Serviceorder

Winbas hjälp

Inneliggande serviceorder

Winbas Serviceorder och RMA

Serviceorder är utformad för de företag som utför service och underhåll hos kund samt de företag som reparerar och utför service i egen verkstad.

Inställningar Order

I Inställningar Order under fliken Serviceorder finns inställningar med avseende på funktionerna kring Serviceorder. Här kan t.ex. datumintervaller för Åtgärdas, Åtgärdad och Nästa servicedatum ställas in.

Genväg till inställningar

För enklare åtkomst till företagets inställningar för serviceorder kan symbolen med genvägen i serviceorderns rubrikrad också användas. Genvägen är då bara aktiverad för administratörer (Användare med specifika WB-rättigheter).

Föreslå Inlämningskvitto / servicesedel

Markeras alternativet Föreslå Inlämningskvitto / servicesedel är denna utskrift alltid förvald när ny serviceorder skapas.

Beställare hämtas från kund

Väljer man alternativet Beställare hämtas från kund byts registret över Beställare ut mot det ordinarie kundregistret och knappen <Beställare> ändras till <Betalare> med funktionen kopiering av beställare till betalande kund.

Beställare / Betalare

Beställare

Under knappen <Beställare > kan register för beställare läggas upp. Har man istället valt alternativet Beställare hämtas från kund i Inställningar Order byts register Beställare ut mot kundregister och knappen <Beställare> ändras till <Betalare> med möjlighet att kopiera beställare till betalande kund.

Tips! Ange befintligt kundnummer i fältet Beställare och välj <Enter> så registreras kunden som beställare.

Betalande kund

Betalande kund är den kund som fakturan ställs ut på. Serviceorder kan skapas utan att kund finns angiven men kan då inte faktureras. Kunden kan alltid registreras i efterhand eller ändras på en befintlig serviceorder.

Sätt Betalare automatiskt

Alternativet Sätt Betalare automatiskt innebär att knappen Betalare >> inte behöver tryckas för att sätta den betalande kunden till samma kund som beställaren. Betalare kommer då istället att sättas automatiskt när beställaren hämtas från kundregistret.

Exempel Beställare hämtas från kund

Följande gäller nar man valt alternativet Beställare hämtas från kund i Inställningar för serviceorder och alternativet Sätt Betalare automatiskt inte används.

Kundnummer anges i fältet för beställare, eller använd söklistan för att ange söknamn.

Tryck enter efter att kundnummer har angivits. Namn och adressuppgifter kommer då att fyllas på.

Är kunden betalande, välj knappen Betalare för att ange beställaren som betalande kund.

Välj fliken Betalare och uppgifterna om kunden har registrerats.

Leveransadress

Uppgifterna Leveransnamn, Leveransutdelningsadress och Leveranspostadress kommer att sättas till beställarens adressuppgifter om inget annat har angivits när serviceordern sparas. Annars kan leveransadress anges t.ex. till någon av Betalarens (kundens) registrerade leveransadresser.

Fast leveransadress på beställaren

Om Beställare är kopplad till kundregistret och kunden har en registrerad Fast leveransadress, kommer den fasta leveransadressen automatiskt att föreslås som leveransadress när kunden väljs i Serviceorder.

Följande meddelanden kan då visas när fliken leveransadress väljs:

Denna status är standard och meddelandet visas vid ny serviceorder och indikerar att uppgifterna i Beställare kommer att sättas som leveransadress när ordern sparas. När befintlig order tas fram indikeras att adressuppgifterna är samma som de uppgifter som förekommer på Beställaren.

Meddelandet visas i fliken leveransadress när en fast leveransadress har föreslagits på grundval av beställarens leveransadresser på en ny serviceorder.
Funktionen Använd beställare kan då användas om man avser att istället använda beställarens uppgifter även som leveransadress.

Meddelandet anger status på en befintlig serviceorder och innebär att adressuppgifterna i leveransadress har förändrats i förhållande till uppgifterna i Beställare.
Klicka även i detta fall på Använd beställare för att istället använda beställarens uppgifter även som leveransadress.

