Stäng period eller räkenskapsår

Winbas hjälp

Hittas under

Arkiv - Bokföringens Räkenskapsår eller knappraden - Stäng period

Hittas under

Arkiv - Inställningar Bokföring - Stäng period

Rättigheter

Supervisor, WB-rättigheter eller Bokföring

Genom att stänga ett räkenskapsår förhindras registrering på året när det är avslutat och bokslutet är genomfört. Det är också möjligt att succesivt stänga ett år periodvis, samtidigt som kanske tidigare år fortfarande är öppet i sista månaden för bokslutstransaktioner.

Öppet räkenskapsår innebär att hela året är öppet för registrering. Nya nyligen skapade räkenskapsår är alltid öppna för registrering fram till att en eller flera inledande perioder stängs.

Stäng t.o.m. period visas markerad i listan fram till och med den period som har stängts succesivt under året. Genom att flytta fram perioden kommer ytterligare perioder att stängas för registrering. Möjlighet finns då också att åter öppna en tidigare stängd period genom att flytta tillbaka perioden.

Slutperioden anges för att stänga hela räkenskapsåret. Slutperioden för ett föregående år kan då automatiskt vara satt när nytt räkenskapsår har skapats med Definitiv överföring i samband med Nytt räkenskapsår.

Före stängning av period

En stängd period kan t.ex. inte innehålla ej bokförd reskontra eller ej uppdaterade verifikationer. Vid stängning av period eller räkenskapsår kan någon av följande varningar visas, vilket då också innebär att perioden för tillfället inte kan stängas.

Ej innevarande period

Den innevarande perioden med dagens datum eller period framåt i tiden kan inte stängas för registrering.

Ej bokförd reskontra

Om Direktbokföring används i kombination med Visa ej bokförd reskontra i kontosaldo, kontrolleras att perioden inte innehåller ej bokförd kundreskontra, leverantörsreskontra eller ej bokförda inleveranser. Om perioden innehåller ej bokförd reskontra kommer perioden inte att kunna stängas.

Om meddelande om ej bokförd reskontra visas, kör den angivna journalen först innan perioden kan stängas:

Ej uppdaterade verifikationer

Verifikationer för perioden som ska stängas ska ha ett uppdaterat periodsaldo, och räkenskapsåret en komplett utgående balans. Om det finns ej uppdaterade verifikationer kommer perioden inte att kunna stängas.

Om det finns ej uppdaterade verifikationer ska dessa då först uppdateras innan perioden kan stängas:

Kundorder med bokföringsdatum inom perioden

En period kan inte stängas om det finns kundorder med ett angivet bokföringsdatum inom perioden. Ej heller om de finns periodisering av intäkt vid försäljning under perioden, alltså att periodisering har angivits i Order / faktura, Serviceorder och Kassa.

Om denna situation inträffar i samband med stängning av en period, får antingen orderns bokföringsdatum ändras framåt i tiden eller ordern faktureras innan perioden kan stängas.

Om varning om något av ovanstående visas när en period ska stängas, har den bokföringsansvarige att tillse att detta åtgärdas innan stängning kan ske.

Stängd period eller stängt räkenskapsår

Om försök till registrering görs på en stängd period kommer ett meddelande om detta att visas.

När en t.o.m. period eller hela räkenskapsåret är stängt gäller t.ex. följande begränsningar:

Systemdatum kan inte ändras till inom en stängd period. Detta betyder att ekonomiska rapporter inte kan skrivas ut med den aktuella perioden i rubriken. Dock kan rapporterna skrivas ut för stängd period genom att ange perioden, men stämplade med dagens datum. Ej heller kan fakturering och likande körningar baserade på systemdatum utföras för en stängd period.

Registrering och inbetalning av kundfakturor med tillhörande konteringar och periodiseringar på datum inom en stängd period kan inte utföras. Detta på samma sätt som när ordinarie datumspärrar enligt inställningar för kunder används.

Registrering och betalning av leverantörsfakturor med tillhörande konteringar och periodiseringar på datum inom en stängd period kan inte utföras. Också på motsvarande sätt som enligt inställningar för datum inom intervallet i inställningar för leverantörer.

Betalningsförslag. Beroende på inställningar sätts betalningsdatum till förfallodatum på visa typer av leverantörsfakturor i samband med Betalningsförslag. Om angivet förfallodatum ligger i en stängd period kommer betalningen kommer istället att bokföras på dagens datum (Systemdatum).

Avbokning. Automatisk avbokning kommer att föreslå betalningsdatum oavsett om perioden är stängd. Om någon leverantörsfaktura då är registrerad med det betaldatum inom en stängd period kan inte avbokning slutföras utan att fakturan då hanteras manuellt. Om flera befintliga fakturor har ett betaldatum inom en stängd period, kan flera rader markeras för att ändra till ett giltigt bokföringsdatum.

Backa status på faktura kan inte utföras på tidigare bokföringsdatum om fakturan ligger inom en stängd period eller ett tidigare stängt räkenskapsår. I detta fall måste förändringen konteras på dagens datum (systemdatum). Detta gäller både Backa status för leverantörsfaktura samt Backa status för kundfaktura.

Bokföringsdatum på en kundorder kan inte ändras till att ligga inom en stängd period. Detta eftersom eventuellt angivet bokföringsdatum normalt ligger till grund för fakturans fakturadatum som också bokförs i kundreskontran.

Registrering av verifikationer kan inte ske på ett stängt räkenskapsår eller inom året stängd period. Detsamma gäller också andra typer av transaktionsbaserade registreringar i bokföringen. Om hela året är stängt visas en varning i statusraden när Registrering av verifikationer startas.

Import SIE4 verifikationer. När inte Winbas bokföringsdatum används och istället filens verifikationsdatum, kan inte verifikationen registreras om filens datum är inom en stängd period. Verifikatet kommer då istället registrerades på första lediga datum och därmed också listas i anmärkningar efter importen. Om hela året är stängt kan inte Import SIE4 verifikationer utföras.

Bokföring via integration kan inte bokföras på ett datum inom en stängd period i samband med integrerade fakturajournaler. Detta gäller även andra likande dialoger som skapar verifikationer automatiskt, såsom t.ex. kontering av momsrapport, Godkännande av bokslutstransaktioner eller kontering av en lagerjustering.


Se även: