Mask vid inläsning av prislistor

Winbas hjälp

Inläsning av prislistor

Kunskaper i post- och filhantering

Att lägga upp en ny mask är både svårt och komplicerat. Denna hantering kräver mycket goda kunskaper i post- och filhantering. Misstag och felaktigheter här kan få stora konsekvenser för hela Winbas produktregister med mycket extra arbete som följd. Genomgången här nedan är att se som en övergripande beskrivning.

Namn på mask används för att sätta namn på masken. Namnet visas på föregående sida och kopplas visa skärmlistan till den aktuella inläsningen. Det går bra att använda samma namn som på inläsningen, lämpligen leverantörens namn.

Filens struktur används för att beskriva i vilket format data har levererats.

• Fast antal rader används när ett fast antal rader bildar en post (produkt).

• Tabseparerad text ska användas när datafälten (inom posten) åtskiljs ned ett skiljetecken (t.ex semikolon). Filer skapade i Excel är oftast tabseparerade.

• Fast postlängd väljs när varje post har en fast längd. D.v.s. alla poster är exakt lika långa och alla fält har sin exakta plats inom varje post. Är filen skapad i ett DOS-format är denna filstuktur mycket vanlig.

Exempel på hur det kan se ut med de tre olika filstrukturerna

Data i filen som finns ser ut som följer, för två olika produktposter.

Post 1 Produktnummer: 123456 Benämning: Penna gul Enhet: St Pris: 0590

Post 2 Produktnummer: 789012 Benämning: Hålslag metall svart Enhet: St Pris: 4650

Fast antal rader	Tabseparerad text	Fast postlängd
123456 Penna gul St 0590 789012 Hålslag metall svart St 4650	123456;Penna gul;St;0590 789012;Hålslag svart metall;St;4650	123456Penna gul St 4650 789012Hålslag svart metall St 0590

Teckentabell används för att beskriva hur filen är skapad. Det finns idag två standarder för PC, nämligen Windows ANSI eller DOS ASCII. Är man osäker kan man genom att titta i bildskärmstabellen snett ner till vänster, undersöka om bokstäverna ÅÄÖ är korrekt representerade. Är inte specialtecken korrekt representerade är filen i DOS ASCII-format.

Uppdatering av produkter används för att beskriva vad som skall ske vid inläsning av produktdatabasen.

• Ändra endast befintliga används när man vill uppdatera befintliga produkter i produktdatabasen. Detta innebär att inga nya produkter kommer att läggas till i produktdatabasen

• Skapa nya som ej finns används då man önskar att uppdatera befintliga och samtidigt lägga till nya som ej finns i produktdatabasen sedan tidigare.

• Uppdatera priser på leverantör används när man önskar uppdatera priserna på den valda leverantören.

Skapa relationer

Filen

Den stora tabellen överst till vänster innehåller den valda filen/leverantörens första datapost. Det är mot denna datapost som sedan kopplingar sker mellan leverantörens datafil och Winbas produktdatabas.

Winbas datafält

Den stora tabellen överst till höger innehåller alla de datafält som finns i Winbas produktdatabas. Genom att koppla ihop den vänstra tabellen med den högra erhålls en fungerade hantering där Winbas vet vad som skall läsas in och till vilket ställe i databasen. Kopplingen görs med ”Skapa relation-knappen” och sparas i den undre relationstabellen.

Fr.o.m. position och Längd vid fast postlängd

Vid formatet Fast postlängd måste uppgifterna för From pos och Längd vara ifyllda. För varje del av posten som ska läsas in (t.ex. benämning) måste man ange startposition och fältlängd (t.ex. benämning startar i position 10 och är 30 tecken lång, 10 i första fältet och 30 i det andra).

Villkor i relationer

Villkoren anger på vilket sätt mottagande fält (i Winbas) skall uppdateras. Nedan kommer en kort beskrivning av de båda villkorsfälten. Kombinationerna inom respektive kategori kan vara korsvisa och beroende på vilken typ av fält som är kopplat i relationen, varierar de olika alternativen.