Design av adressuppgifter på blankett

Tänk då på att samtliga tre adressuppgifter (beställare, kund och leverans) bör vara med på blanketten och att uppgifterna avseende Beställare ska väljas in på servicesedeln.

Visa adress på karta

Alla förkommande adressuppgifter för beställare, betalare eller leveransadress på serviceordern kan visas direkt på karta. Använd funktionen för att skriva ut, skicka eller få en eventuell vägbeskrivning till adressen.

Spara ändrade uppgifter på beställare / kund. I de fall tillägg eller ändringar har gjorts direkt på serviceordern med avseende på beställarens adressuppgifter, telefon eller e-mail kan knappen Spara ändrade uppgifter på kund användas för att direkt uppdatera kundregistret eller registret med beställare beroende på inställningen Beställare hämtas från kund.

Det är också möjligt att spara registrerade uppgifter också som en ny kund. Om ingen kund har valts och nya uppgifter har angivits är det då möjligt att spara kunden direkt till kundregistret. Detta innebär att man slipper att gå omvägen via kundregistret i de fall nya kunder kommer in för service.

Skicka SMS till Beställare

I de fall tjänsten Skicka SMS används för att skicka meddelande via knappen vid beställarens telefonnummer, finns möjlighet att välja vilket nummer som ska användas om flera telefonnummer finns registrerade.
Flera telefonnummer kan vid behov registreras och separeras då med kommatecken (,) eller semikolon (;) - vilket då genererar en lista på möjliga telefonnummer för att skicka SMS.

Skicka SMS till referens

Om inställningen Beställare hämtas från kund används, föreslås kundens uppgifter som beställare på serviceordern. I detta fall kan kundens telefonnummer som föreslås t.ex. vara ett växelnummer. Om inget annat nummer anges för beställaren, kan också den registrerade referensens telefonnummer användas i SMS-funktionen.

Namnet för respektive nummer visas i menyn.

Om det finns ett eller flera nummer till beställaren eller referensen, kommer alla tillgängliga nummer att visas i en meny specificerade med namnet på företaget eller referensen.

Nummer

Serviceorder har en egen nummerserie som ligger upplagd på ordertyp 6. I Inställningar Order, knappen Ordertyper finns en nummerserien upplagd på ordertyp 6. När knappen F7 - Spara väljs registreras nästa nummer i serien på serviceordern.

Knappen Pil-ner vid fältet Nummer visar inneliggande serviceorder i söklistan med serviceorder. Är en beställare angiven visas serviceorder på denna och detsamma gäller om en kund är angiven.

Anläggning WinBas00000103.gif

När man klickar på knappen som finns intill fältet Anläggning öppnas ett anläggningsregister, en beställare som finns i registret för beställare eller i kundregistret måste då finnas angiven. I registret registreras anläggningar som t.ex. även kan vara maskiner, bilar m.m. med uppgifter såsom Nummer, Benämning, Serienummer o.s.v.

Fältet Nästa Servicedatum kan uppdateras med angiven Intervall vid utskrift av intervallista anläggningar som finns under knappen F5 - Intervall.

Om ett nummer är valt (aktivt) när man stänger, knappen F12 - Stäng kommer detta anläggningsnummer att registreras i fältet Anläggning på serviceorderns första sida.

Bokföringsdatum

Bokföringsdatum blir fakturadatum på serviceordern vid fakturering. Om inget bokföringsdatum är angivet kommer fakturadatum istället att sättas till systemdatum. Om serviceorder inte tas bort vid fakturering, kommer bokföringsdatum att nollställas för att därefter sättas till systemdatum vid nästa fakturering om inget annat har angivits.

Anmälan

Anmälan är en fritext som i första hand avser beställarens beskrivning.

Åtgärdas datum kan anges som den förväntade leveranstiden och motsvarar Leveranstid på vanlig kundorder och försäljningsblanketter rörande serviceorder. Om ett intervall är angivet för Åtgärdas datum i inställningar för serviceorder, ska datumet alltid vara inom det angivna intervallet.

Åtgärdas signatur är den som gör inlämning / tar emot anmälan och motsvarar begreppet Säljare på vanlig kundorder, t.ex. vid uppföljning av statistik för säljare.

