Inställningar Order - Serviceorder

Winbas hjälp

Fliken <Serviceorder> innehåller inställningar som gäller för registrering av serviceorder. Serviceorder är en rutin utformad för de företag som utför reparationer och service. Där registreras när arbetet ska åtgärdas och när det är åtgärdat samt information vem som beställt uppdraget (beställare), vad anmälan gäller och vad som är åtgärdat. In- och utlämningskvitton kan skrivas ut för anmälaren och som underlag för utförande av arbetet. Sedan kan utfört arbete och arbetskostnader som registrerats, knappen <F6 Transaktioner> faktureras.

Beställare hämtas från kund

I vanliga fall finns i Serviceorder ett separat register där man kan lägga upp beställare, som öppnas med knappen <Beställare>. Om man istället väljer alternativet Beställare hämtas från kund, ersätts registret beställare med kundregistret och knappen <Beställare> ändras till <Betalare>.

Väljer man i detta läge knappen <Betalare> registreras den angivna beställaren även som betalande kund.

Föreslå faktureras vid betalningsvillkor kontant

Alternativet innebär att man kan koppla bort det automatiska förslaget av Faktureras när en kund med betalningsvillkor kontant väljs som betalare på serviceordern. Koppla bort förslaget för en säkrare hantering då man i allmänhet brukar använda betalningsvillkor kontant på serviceorderkunderna och betalning senare istället sker i kassa.

Notera i sammanhanget om själva betalningsvillkoret ändras till kontant på en redan vald kund med annat betalningsvillkor - kommer faktureras att föreslås vid rättigheten fakturering, oavsett inställningen.

Föreslå Inlämningskvitto/servicesedel

Markeras alternativet Föreslå Inlämningskvitto/servicesedel, är denna utskrift alltid förmarkerad i när ny serviceorder registreras och utskrift görs när man tar knappen <F7 Spara>.

Ta bort serviceorder efter fakturering

Aktiveras inställningen tas serviceorder alltid bort i samband med fakturering.

WB-rättigheter efter fakturering

Inställningen bestämmer då om enbart administratör ska ha rätt att göra ändringar en redan fakturerad serviceorder (Användare med specifika WB-rättigheter). Om inställningen aktiveras kan andra användare fortfarande öppna och titta på ordern men inte spara några ändringar.

Datum inom intervallet

Anges intervall för Åtgärdas datum, Åtgärdat datum samt Nästa servicedatum minskar risken för registrering av fel datum.

Inlämningskvitto och utlämningskvitto

Skriv texterna anmälan / åtgärd i kommentar innan rader innebär att texterna Anmälan och Åtgärd skrivs i sektionen rader och det designade fältet kommentar på Inlämningskvitto, och att texten Åtgärd skrivs på Utlämningskvitto på motsvarande sätt.

Använd fälten anmälan / åtgärd designade i sidhuvud betyder istället att dessa texter designas in på blanketternas sidhuvud, och då inte skrivs i rader enligt ovan. Se följande avsnitt för ytterligare fält unika för serviceorder:

Design av blanketter - Serviceorder

Anmälan på utlämningskvitto. Vid inställningen Skriv texterna anmälan / åtgärd i kommentar innan rader, skrivs normalt båda texterna på inlämningskvitto / servicesedel och enbart själva åtgärden på utlämningskvittot. Detta till skillnad från om texterna istället skrivs i blankettens sidhuvud där båda texterna alltid kan väljas in.

Via inställningen kan texten för anmälan också skrivas ut på blanketten Utlämningskvitto / följesedel. Använd inställningen när utfört arbete ska relatera till själva anmälan, t.ex. vid presentation av besiktningsjobb eller liknande där specifika punkter korresponderar till anmälantexten.

Inledande rubrik bestämmer om en rubrik ska skrivas ovanför texterna Anmälan och Åtgärd för att lättare kunna belysa vad texterna avser. Inställningen används då främst när texterna skrivs i kommentar innan rader och där en rubrik inte kan designas på samma sätt som när texterna skrivs i blankettens huvud.

Fakturering och fakturablanketter

Uppgifter om t.ex. beställare från serviceordern som namn, adress och telefon kan väljas in även på faktura och registreras på fakturan i samband med att en serviceorder faktureras. Man kan välja att lägga uppgifter om beställaren antingen i fakturans kommentar för visning i fakturans sidhuvud (eller sidfot), eller tillsammans med en textprodukt som skrivs först i sektionen rader på blanketten. Andra uppgifter som serienummer, åtgärdat datum och åtgärdat text kan också väljas till fakturans sidhuvud eller till textprodukten på motsvarande sätt.

