Inställningar Order - Ordertyper

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Order

Ordertyper, ordernummer och fakturanummer

De ordertyper som används i Winbas finns i Inställningar Order och knappen <Ordertyper>. Det är endast användare med administratörsrättigheter som har tillgång till rutinen och kan utföra förändringar på ordertyper.

Ordertypens beskrivning kan förändras för ordertyp 1 till 5 och i höga serier fr.o.m. ordertyp 10. Genom att ange en beskrivning aktiveras den aktuella ordertypen. Ordertyperna 6 till 9 är spärrade och reserverade för serviceorder respektive fakturanummerserier. Vid aktivering av ny ordertyp är det viktigt att se till att de olika nummerserierna inte överlappar varandra.

Ordernummer och intervall för serien anges normalt för varje aktiverad ordertyp. Ordernummerserie för typerna 1 till 5 och de höga serierna måste då vara unika och inte överlappa varandra i intervallet. I vissa fall kan fältet ordernummer lämnas blankt och ingen räknare kommer att användas, eget ordernummer måste då anges manuellt vid orderregistrering. Se avsnittet Följesedelsfakturering nedan.
Serier för ordernummernummer är från början sex positioner och kan ökas till sju positioner vid ett stort antal kundorder eller serviceorder i respektive serie.

Egen fakturanummerserie anger att fakturanummer för ordertypen ska ha en enskild ej överlappande serie. Vid nyinstallation har varje aktiverad ordertyp en egen fakturanummerserie som standard, genom att kryssa bort Egen serie, används istället Gemensam serie för fakturanummer nedan. På detta sätt kan flera ordertyper med separata ordernummerserier styras till en gemensam fakturanummerserie. Vissa typer av fakturor bör i allmänhet alltid ha en egen serie för om man avser att separera dessa på fakturajournalen i Utskrifter Administration (se avsnittet Kontantnotor nedan).

Fakturanummer och intervall för serien ska anges för varje aktiverad ordertyp med egen serie. Egna serier för fakturanummer måste då vara unika och inte överlappa varandra i intervallet. Nummerserie för ordernummer respektive fakturanummer kan vara lika eller skilja sig inom varje ordertyp om så önskas.

Vad man också bör tänka på är att om ett ordernummer eller fakturanummer redan finns registrerat i Winbas hoppar systemet över detta vid orderregistrering och fakturering och tar nästa lediga nummer.

Som standard är serierna för fakturanummer inställda till sex positioner, och kan vid behov ökas till sju positioner. Använd den extra positionen t.ex. vid en övergång från egna serier för varje typ till en gemensam serie i miljonintervallet, eller eventuellt för att öka en enskild serie som är på väg att ta slut upp till miljonintervallet.

Debet, Kredit och Båda

För varje ordertyp anges om orderrader ska vara Debet eller Kredit (kreditfaktura). Man kan också välja alternativet att ha blandade orderrader, både debet och kredit på samma order, Båda.

Exempel

Typ	Beskrivning	From - Tom ordernr	Ordernr
1.	Faktura	00001--10999	00001
2.	Kredit	90001--90999	90001
		From - Tom fakturanr	Fakturanr
1.	Faktura	99001--99999	99001
2.	Kredit	90001--90999	90001

Reserverade serier (6-9)

Ordertyperna 6, 7, 8 och 9 är fasta och reserverade för särskilda systemfunktioner och kan inte användas för egna orderflöden. Ordertyperna är avsedda att användas till Serviceorder och fakturatyper för nummerserier till kontanthantering och Kassa, samt fakturering av Samlingsfakturor och Räntefakturor.

Höga serier (10-15) De höga serierna för ordertyperna 10 t.o.m. 15 återfinns nedanför de reserverade serierna 6 till 9. Använd ytterligare ordertyper i de högre serierna t.ex. när geografiska lagerplatser ökar i antal och ordertyper är kopplade till lagerplatser. Ytterligare ordertyper kan t.ex. också användas för att separera framtida order eller order för olika säsonger. Om sexsiffriga order och fakturanummer används i egna serier, kan sjuställiga nummer i miljonintervallet användas i de högre egna serierna för ordertyper.