Åtgärd

Åtgärd är ytterligare en fritext som avser serviceteknikerns beskrivning av åtgärden som har utförts. Denna text används främst på blanketten Utlämningskvitto / följesedel.

Åtgärdat datum avser tidpunkten när åtgärden har slutförts. Om ett intervall är angivet för Åtgärdat datum i inställningar för serviceorder, ska datumet alltid vara inom det angivna intervallet.

Expedierad av kan anges vid utleverans av serviceordern, t.ex. i samband med att Utlämningskvitto / följesedel skrivs ut. Begreppet anger då normalt signaturen för den som har åtgärdat eller packat ordern.

Namnet på användaren som har signerat ordern kan därefter skrivas ut på följesedel och faktura eller annan försäljningsblankett efter att den designats in på blankettens sidhuvud eller sidfot.

Beroende på inställning kommer dialogen Ange Expedierad av vid utskrift av följesedel att visas om signaturen inte tidigare har angivits på ordern, som då även erbjuder signering direkt i dialogen för att kunna komma vidare med utskriften.

Standardtexter på Anmälan / Åtgärd

Standardtexter används för att kunna lägga upp och använda kortare standardiserade texter för serviceorderns Anmälan text och Åtgärd text. En anmälan kan då bestå av en eller flera komponenter som sedan kan redigeras på olika sätt.

När texterna har lagts upp kan de sedan väljas in på ordern genom att kryssa för valda texter i den ordning de ska kopieras in till anmälantexten. På detta sätt får man dels en mer enhetlig registrering plus att ofta återkommande fraser inte behöver skrivas.

Se även: För att bygga upp och välja in färdiga paket med produkter för t.ex. en service, se även avsnittet om försäljningsmallar:

Status och Kommentar

Status

Status är ett begrepp i Serviceorder som anger var i processen en order befinner sig. En status kan t.ex. vara Lämnat prisuppgift, Till leverantör eller Gods mottaget o.s.v. En status är alltså en kortare kod med en tillhörande text på förhand registrerad och som föreslås när statusen väljs på ordern. Denna text föreslås även när ett e-mail eller sms ska skickas till beställaren.

När en status förändras på en tidigare sparad serviceorder kommer den tidigare statusen att visas under den gamla och tidigare statustexter utgör då en logg med tidsangivelser för del olika statushändelserna.

Precis som övriga uppgifter i Serviceorder kan begreppen status och statustext användas vid selektering för att t.ex. ta fram en eller flera order med en viss status.

Kommentar / försäljningstext

Försäljningskommentaren registreras eventuellt först på den betalande kunden och föreslås därefter från kunden till serviceordern och kan därefter även förändras vid det enskilda tillfället. Denna kommentar kan sedan väljas in på sidhuvud eller sidfot i tex. Inlämningskvitto / servicesedel.

Selektering

Selektering kan utföras på valfria sökbegrepp för att ta fram inneliggande serviceorder, detta som ett komplement till att använda söklistan för t.ex. ett specifikt ordernummer eller serienummer. Selektering kan t.ex. användas för att ta fram en serviceorder på grundval av någon adressuppgift eller del av text i Anmälan, Åtgärd eller Kommentar.

Visa enbart ej fakturerade serviceorder i söklistan

Om inte inställningen Ta bort serviceorder efter fakturering används ligger tidigare fakturerade serviceorder kvar i systemet. Genom alternativet Visa enbart ej fakturerade, kan man filtrera bort redan fakturerade serviceorder från söklistan när en serviceorder ska väljas.

När listan öppnas t.ex. med pil-ner från serviceorder kan man direkt växla mellan alla serviceorder och ej fakturerade serviceorder längs ner i listans statusrad.

Sida vid sida

Normalt stängs söklistan efter att ett val har gjorts och vidare bearbetning sker i den valda serviceordern. Genom att välja alternativet Sida vid sida öppnas söklistan istället som ett permanent skärmobjekt som ligger kvar på skärmen tills det stängs. Använd funktionen t.ex. när en selektering har gjorts i söklistan, och man därefter önskar vidare bearbeta selekterade serviceorder.