Villkor för uppdatering

Uppdatera alltid fältet	Fältet kommer alltid att uppdateras i samband med att posten skapas eller ändras
Skriv endast om blank	Fältet uppdateras enbart när den befintliga posten inte har ett tidigare innehåll, d.v.s. fältet är blankt. Gäller alfanumeriska fält (text).
Uppdatera endast om 0	Fältet uppdateras enbart när den befintliga posten inte har ett tidigare innehåll, d.v.s. fältet är noll. Gäller numeriska fält, d.v.s. siffror.
Ingen uppdatering	Uppdatering sker aldrig på detta fält.

Nummer, Benämning och Levartikelnr

Om det mottagande fältet är något av begreppen Nummer, Benämning eller Levartikelnr kan sökning ske på fältet, detta betyder att om posten redan finns i registret, kommer uppdatering att ske på grundval av detta begrepp. Enbart ett av dessa fält kan användas som sökbegrepp, eller nyckelfält, normalt är det produktnumret som är nyckelfält. Även alternativa produktnummer kan användas för sökning av produkten.

Sök detta fält	Fältet kommer att användas som sökbegrepp för tidigare produkter i registret.
Ingen sökning	Fältet är inte ett sökbegrepp.

Notera att om Levartikelnr, leverantörens artikelnummer används som sökbegrepp, ska också leverantör vara angiven i masken eller på själva inläsningen. Detta för att leverantörens artikelnummer inte är unikt och olika leverantörer kan använda samma artikelnummer.

Rabattkod

Traditionellt baseras rabatten i Leverantörspriser på rabattbrev kopplat till rabattkod. Vissa filer kan innehålla en rabattkod, som i sin tur är kopplad till ett rabattbrev. I masken måste då rabattfältet i leverantörens produktfil vara kopplat till fältet grupp (i Winbas databas) med villkorstexten Rabattkod.

För att ange vilket fält som innehåller rabbatkoden anges detta mot ett alfanumeriskt textfält.

Inget	Fältet innehåller inte rabattkoden.
Rabattkod	Fältet innehåller rabattkoden.

Rabatt i filen

I de fall hantering kring rabattbrev inte används, och rabatten istället är specificerad som en procentsats i filen kopplad mot Inprisproc, kommer istället den rabatten att registreras i Leverantörspriser - på samma sätt som den registreras på själva produkten.

Division av prisfält m.fl.

I vissa fall är de siffor som finns i filen utan decimalkomma, t.ex. kan en prisuppgift anges som ett heltal, trots att den är i kronor och ören.

Ingen division	Används normalt på prisfält som skall läsas in ograverade.
Dividera med 10	Används på prisfält där man önskar sätta in ett decimalkomma mellan entalet och tiotalet.
Dividera med 100	Ska användas på prisfält där man önskar sätta in ett decimalkomma mellan tiotalet och hundratalet. Mycket vanligt när priset i datafilen är redovisat i ören.
Dividera med 1000	Används på prisfält där man önskar sätta in ett decimalkomma mellan hundratalet och tusentalet.

Utpriser 1 till 9

Om det mottagande fältet är ett utpris och alltid ska uppdateras, kan detta beläggas med moms enligt momssatser angivna i Inställningar Order.

Lägg på moms 1	På det aktuella utprisfältet skall moms 1 läggas till
Lägg på moms 2	På det aktuella utprisfältet skall moms 2 läggas till.
Lägg på moms 3	På det aktuella utprisfältet skall moms 3 läggas till.

Alternativa nummer och varianter

Som ett komplement till att använda importfunktionen i produktkortet för att läsa in data rörande alternativa produktnummer och varianter till produktregistret, kan en mask definieras för inläsning. Varje nummer och variant mappas i masken mot förekomsten i filen.
Fördelen med masken jämfört med den ordinarie importfunktionen är att varianterna placeras kolumnvis i sidled i filen som importeras, vilket gör materialet mer överskådligt och lättarbetat när flera variantvärden per produkt förekommer.

Ta bort relation

För att ta bort en relation, markera aktuell relation listan och välj Ta bort.

Dock finns några viktiga saker att påpeka:

• Ska en relation ”mitt i” tas bort måste i vissa fall borttagning ske nerifrån. Om så inte sker kan hela masken komma i olag med mycket extra arbete som enda resultat.

• Innan borttagning av relationer sker bör ni dokumentera de relationer ni tar bort. Detta ifall ni önskar lägga tillbaka delar av den borttagna informationen.