Inställningar Order - Huvudinställningar

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Order

Konton och momssatser

De konton och momssatser som anges används vid fakturering. Det är viktigt att kontonumren finns upplagda i kontoplanen i Winbas. Finns inte kontonummer i kontoplanen kommer Winbas att kontera observationskontot som är upplagt i Inställningar Allmänt.

Utgående moms och öresutjämning

I tabellen anges konton och momssatser för utgående moms 1-3, samt konto för öresutjämning. Konton kan variera beroende på kontoplan och nedanstående konton är exempel.

Konto

Moms %

Utgående moms 1

2610

25

Utgående moms 2

2620

12

Utgående moms 3

2630

6

Öresutjämning

3740

Exempel

Faktura skickas till kund som är momspliktig (kunden har momskod Inrikes moms). På fakturan finns produkter registrerade för 100 kr som har momskod 1. Winbas räknar ut momsbeloppet enligt angiven procentsats för utgående moms 1, 25% och konterar kontonummer 2410.

Konto

Debet

Kredit

1510

125

3010

100

2610

25

Ytterligare momssatser vid exportförsäljning

Utöver de ordinarie tre momssatserna vid inrikes försäljning, kan ytterligare momssatser registreras vid exportförsäljning. Momssatser vid exportförsäljning används för kunder med momskod Export och avser utförsel inom EU och exportförsäljning.

Faktureringsavgift, frakt och avgift

Faktureringsavgift, fraktkostnad och avgift konteras på de olika konton som anges här beroende på om kunden är svensk, finns i ett EU-land eller annat land (det är kundens landskod som är avgörande).

Fakt.avg.

Frakt

Avgift

Försäljning inrikes

3540

3520

3051

Momsfritt inrikes

3540

3520

3054

Utförsel inom EU

3520

3550

3551

Export ej EU

3120

3150

3151

För att bokföringstekniskt kunna separera momsfria fakturerade avgifter kan också konton för Momsfritt inrikes ställas in. Detta innebär att konton angivna i Försäljning inrikes används för avgifter vid inrikes moms, och att momsfria avgifter istället bokförs på konto angivet i Momsfritt inrikes.

Spärra manuell registrering av avgifter

Genom inställningarna för Ändring av respektive Faktureringsavgift, Frakt och Avgift kan administratören bestämma vilka typer av avgifter som är tillåtna för registrering på en order. Detta för att undvika felregistreringar på avgifter som inte används i företaget, eller för att säkerställa att enbart inställda automatiskt genererade avgifter används.

Om t.ex. enbart fraktavgift används, kan man alltså spärra inmatning av övriga avgifter och bara tillåta ändringar av fraktavgift.

Moms på avgifter

Moms på Frakt. Normalt beläggs fraktavgift med moms 1, alltså 25 procent. Om verksamheten i huvudsak säljer varor till t.ex. 12 procents moms som t.ex. livsmedel, finns också möjlighet att ändra momsen på fraktavgiften till motsvarande momssats.

Moms på Avgift avgör om avgiften är momspliktig och beläggs i så fall normalt med moms 1, alltså 25 % för miljöavgifter och liknande, eller vid export Momskod export angiven för det aktuella landet i Landskoder.

Det är även möjligt att istället välja annan moms beroende på hur begreppet Avgift används i verksamheten. Moms på avgiften kan då t.ex. ställas till moms 2 - 12 %, t.ex. när avgiften är kopplad till olika typer av livsmedel, eller används för att registrera panter där momsen är 12 %.

För ytterligare information om begreppet Avgift se följande avsnitt:

Faktureringsavgift, frakt och avgift i statistik

Om avgifter ska specificeras i statistik kopplas respektive avgift till en produkt för vidare uppföljning. Se följande avsnitt för att aktivera Faktureringsavgift, Frakt och Avgift i statistik.

Manuell ändring av vikt och volym

På samma sätt som det är möjligt att koppla bort manuell registrering av avgifter, kan också manuell ändring av vikt eller volym kopplas på.

Vikt och volym räknas normalt samman baserat på ingående produkters registrerade vikter i en order. I de fall man använder kundspecifika produkter som har varierande vikter finns möjlighet att manuellt ange vikten eller volymen för en order innan fakturering.

