Bokföring Registrering av verifikationer

Det finns möjlighet att koppla olika typer av dokument såsom pdf-filer till verifikatet. Dokumenten kan sedan öppnas och granskas i anslutningen till verifikatet.

Knappen Dokument används för att välja in en bilaga till verifikatet när det har skapats.
När t.ex. en lokal bilaga som hör till bokföringsunderlaget väljs in, kommer denna att kopieras till den gemensamma servermappen tillsammans med verifikationens identitet.

Om knappen inte syns på skärmen, öka fönstrets storlek i bredd. Funktionstangenten F5 kan också användas för att välja in en fil, liksom att välja alternativet vid högerklick i listan.

Hantera dokument från menyn. Så länge verifikatet är tillgängligt i Registrering av verifikationer och inte är uppdaterat, kan bilagor granskas genom att högerklicka i skärmlistan när verifikatet visas. I från denna meny kan också koppling utföras samt att tidigare kopplade dokument kan tas bort från verifikatet.

Ta bort kopplat dokument. Eftersom flera dokument kan förekomma på varje verifikation visas en lista med kopplade dokument där det dokument som ska tas bort väljs. Borttagning påverkar inte originalet, utan enbart kopian i servermappen.

Öppna mapp kommer att öppna mappen för kopplade dokument med den aktuella filen markerad. Borttagning kan också göras direkt i själva lagringsmappen.

Registrerade bilagor kan sedan öppnas och granskas t.ex. i samband med att verifikationslista eller huvudbok visas på bildskärm.

Länkar vid utskrift till bildskärm

Verifikationslista. Inställningarna för Direktbokföring och ingen automatisk uppdatering av verifikationer gör det lättare att hantera bilagor till tidigare verifikationer. Om en bilaga ändå ska läggas till ett uppdaterat verifikat i ett senare skede, kan detta också göras när verifikationslistan granskas på bildskärm.

Symbolen för att administrera kopplade dokument återfinns i anslutning till varje verifikation i listan. Ifrån denna kan koppling av dokument och borttagning av tidigare koppling utföras på samma sätt som i menyn vid Registrering av verifikationer.

Via verifikationslistan kan dokument också kopplas till automatiskt genererade verifikationer, såsom bokföringsunderlag i journaler. Funktionen ger möjlighet att t.ex. koppla underlag från banken digitalt för bankinbetalningar/utbetalningar, och att utskrift därmed inte behöver göras.

När det finns kopplade dokument ändras utseendet på symbolen vid verifikatet för att indikera att det finns bakomliggande dokument.

Till skillnad från manuellt registrerade verifikat öppnar länken för bokföringsunderlag den bakomliggande journalen, och alltså inte de kopplade dokumenten. Dokument kopplade till bokföringsunderlag öppnas då via menyn vid symbolen istället för den länkade texten.

Huvudbok. Normalt kan verifikatet och kopplat dokument öppnas från huvudboken via olika länkar. Om texten avser ett bokföringsunderlag öppnas istället den bakomliggande journalen. Om det finns dokument kopplade till bokföringsunderlag visas följande uppsättning med länkar:

Funktionen aktiveras genom att ange en mapp till en delad gemensam serverenhet för lagring och åtkomst till dokumenten. Mappen registreras i inställningar för bokföring.

Ett dokument kan också placeras manuellt i den bestämda servermappen. Till det ursprungliga namnet läggs verifikatets identitet.

Identiteten läggs först i namnet t.ex. 202301A000053_Namn.pdf och består av Räkenskapsår, Serie och Verifikationsnummer högerställt och nollutfyllt i sex positioner samt en separator (underscore) före filens originalnamn.

Registrering av verifikationer - Koppla dokument