Byt nummer på Kunder, Leverantörer & Produkter

Winbas hjälp

Hittas under	Arkiv - Generell uppdatering - Byt nummer Kunder, Leverantörer & Produkter
Rättigheter	Supervisor eller WB-rättigheter
Anmärkning	Andra användare bör logga ut

Funktionen byter nummer på Kunder, Leverantörer eller Produkter generellt i hela Winbas och medger angivelse av ett obegränsat antal nummer, import av fil med nummerbyten och sammanslagning av befintliga nummer med avseende på saldon m.m.

T.ex. kanske man avser att ändra begreppet för leverantörsnummer om detta har registrerats initialt enligt t.ex. telefon eller bankgiro och uppgiften senare förändras.

Öppna registreringsfönster stängs

Innan kontrollen utförs ska alla öppna registreringsfönster stängas.

• Dialogen Stäng alla fönster

Andra användare bör logga ut

Det rekommenderas att alla övriga användare avslutar Winbas vid tillfället när rutinen utförs, då det i vissa fall kan vara en något tidskrävande och belastande process beroende på antal byten och antal transaktioner, samt att andra användare inte ska registrera på de nummer som kommer att förändras.

Administratören kan kontrollera eventuella andra inloggade användare innan funktionen utförs.

Dialogen

Välj först vilken typ av ändring som ska utföras, d.v.s. om det är kundnummer, leverantörsnummer eller produktnummer som ska förändras. Tryck därefter knappen Nästa för att ange vilka nummer som är aktuella för byte, alternativt importera in en fil innehållande dessa nummer.

Tidigare nummer är det nummer som redan finns registrerat i registret. Tryck knappen pil-ner för att öppna söklistan med befintliga registrerade nummer i det aktuella registret.

Nytt nummer avser det nya numret på kunden, leverantören eller produkten. Använd i detta fall söklistan för att kontrollera om det nya numret redan finns registrerat.

Lägg till kommer att lägga till bytet baserat på angivna nummer i listan över angivna byten.

Ta bort tar bort ett markerat tidigare angivet byte ur listan över de byten som kommer utföras.

Importera fil används om nummerbyten finns registrerade i en tabseparerad fil tidigare skapad i exempelvis Excel.

Fil med nummerbyten

Ange en fil som innehåller kolumner separerade med tab. Filen ska innehålla två kolumner enligt följande utseende:

Kolumn	Beskrivning
Tidigare nummer	Första kolumnen ska innehålla det befintliga numret som redan finns registrerat i registret.
Nytt nummer	Andra kolumnen ska innehålla det nya numret som ska ersätta tidigare nummer.

Skärmlistan innehåller de byten som har registrerats manuellt eller lästs in från fil. Innehållet i skärmlistan ligger till grund för de byten som kommer utföras när knappen F7 - Utför väljs. Man kan t.ex. läsa in ett antal nummer från fil och därefter ta bort enstaka nummer från listan som då kommer att exkluderas vid utförande av nummerbytet.

Utöver Tidigare nummer, Nytt nummer och Söknamn / Benämning visas även begreppen Finns och Slås ihop i listan:

Finns indikerar att angivet Nytt nummer redan finns i registret. Om numret redan finns kommer även ihopslagning att ske.

Slås ihop anger att numret kommer att slås ihop, antingen om numret redan finns (enligt ovan) eller genom att minst två tidigare nummer pekar mot samma nya nummer.

Ihopslagning av nummer

Generellt gäller att numret redan finns kommer de flesta uppgifter på den redan befintliga kunden, leverantören eller produkten att lämnas orörda. Värden som förändras är då t.ex. antal och saldon som ackumuleras från den tidigare posten.

Exempel:

Leverantörer: Köpt ackumulerat och leverantörsskuld på leverantörerna och inköpsstatistik baserat på perioder summeras och senaste köpdatum sätts till högsta datum av de sammanslagna leverantörerna. Uppgifter såsom adress och bankgiro ligger kvar oförändrade på den befintliga leverantören.

Produkter: Antal och lagersaldon på produkten och lagerplatser och produktstatistik kommer att summeras på det nya produktnumret.

Winbas Säljstöd

Om Organisationer finns registrerade i Winbas Säljstöd som kunder och / eller leverantörer i det aktuella företaget kommer även kund- / leverantörsnumret som finns på organisationen att förändras.
Om flera organisationer finns registrerade på olika kundnummer som slås ihop, kommer däremot inte organisationer kopplade till gamla kundnummer att tas bort ur Winbas Säljstöd. Dessa organisationer kommer istället att vara kopplade till det nya numret. Beslut om borttagning som rör organisationer i Säljstöd i dessa fall administreras istället manuellt via Winbas Säljstöd.

Se även:

• Borttagningslogg