Använd manuella ändringar av vikten när samma produktnummer kan väga olika vid varje försäljningstillfälle. Varje färdig order kan t.ex. vägas för frakt och tulldokument, och vikten registreras därefter på ordern.

Ändra Vikt innebär att den framräknade totalvikten kan ändras för ordern. Efter en ändring av den totala viken bör inga förändringar göras i orderns ingående transaktioner som kan påverka vikten.

Ändra Volym betyder på motsvarande sätt att summan av produkternas volymer kan förändras med hänsyn tagen till förutsättningar för frakt och emballage för den färdiga ordern.

Både vikt och volym är inställt att kunna förändras manuellt på den färdiga ordern.

Varningar

Vid registrering av Order / faktura samt även offert och serviceorder kan ett antal varningar aktiveras.

Varning om förfallna fakturor mer än antal dagar. Ange t.ex. 10 dagar efter för att visa en varning tio dagar efter förfallodatum.

Spärra vid varning anger att registrering inte kan fortsätta och order inte kan sparas på kunden när kunden har förfallna fakturor. Kunden kommer alltså att hanteras på samma sätt som om den vore Spärrad. Spärren kan då upphävas enbart av administratör i systemet. Försäljning till den aktuella kunden kan då alltså enbart göras av administratör som godkänner dialogen.
Istället för att sätta spärren generellt på alla kunder, kan den sättas på kundens grupp. På detta sätt kan olika regler användas för de stora kedjorna med många fakturor, jämfört med de mindre kunderna.

Varning om överskriden kreditgräns. Vid denna varning tar systemet hänsyn till kundfordran samt eventuellt även inneliggande order på den aktuella kunden, samt kreditgräns som anges i kundregistret.

Spärra vid varning anger att registrering inte kan fortsätta och order inte kan sparas på kunden när kreditgränsen har överskridits. Kunden kommer alltså att hanteras på samma sätt som om den vore Spärrad. Spärren kan då upphävas enbart av administratör i systemet. Försäljning till den aktuella kunden kan då alltså enbart göras av administratör som godkänner dialogen.
På samma sätt kan också spärren vid överskriden kreditgräns sättas på kundgrupp för olika regler för olika typer av kunder.

Inkludera inneliggande order avgör om beräkningen av kreditbeloppet vid överskriden kreditgräns ska ske både på kundfordran och ordersumman för kunden. Genom att avmarkera inställningen (som är standard), ges möjlighet att koppla bort ordersumman från beräkningen som ligger till grund för varningen.

Det finns möjlighet att basera varningen på inneliggande orders beställda värde, snarare än det levererade värdet. Beställt värde grundar sig på radernas beställda antal, istället för levererat antal.

Använd beställt värde t.ex. då inställningen för att levererat antal ska sättas automatiskt inte används, och levererat antal sätts först när utleverans har gjorts på lagret.

Utseendet på dessa varningar samt signaltexter från t.ex. kund kan visas som dialogrutor eller i statusraden och anpassas med t.ex. färg eller ljud, antingen för hela företaget eller per användare.

Varning om TG lägre än angiven %. Varningen visas om täckningsgraden för en produkt blir lägre än angiven procentsats.

För att förhindra för höga rabatter kan varningen om TG lägre än angiven % också ställas in som spärr.

Spärra vid varning betyder att registrering inte kan fortsätta och transaktionen inte kan sparas när täckningsgraden underskrider gränsen. Spärren kan då enbart upphävas av administratör i systemet. Försäljning med den lägre täckningsgraden kan alltså enbart göras av administratör som godkänner dialogen.

Varning om disponibelt antal lägre än noll för produkt som registreras på orderrad där disponibelt antal beräknas på lagersaldo och orderantal. Varningen visas enbart om produkten är en lagerartikel.

Varningen gäller även strukturdetaljer. Om strukturprodukter används kan samma kontroll också utföras på underliggande detaljer. Varningen kommer då att påvisa motsvarande brist som strukturöversikt där det disponibla antalet saknas på någon produkt. Kontrollen av det levererade strukturantalet mot detaljens lagersaldo minus tidigare reserverat antal kommer då att ske i strukturens alla underliggande nivåer.

