall ska anställningsnummer anges för att knyta användaren till anställd i projekt.

Telefon och e-mail

Uppgifter om telefon och e-mailadress kan registreras på användaren och sedan användas t.ex. på blanketter med hänvisning till vår referens.

Inaktiv användare

Inaktiv användare kan väljas när en användare eller säljare slutar i verksamheten. Alternativet gör det möjligt att inaktivera användaren i systemet, stället för att direkt ta bort den. Genom att kryssa för alternativet kommer användaren att vara inaktiv. Inaktiva användare visas då i grå färgskala i listan med användare. Om Inaktiv användare används betyder detta följande:

Inloggning. Den aktuella inloggningen i Winbas kommer inte längre att vara giltig. Det är alltså inte möjligt att logga in som den inaktiva signaturen.

Vår referens. När vår referens anges t.ex. på en ny offert eller kundorder, kommer inte den inaktiverade användarens namn att visas i listan via knappen Pil-ner.

Säljare. Om en den inaktiverade användaren tidigare har varit säljare på en kund, kommer också säljaren att ligga kvar på kunden fram till att detta ändras.

Rapporter. Inaktiverad användare eller säljare kommer att visas i historiska transaktioner där t.ex. säljare förekommer i rapporter i Utskrifter Administration såsom Detaljstatistik. Det är även möjligt att välja tidigare säljare eller referenser med Pil-ner i urvalet för en rapport.

Säljstöd. Listan med användare i Kalendern kommer inte längre att innehålla användaren när annan användares kalender ska visas.

 Rättigheter

Följande egenskaper utökar användarens rättigheter till administratör eller begränsar viss information för t.ex. säljare.

Sätt specifika WB-rättigheter

Genom att sätta denna inställning tilldelas användaren behörighet till alternativ som annars endast är tillgängliga för WB, d.v.s. rättigheter som administratör med t.ex. åtkomst till vissa menyalternativ under Arkiv.

Enskilda WB-rättigheter

Det är också möjligt att dela ut enskilda rättigheter för funktioner kopplade till menyalternativet Statistik som normalt körs av administratörer med WB-rättigheter. Detta innebär att administratören kan finjustera användares åtkomst och inte behöver dela ut ordinarie WB-rättigheter när vissa användare ska använda en funktion.

Tilldela specifika funktioner till ansvariga användare enligt behov. T.ex. kan enbart Justering av statistik tilldelas inköpare och justeringar kan göras av inlevererade produkter vid felaktigheter, och då också av personal utan administratörsrättigheter. Funktionen kan därefter också förslagsvis läggas ut på användarens Skrivbord för lättare åtkomst.

Även enskilda rättigheter för alternativen under menyn Generell uppdatering kan delas ut. T.ex. kan funktionen Byt nummer tilldelas en ansvarig användare för hantering av t.ex. produkter utan att behöva ha generella WB-rättigheter.

Välj Pil-ner vid WB-rättigheter för att fälla ut och visa enskilda WB-rättigheter.

Säljare i butik, dölj inpriser

Om alternativet kryssas för innebär detta vissa begränsningar för användaren, utöver de rättigheter som är satta. T.ex. visas inte information av typen inpris, kostnad och täckningsgrad i olika skärmbilder och utskrifter. Inställningen används främst i butikssituationer när inloggningen på terminalen inte ska visa denna typ av uppgifter.

Se även följande funktion för att tillfälligt dölja inpriser:

Kassahantering

Inställningen bestämmer om inloggad användare ska hanteras som kassaterminal i samband med registrering av Order / faktura. Inställningen för kassahantering på användaren används tillsammans med alternativ i Inställningar order för ändamålet. Inställningen bestämmer om Dialogen Kassabetalning ska visas vid tillfället när order sparas med F7 - Spara i Order / faktura. I dialogen anges om det är kontant eller följesedel som avses vid ordertillfället.

Kassahantering kan också ställas in på den enskilda datorn. I detta fall kommer det att vara den fysiska terminalen som avgör Dialogen Kassabetalning ska visas, snarare än den inloggade användaren. Inställningen görs för respektive dator i inställningar för kassaterminalen:

Huvudrutiner

Användare kan ha varierande rättigheter till rutinerna i systemet. Antingen markeras de rutiner och utskrifter som användaren ska ha rättighet till eller också används knapparna <Sätt alla> eller <Sätt inga>. På detta sätt kan man t.ex. börja med att sätta alla rättigheter, och därefter avmarkera enstaka rättigheter för användaren.

Bokföring

Rättigheten Bokföring gäller tillgång till samtliga funktioner rörande redovisning, alla dessa funktioner återfinns t.ex. i Bokföringens huvudmeny.

Utskrifter Bokföring

Rättigheten Utskrifter Bokföring ger tillgång till utskrift av samtliga rapporter i utskriftsmenyn Utskrifter Bokföring.