Som framgår av figuren ovan kan man välja vilka begrepp som ska skrivas ut, eller snarare kopieras till fakturan i samband med fakturering. Välj alltså även om uppgiften ska läggas till fakturans kommentar för visning i fakturans sidhuvud, eller tillsammans med en textprodukt på första raden på blanketten. Om alternativet textprodukt används, ska även ett produktnummer för den produkt som ska användas anges i dialogen.

Uppgifter om beställare betyder att namn, adress, postadress och telefon angivna i serviceorderns avsnitt kommer att inkluderas i fakturans eller textproduktens kommentar.

Serienummer innebär att eventuellt serienummer kommer att skrivas i kommentaren.

Anmälan text lägger till texten som skrivits som Anmälan på serviceordern.

Åtgärdat datum lägger även till uppgiften gällande datum om angiven.

Åtgärdat text lägger till texten man skrivit i fältet Åtgärd på serviceordern.

Lägg till i fakturans kommentar på blankettens huvud innebär att uppgifterna kommer att skrivas i ovan angiven ordning och läggas till fakturans kommentar före eventuell ytterligare angiven kommentar redan angiven på serviceordern. Detta alternativ kräver då att fältet Kommentar är invalt i blankettens sidhuvud eller sidfot i designen av serviceorderns faktura.

På textproduktens kommentar i första raden kommer istället att skriva valda uppgifter på första raden i blankettens sektion rader och övriga transaktionsrader kommer att följa under denna rad. Denna sortering kräver normalt att sorteringen i blankettens fält är inställt på Rader. För att valda uppgifter ska skrivas till raden krävs också att en textprodukt är angiven i dialogen.

Om båda kommentarstexterna Anmälan text och Åtgärdat text används på blanketten, är alltså möjligt att separera texterna till olika sektioner i blanketten.

Ändra ledtext för Serienummer. Ledtexten för Serienummer kan förändras genom att välja knappen vid Serienummer. Ändringen gäller då både i fönstret vid registrering, samt även på fakturablanketten.

Om t.ex. Serienummer ändras till Reg.nummer, Modellnummer eller liknande, kommer både ledtexten i fönstret och texten på fakturan att ändras. Texten visas då för alla användare i det aktuella företaget oavsett eventuella individuella språkinställningar.

För att använda en understruken bokstav som snabbknapp med Alt+Bokstav, ange &-tecken framför bokstaven.

Använd textprodukt för uppgifter som kommentar vid fakturering

Om man anger ett produktnummer, förslagsvis den produkten man i normala fall har som textprodukt, tillsammans med alternativen i högerkolumnen - skapas en extra första rad på fakturan. I kommentarsfältet på denna extra rad kommer då de uppgifter som har valts i dialogen att skrivas ut, t.ex. texten man skrivit i fältet Åtgärd.

Använd dessa uppgifter även på kvitto vid betalning i kassa betyder att uppgifterna kommer att skrivas på samma sätt även i samband med att ett kontantkvitto skapas efter kontant betalning i Kassa. Denna inställning aktiveras normalt när stora kvitton (A4) används och kanske inte när informationens utrymme är begränsat till en kvittoskrivare.

Kassa - Att arbeta med Serviceorder

Notera angående uppgifter från serviceorder i kassa

Fakturering från Kassa

Vid eventuell fakturering från Kassa med alternativet Faktureras kommer alltid uppgifter från serviceordern att skrivas på samma sätt enligt gjorda inställningar, precis som vid normal fakturering från rutinen serviceorder.

Betalningsinformation i kontantkvittots kommentar

Notera även att när t.ex. kortbetalning används där kvittots kommentar används även till betalningsinformation, kommer kommentaren att innehålla uppgifter från flera olika håll enligt följande ordning; Uppgifter från serviceordern, eventuell ursprunglig kommentar, och sist informationen rörande betalningen.

Avisering

Om inte webb-modulen Support / RMA används kan man ställa in ett automatiskt förslag till avisering direkt från Winbas när en serviceorder sparas efter ändring av status. I detta fall kan man då bestämma om avisering ska föreslås via e-mail eller sms till beställaren.