Gemensam serie för fakturanummer används för de ordertyper som inte har en egen fakturanummerserie. Om det finns ordertyper som ska ha gemensam serie anges intervall och fakturanummer för den gemensamma serien. Denna serie får då inte överlappa andra ordertyper med egna fakturanummerserier.

Fakturor av olika typer som registrerats i Gemensam serie kan ändå åtskiljas och t.ex. sorteras på typ i Söklista fakturor genom att välja in kolumnen Fakturatyp.

Serie för inbetalning av förskott om inställningen Förskott genom kundreskontra också används. Serie för inbetalning av förskott kommer då att användas i förskottstransaktioner i reskontrans olika vyer.

Serien måste då vara unik i intervallet i förhållande till övriga aktiverade nummerserier. Använd t.ex. den höga 9-serien med sju positioner om bara sex positioner används i de andra serierna. För ytterligare information se avsnittet:

• Förskott genom kundreskontra

Kontantnota

Om kontantnota ska skapas vid fakturering ska på betalningsvillkoret särskilt anges att det är kontant.

Notera att om man avser att hantera kontantnotor separat i fakturajournalen ska dessa ha en egen fakturanummerserie, eftersom enskilda fakturatyper enbart kan väljas när dessa har en egen serie i fakturajournalen.

Certifierad kontrollenhet

Vid licens för certifierad kontrollenhet måste alltid kontantnotor ligga i en egen nummerserie och kan då heller inte sparas i gemensam serie.

Följesedelsfakturering

Om man själv avser att manuellt ange ett ordernummer vid orderregistrering och inte utnyttja nummerräknare för ordernummer ska en särskild ordertyp registreras. Vi kallar denna ordertyp för Följesedelsfakturering och en nummerserie anges i fälten From order och Tom order, men lämna fältet Ordernr blankt. En nummerserie registreras också för faktura, From fakt och Tom fakt samt nästa fakturanummer i fältet Fakturanr.

Samma serie för Faktura, Kreditfaktura och Internfaktura

I de fall en gemensam fakturanummerserie används för vanliga fakturor och t.ex. kreditfakturor, kan istället fältet Blankettnamn designas in för att skriva ut "Faktura", "Kreditfaktura" eller "Internfaktura". På detta sätt är det möjligt att spara in på underhållet av blanketternas design, och samtidigt minska antalet ordertyper när designen inte skiljer sig nämnvärt på andra sätt mellan fakturatyperna.

• Vanliga fält vid design av blanketter 

Blankettnamn är alltså ett automatiskt genererat fält beroende på vilken blankett som skrivs ut, och i fallet med fakturan också vilken typ av faktura. Språken som stöds är då svenska, engelska, tyska och finska.

Koppla ordertyper till lagerplatser

Vid behov finns möjlighet att koppla en ordertyp till en lagerplats i de fall lagerplatser används i företaget. Detta betyder att alla order, oavsett kund registreras på den kopplade lagerplatsen. Denna möjlighet kan t.ex. användas när order av typen "montage" eller "verkstad" ska till en specifik montagehall och övriga order registreras på det vanliga lagret.

En ordertyp kan då t.ex. också representera ett konsignationslager, alltså när varan är utställd på kundens lager eller butik. Lagersaldot för den kopplade lagerplatsen som registreras är kanske då även exkluderat från produktens totala lagersaldo.

Koppla till lagerplatser ger möjlighet att fälla ut vyn där en eller flera ordertyper kan kopplas till registrerade fasta lagerplatser. Lagerplatsen angiven på ordertypen kommer då att användas på kundordern, istället för Standard lagerplats eller eventuell lagerplats kopplad till användaren.

Utöver ordinarie öppna ordertyper är det också möjligt att koppla Serviceorder till en lagerplats på detta sätt, t.ex. till en geografisk plats för servicearbeten.