Utskrifter

Utskrifter av blanketter serviceorder

Eftersom serviceorder använder ordertyp 6 är det blanketterna designade för denna ordertyp som användes när utskrifterna görs. Följande blanketter behöver designas i Design av blanketter:

  1. Order för Inlämningskvitto / servicesedel

  2. Följesedel för Utlämningskvitto / följesedel

  3. Fraktsedel (och adresslapp vid språkkod XX)

  4. Faktura (ordertyp 7 används vid kontantbetalning - kunden styr)

Rättigheter för direktutskrifter

Rättigheter för att utföra dessa utskrifter följer de rättigheter som angivits i avsnittet Utskrifter Administration i Användare och rättigheter.

Direktutskrift i Serviceorder

Rättighet

Inlämningskvitto / servicesedel

Order

Utlämningskvitto / följesedel

Följesedel

Fraktsedel

Fraktsedel

Faktura

Faktura

Anmälan och Åtgärd

På blanketterna Inlämningskvitto och Utlämningskvitto används fältet Kommentar för texterna Anmälan och Åtgärd beroende på inställningen Skriv texterna anmälan / åtgärd i kommentar innan rader. Möjlighet finns även att designa ut dessa texter i blankettens sidhuvud, se avsnittet inställningar för ytterligare information:

Leveransadress

Eftersom Leveransadress sätts till beställarens adress om inget annat anges, kan fälten Leveransnamn, Leveransutdelningsadress och Leveranspostadress användas för uppgifterna avseende Beställare på samtliga blanketter. Åtgärdas datum använder fältet Leveranstid på blanketterna, och i övrigt gäller fält unika för serviceorderns huvud i avsnittet nedan:

För att skifta utskriftsläge mellan utskrift till skrivare och bildskärm eller ändra status för tidigare utskriven blankett, klicka på symbolen för direktutskrift.

Utskrift Inneliggande serviceorder

Genom att använda knappen F4 - Service kan man skriva ut Inneliggande serviceorder som motsvarar utskriften för Inneliggande order i Utskrifter Administration, men har en egen design speciellt avsedd för serviceorder. Listan kan designas med uppgifter om t.ex. beställare och texter med avseende på Anmälan och Åtgärd.

Utskrift Intervallista anläggningar

Under knappen F5 - Intervall finns utskrift Intervallista anläggningar. Vid utskrift kan man göra ett urval på Servicedatum och Distrikt samt välja att Uppdatera nästa servicedatum med intervall. Utskriften visar anläggningens nummer, servicedatum och placering. Listan använder designen på utskrift Inneliggande order i Utskrifter Administration och fält 1 Ordernr, 3 Levtid samt 5 Benämning för utskrift av Nummer, Servicedatum och Placering.

Fakturera serviceorder

Under knappen <F6 - Transaktion> registreras orderrader som sedan kan faktureras. Registreringen är den samma som vid registrering av transaktioner i Order/faktura och man anger alltså de produkter som tidigare finns registrerade i Produkter.

För att fakturera markeras alternativet Faktureras och markera direktutskrift Faktura om så önskas. Ta sedan knappen <F7 - Spara> och en faktura skapas. Om direktutskrift av faktura ej gjorts, kan utskriften av fakturan istället ske i Utskrifter Administration - Fakturor.

Alla serviceorder och tillhörande transaktioner finns kvar efter fakturering, förutsatt att inte inställningen Ta bort serviceorder efter fakturering är satt i Inställningar Order - Serviceorder.

Redan fakturerad order som har tagits bort

Ett meddelande ges om att ordern redan är fakturerad om man väljer Faktureras igen. Det är inte meningen att en order ska kompletteras med nya orderrader efter fakturering. Istället bör man skapa en ny serviceorder. Orderrader ligger då kvar för historiken och man kan följa dessa händelser.

Följande indikerar att en serviceorder har fakturerats minst en gång:

Ta bort serviceorder / Inställningen Ta bort serviceorder

Netto

Förändra netto genom att sätta rabatt på hela serviceordern.