Kunder, Produkter och Leverantörer

För Kunder, Produkter och Leverantörer kan användare ha rättighet att öppna respektive fönster och titta på registrerade kunder, produkter och leverantörer, men inte ha rättighet att spara nya poster eller spara ändringar i befintliga samt ej heller att ta bort poster.

Ändringar. Tillåter alla typer av förändringar på en kund, produkt och leverantör.

Ta bort innebär att användaren även har rätt att ta bort kund, produkt eller leverantör. För att användaren ska har rätt att ta bort en post krävs båda rättigheterna, alltså både Ändringar och Ta bort.

Rättigheten Ta bort kryssas av i de fall man tillåter ändringar men inte borttagning.

Exempel

Enligt nedan valda rättigheter i huvudrutinerna Kunder, Produkter och Leverantörer har denna användare rättighet att registrera nya och ta bort kunder och leverantörer samt göra ändringar i befintliga. Dock kan användaren endast gå in i Produkter och titta på befintliga poster.


 

Betalningsuppgifter. Rättigheten Betalningsuppgifter bestämmer om användaren ska ha behörighet till bankkonton och annan betalningsinformation på leverantören.
Använd rättigheten när det finns användare som t.ex. inköpare som behöver kunna registrera och ändra på leverantörer, men som inte har rätt att ändra bankuppgifterna. Bankuppgifter avseende betalning kanske enbart ekonomiavdelningen ska ha tillgång till.

Rättigheten Betalningsuppgifter kryssas av i de fall man tillåter övriga ändringar men inte för betalningsinformation.

Projekt

Om rättigheten Projekt delas ut ges rättighet till alla rutiner med avseende på projekthantering. Om även rättigheten Full registrering delas ut på projekt, innebär detta att användaren även har rätt till fullständig registrering av tidrapporter och uppdatering av tidstransaktioner. Om inte denna rättighet används, har användaren enbart rätt att registrera tid på sig själv.

Ta bort projekt innebär att användaren även har rätt att ta bort ett projekt.

Ändra och ta bort order

Istället för att använda inställningarna för att enbart tillåta administratörer att ta bort eller ändra order där följesedel är utskriven, kan dessa rättigheter läggas på användarnivå.
Inställningarna WB-rättigheter krävs för att ta bort order och WB-rättigheter för order efter följesedel utskriven i inställningar order, kan då ersättas av följande rättigheter enskilt på användaren eller för en arbetsgrupp:

Ta bort kundorder betyder att användaren kan ta bort inneliggande order i systemet. Inställningen är på som standard, finns rättighet att registrera order kan också order tas bort för att därefter lägga sig i borttagningsloggen. Rättigheten berör borttagning av order i Serviceorder, Order / faktura och Kassa.

Ändra order efter följesedel innebär att ytterligare förändringar i ordern kan göras av användaren efter att följesedel har skrivits ut. Inställningen är på som standard, vilket betyder att ändringar alltid får göras. Beroende på inställning kan denna rättighet också gälla utskriven Plocksedel eller Fraktsedel.

Design av utskrifter

Rättigheter för att öppna och förändra designen av listor och rapporter samt utseendet på blanketter via Design av blanketter. Dessa rättigheter kan även sättas individuellt för varje installerat företag (se nedan).

Direktutskrift om rättighet saknas

Utskrift av enskild blankett är en rättighet som oavsett andra rättigheter och ger användaren generell tillgång till direktutskrift av blanketter såsom kundorder eller faktura, t.ex. genom att högerklicka i söklista fakturor.
Detta kan då innebära att användaren har rättighet till kundkortet och kan skriva ut en enskild faktura, men saknar rättigheten för att skriva ut en mängd fakturor från Utskrifter Administration.

Rättigheten gäller då t.ex. också utskrift av en enskild order t.ex. vid direktutskrift från Order / faktura så länge övriga rättigheter finns för tillgång till funktionen.

Om användaren har rättighet till Leveransplanering, kommer rättigheten Utskrift av enskild blankett också att gälla för utskrift av blanketter som görs i samband med Leveransplanering.

Programgrupp

Rättigheter för att kunna använda andra program i Winbas Programgrupp.

Säljstöd. Möjlighet att koppla bort användare i Winbas från informationen i Winbas Säljstöd. Rättigheten är enligt standard på för befintliga användare i systemet och kan då vid behov kryssas bort. Detta innebär då att Säljstöd inte kan öppnas med den aktuella inloggningen.

Om automatisk inloggning används och datoranvändaren saknar rättighet kommer dialogen inloggning att visas, och en annan signatur kan då eventuellt användas.

Inläsning av prislistor. Rättighet för att kunna utföra funktionerna i Inläsning av prislistor. Rättigheten gäller för alla företag. Om rättigheten tilldelas enbart enskilda användare kommer inloggning att krävas för att kunna öppna programmet.

Databasverktyg. Rättighet för att kunna utföra operationer kopplade till Databasverktyg. Administratören kan då alltså bestämma vilka användare som ska ha tillgång till databasverktyg för olika befintliga företag.

Administration

Under rubriken Administration sätts rättigheter för alla de funktioner som t.ex. återfinns i Administrations huvudmeny. Bland dessa återfinns rättigheter för t.ex. kundreskontra, leverantörsreskontra, försäljningsfunktioner och funktioner rörande produkter och lager.

Utskrifter Administration

Rättigheter i Utskrifter Administration styr tillgång till motsvarande rapporter och blanketter i utskriftsmenyn Utskrifter Administration.

 Standardrättigheter / rättigheter per företag

Det är även möjligt att ange separata rättigheter för användare i respektive företag om detta behov finns i verksamheten. Man behöver dock inte ange rättigheter för varje företag om man inte har behov av det, man använder då hela tiden standardrättigheter. Standardrättigheterna motsvarar de rättigheter man har i alla företag där inte rättigheter per företag finns angivna, exempelvis vid nytt företag.

Skärmlistan för användare innehåller informationen som anges vid registrering. Listan kan sorteras på alla begrepp men inte designas. Uppgifterna om WB och Säljare avser standardinställningen.

Bakom skärmlistan för användare finns företagen. Genom att ange ett företag visas rättigheterna för detta företag. Har företaget inte har egna rättigheter visas standardrättigheterna, detta indikeras med ”Standard” i kolumnen till höger. Om företaget har egna rättigheter visas ”Egen”.

Vid registrering av ny användare eller när en befintlig användare väljs, visas alltid standard-rättigheter som standardvärde. Man behöver som tidigare nämnts inte använda rättigheter på företag, används inte fliken företag gäller alltid standardrättigheterna.

Rättigheter som sätts per företag är alla som återfinns under rubrikerna Huvudrutiner, Administration och Utskrifter Administration, samt WB-rättigheter och Användare är säljare.

Handhavande

Registrering av ny användare. Efter att sedvanliga uppgifter fyllts i brukar man i allmänhet sätta alla rättigheter och därefter eventuellt ta bort enstaka rättigheter. Man kan välja att sätta rättigheterna i alla företag eller enbart det aktiva företaget. Klicka på Sätt alla för att sätta alla rättigheter för den aktuella användaren.

Alla ändringar som görs i rättigheter på respektive företag hålls i datorns minne. Man behöver alltså inte spara efter ändring i ett enstaka företag. Däremot behöver man spara mellan varje användare.

Tips. För att se fler rättigheter i listorna, maximera fönstret eller öka fönstrets storlek genom att dra i nedre högra hörnet eller fönstrets kant.

Alternativet Kopiera från

När en användarprofil har sparats, kan denna användas för kopiering till andra användare som ska ha samma rättigheter. Välj först ny eller befintlig användare, välj sedan Kopiera från och ange vilken profil som ska kopieras. Standardinställning och alla eventuella inställningar för enskilda företag kopieras till den aktuella användaren.

Hantering av företag

När specifika rättigheter används för enskilda företag, finns ytterligare verktyg för att underlätta underhållet av rättigheter för administratören. Genom att först välja en användare och ett företag i fliken Företag visas följande funktioner när alternativet Företag väljs, eller när man högerklickar på företaget i listan:

Kopiera rättigheter för användare. Funktionen möjliggör kopiering av en uppsättning rättigheter för användaren i ett annat företag till det valda företaget. När funktionen väljs visas förslaget på skärmen och Spara trycks för att utföra ändringen.

Kopiera rättigheter för alla användare. Om t.ex. ett Nytt företag skapas, används alltid användarnas standardrättigheter fram till att eventuella egna rättigheter för företaget har definierats. Ett alternativ kan då vara att kopiera alla rättigheter som har gjorts i ett företag till ett annat.

Listan i den efterföljande dialogen visar de företag som har egna specificerade rättigheter, samt signaturer för de användare som kommer att beröras av kopieringen. Rättigheter från det valda företaget kommer att sparas automatiskt på alla ingående användare.

Ta bort rättigheter för användaren i företaget innebär att egna specifika rättigheter för företaget tas bort och att användarens standardrättigheter istället kommer att användas.

Ta bort rättigheter i alla företag betyder att standardrättigheter kommer att gälla för användaren i alla registrerade företag.

Arbetsgrupper

Genom att först välja en användare i listan över användare och sedan välja fliken Grupper, visas de arbetsgrupper som användaren ingår i.

För att lägga till eller ta bort en användare ur en arbetsgrupp, använd knappen Grupper.

Ta bort användare

Genom att välja knappen F9 - Ta bort när en användare är markerad i listan tas denna bort. Utöver att användaren inte länge kan logga in sig mot Winbas och använda systemet, tas även olika personliga inställningar bort. Användarens identitet beträffande t.ex. följande inställningar kommer att tas bort:

Se även:

  Användare Rättigheter Standardrättigheter och rättigheter per företag