Utskrifter Administration - Fakturajournal Leverantörer

Winbas hjälp

Utskrifter Administration
Bokföring via integration

Utseendet bestäms av inställningar gjorda i Design av listor och rapporter

Ej tidigare utskrivna

Vid utskrift av fakturajournal skapas och skrivs bokföringsunderlag ut. Bokföringsunderlaget följer den nummerserie som har angivits i inställningar för leverantörer.

Fakturor. För att skriva ut fakturajournal över registrerade leverantörsfakturor markeras alternativet Fakturor.

Betalningar. När inbetalningar av leverantörsfakturor registrerats i leverantörsreskontra, ska en fakturajournal skrivas ut. Markera i detta fall alternativet Betalningar.

Inleveranser. I de fall man använder inleveransbokföring, bokföring mellan inleverans och leverantörsfaktura, används alternativet Inleveranser för att erhålla bokföringsjournal över konteringar skapade i vid uppdatering av Inleveranser och Registrering av leverantörsfakturor.

Vid Bokföring via integration användes integrationstypen angiven för Fakturor / inleverans i inställningar för leverantörer. Detta alternativ återfinns endast vid användande av Inleveransbokföring.

Fr.o.m. - T.o.m. datum hänvisar till det datumintervall som fakturadatum tidigare har registrerats på. Intervallet som föreslås baseras på ej tidigare utskrivna transaktioner i intervallet hel kalendermånad.

Om det finns ej utskrivna transaktioner på ett tidigare datum än den som anges visas en varning. Rekommendationen är att alltid skriva ut den period som föreslås, och därefter skriva ut den senare perioden.

Enbart användare innebär att journalen även kan skrivas ut för en enskild användare. Funktionen används främst i samband med alternativet Fakturor och kan användas i de fall flera användare samtidigt registrerar leverantörsfakturor. Detta t.ex. om olika användare hanterar olika områden såsom t.ex. svenska varuinköp och utländska fakturor.

 

Om ingen specifik användare anges skrivs journalen för alla användare.

Tidigare utskrivna

Tidigare utskrivna ger möjlighet att välja en tidigare utskriven fakturajournal genom att ange numret på bokföringsunderlaget.

Man kan då skriva ut bokföringsunderlaget igen och även integrera journalen med bokföringen om detta inte gjordes vid det första utskriftstillfället. Om det har gjorts tidigare ges en varning om detta:

Senast registrerade bokföringsunderlag. Genom att välja Alt-Pil-ner vid Tidigare utskrivna visas de senaste bokföringsunderlagen i en lista. Listan visas i förhållande till det bokföringsunderlag som för tillfället visas i fältet. Föreslaget bokföringsunderlag är från början är det senast skapade bokföringsunderlaget om inget annat har angivits.

Raderna i listan visar om journalen gäller fakturor eller betalningar (eller inleveranser vid inleveransbokföring) samt vilket datumintervall som journalen avser. Dessutom visas även uppgifter om att journalen är integrerad med bokföringen (Ja/Nej) - och då även till vilket verifikationsnummer och serie. Man kan då lätt se om journal är integrerad innan den skrivs ut vid avstämning, och vilken verifikation den tillhör.

Genom att använda knapplistan till vänster om journalens nummer visas fakturans eller betalningens bokföringsdatum tillsammans med texten som specificerar fakturanummer och leverantörens namn.

Integration och sammandrag

Bokföring via integration I det fallet man väljer Ej tidigare utskrivna transaktioner och de fakturor eller betalningar som ligger inom angivet datumintervall skrivs då ut på journalen. Vidare anger man om transaktionerna ska in i Bokföring via integration. Vid integration med bokföringen ges en fråga om verifikationerna ska uppdateras eller inte. I detta läge föreslås ett bokföringsdatum som finns möjlighet att ändra före integration.

Verifikationsserie för leverantörsreskontra Verifikationsserie föreslås enligt de inställningar som har gjorts i Inställningar Leverantörer. Standardserien för leverantörsreskontra fakturor och betalningar är serie C om inget annat har angivits.

Utseendet på verifikationerna bestäms av de inställningar man har gjort i avsnittet Bokföring via integration under Inställningar Leverantörer.

Om man önskar att göra justeringar på verifikationen eller av misstag har bokfört den i fel period så kan den justeras om inte perioden är uppdaterad i bokföringen. Om man gör andra justeringar avseende kund och leverantörsreskontra så rekommenderar vi att detta görs i serie B eller C då man på detta sätt kan hålla transaktionerna samlade.

Endast sammandrag skriver enbart ut sammandraget med fakturaposter och summan av konteringar. Fördelen med detta är att man vid stora journaler kan minimera utskriften till summan av konteringarna, istället för att som annars - få ut alla enskilda konteringar på alla fakturor.

Elektronisk lagring av journal

Om elektronisk lagring av fakturajournal i pdf-format är aktiverad, skapas också en fil i den avsedda mappen. Det betyder samtidigt att alla utskriftsalternativen är tillgängliga och att filen skapas oavsett vilket utskriftsalternativ som har valts.

Detta innebär följande om lagring av fakturajournal är aktiverad:

 

Bildskärm. Vid integration bekräftas dialogen, journalen lagras i mappen och rapporten presenteras på bildskärm.

 

Skrivare. Utskrift till skrivare fungerar på samma sätt som när funktionen inte är aktiverad, där skrivardialogen visas med skillnaden att en extra körning för lagringen också utförs.

 

Fil. Ingen dialog för val av fil visas, utan filen lagras direkt i den avsedda mappen direkt och visas sedan i associerad pdf-läsare.

Vid alla utskriftsalternativ är det också möjligt att öppna den skapade filen via länken i statusraden.