Tidrapporter

Winbas hjälp

Uppdatering av tidrapporter
Vidaredebitera tid

Registrering

I Tidrapporter registreras upparbetad tid med avseende på anställd och projekt. Varje transaktion som registreras är unik per begreppen anställningsnummer, datum, projekt och debiteringskod.

Anställningsnummer avser anställd registrerad i Anställda. Använd sökregistret för att välja en anställd från detta register.

Datum anges med datum för den upparbetade tiden. Datumet måste då ligga inom det intervall som är bestämt i inställningar för projekt. Datumintervall brukar normalt ligga exempelvis inom året eller perioden.

Projekt väljs från något av de i Projekt registrerade projekten. Använd sökregistret för att välja ett projekt.

Debiteringskod kan t.ex. vara en löneart tidigare registrerad i Debiteringskoder. Denna kan i sin tur vara kopplad till en produktgrupp för vidare uppdelning per transaktionsgrupp.

Anställningsnummer, Projekt och Debiteringskod ska vara angivna innan en registrering kan sparas.

Text för transaktionsraden föreslås från den angivna debiteringskodens benämning. Texten markeras och kan därefter skrivas över eller förändras om så önskas. Denna text kan sedan skrivas ut som benämning på fakturan.

Kommentar kan skrivas ut på faktura som sedan skickas till kund om man önskar en vidare beskrivning av transaktionen.

Ákostnad och ápris föreslås automatiskt men kan i efterhand ändras. Förslaget baseras i första hand på prislista där det angivna projektet ingår och i andra hand på prislista där inte projektet ingår, men där anställd och debiteringskod ingår. Finns inte någon av uppgifterna i prislista, föreslås dessa istället i första hand från Ákostnad och ápris angivet på debiteringskoden och i andra hand från uppgifter angivna på anställd.

I Inställningar Projekt återfinns tre alternativ för hantering av fälten Ákostnad och ápris: Syns ej, Syns men ändras ej och Syns och ändras. Beroende på vilket alternativ som är inställt, kommer dessa fält att vara synliga och möjliga att förändra.

Om rättighetem Säljare i butik är aktiverad på användaren kommer fältet Ákostnad inte att synas oavsett vilket alternativ som är valt ovan.

Enhet registrerad på debiteringskoden visas tillsammans med prisuppgiften.

Debiteringsperiod föreslås från den debiteringsperiod som är angiven i avsnittet Tidsregistrering i Inställningar Projekt, förutsatt att inställningen är ställd till detta. Det är även möjligt att ställa in att debiteringsperiod ska föreslås baserat på datum angivet på transaktionen. Den angivna debiteringsperioden ligger till grund för om transaktionen ska faktureras i Vidaredebitera tid.

Separatdebiteras visas om inställningen för detta är gjord i Inställningar Projekt. Belopp separatdebiteras om projektet har fast anbudspris och beloppet inte ingår i detta.

Statusraden

Längst ner i fönstrets statusrad visas antal registrerade tidrapporter i skärmlistan samt alternativet Visa enbart tidrapporter för användare.

Visa enbart tidrapporter för användare

Administratörer och användare med rättigheten Projekt - Full registrering kan välja att visa alla registrerade tidrapporter eller enbart sin egna transaktioner. När alternativet Visa enbart tidrapporter för användare är valt visas bara tidrapporter för den inloggade användaren. Övriga användare kan enbart registrera och visa sina egna tidrapporter varför alternativet alltid kommer vara påslaget och gråmarkerat på skärmen.

Kombinationen innebär att enbart den valda användarens tider alltid visas i listan.

Via knappen Pil-ner kan kryssrutans betydelse ändras av administratörer till att istället enbart visa den valda användarens tider. När tidrapporter startas föreslås registrering på inloggad användare, om ett annat anställningsnummer väljs kommer listan då istället att visa tider för denna användare.

Om administratörer väljer att enbart visa sina egna rader, eller enskilda andra användares rader - kommer de tidigare valen automatiskt att aktiveras nästa gång Tidrapporter öppnas.

Summerade antal

Under registreringens gång visas summerade antal i högerkolumnen i fönstret. Längst upp visas summa antal för anställd som är vald för registrering eller ingår i transaktion som har valts i fönstrets skärmlista med befintliga transaktioner.

Därefter visas summa antal per vald debiteringskod, som beroende på enhet kan vara t.ex. summa antal timmar. Om alternativet Visa enbart tidrapporter för inloggad användare är valt, avser summan antal av debiteringskoden på den aktuella användaren.

Genom att skifta mellan registrerade rader med olika debiteringskoder visas summan av den aktuella debiteringskoden.

Längst ner visas totalsumman av alla registrerade antal som en kontroll på allt som har registrerats.

Om inte hela benämningen syns på långa namn och benämningar öka fönstrets storlek.

Tips. För att repetera något av tidigare registrerade värden i exempelvis datum, projekt och debiteringskod, kan tangenten Pil-ner användas efter det att första transaktionen är registrerad.

Uppdatering

När administratören med WB-rättigheter stänger Tidrapporter ges en fråga om huruvida registrerade tidrapporter ska uppdateras. Vid uppdatering kommer transaktionerna att skickas från Tidrapporter till Vidaredebitera tid där man sedan kan fakturera projekttransaktioner till kund.