Spärra summa högre än maxvärde vid registrering av orderrad innebär att administratören kan ange ett maxvärde för radsumman vid registrering av en orderrad för att undvika felregistreringar t.ex. när läspenna används och man har fel inmatningsfält aktiverat på skärmen. Inställningen anges som ett positivt maxvärde beroende på verksamhet men hanteras som ett absolutvärde, d.v.s. är den angivna summan lägre eller högre än inställningen så kommer raden inte kunna sparas.

Samfakturering

Välj hur rutinen Samfakturering ska fungera genom att ange något av alternativen Skapa samlingsfakturor, en faktura per kund eller Skapa vanliga fakturor, en faktura per order.

Skapa samlingsfakturor, en faktura per kund innebär att inneliggande order till samma kund slås samman och skapar en faktura av flera order till samma kund. Varje faktura består därefter alltså av en eller flera order till den aktuella kunden. Detta är den vanliga typen av samfakturering.

För information om design av speciella underrubriker på samlingsfaktura vid En faktura per kund se avsnittet Design av blanketter - Samlingsfaktura.

Om t.ex. Frakt och Avgift ska redovisas för samlingsfakturor med flera order till varje kund, kan detta göras genom att definiera en extra rad på varje order som innehåller den aktuella avgiften. Se avsnittet Specifikation av avgifter för vidare information.

Uppdelad per leveransadress slår samman alla order till en kund med samma leveransadress. Detta innebär att om flera order finns på en kund, men med olika leveransadress, kommer en faktura att skapas per leveransadress.

Sorterad på leveranstid ger möjlighet att ändra sorteringen på samlingsfakturor till leveranstid istället för den ordinarie sorteringen på ordernummer.
Inställningen kan användas när många ordertyper i olika nummerserier ingår i varje faktura för att få en mer samlad bild över vad som hänt per leveransdag på fakturan.

Övergången till sortering på leveranstid bör då göras efter att fakturerade samlingsfakturor är utskriva då den ingående sorteringen påverkas.

Specificera rader på faktura är standard och innebär att alla rader skrivs ut på samlingsfakturor. Om detta alternativ kopplas bort, skrivs enbart underrubriker för varje ingående order ut på blanketten vid utskriftstillfället. När alternativet inte är valt, skrivs alltså ej de vanliga fakturaraderna utan endast rubrikraderna som hör till samlingsfakturan, samt summan av raderna vilken designas med ordinarie summafält i blankettdesign.

Om summa önskas efter varje rad vid specificerad faktura, används inställningen Delsumma efter varje order på specificerad samlingsfaktura i avsnittet blanketter.

Skapa vanliga fakturor, en faktura per order gör det möjligt att fakturera flera inneliggande order samtidigt. Observera att systemet automatiskt alltid markerar order som samfaktura om sista alternativet väljs, oavsett om samfakturering är valt på kunden i kundregistret eller inte.

Som ett komplement till En faktura per order kan istället rutinen Fakturering (s.k. batchfakturering) användas. Om Fakturering används, ska inte En faktura per order väljas i samfakturering.

Allmänt

Faktureringsavgift

Registrering av faktureringsavgift kan skötas automatiskt. Genom att ange beloppet för avgiften i Faktureringsavgift kommer avgiftsbeloppet att föreslås på varje ny kundorder på kunder märkta för faktureringsavgift vid försäljning under gränsvärdet.

Procent på netto. Normalt används ett fast belopp som faktureringsavgift, men det är också möjligt att ställa in en faktureringsavgift baserat på en procentsats av orderns netto. Avgiften kan också användas som ett generellt påslag på ordern för t.ex. eventuella centralavgifter som betalas för kunden.
Om faktureringsavgift i procent på netto används, kommer faktureringsavgift att sättas på ordern även om det gäller en samlingsfaktura. Denna avgift kan sedan specificeras för respektive order på samlingsfakturan på samma sätt som t.ex. fraktavgift. I övrigt gäller samma regler för faktureringsavgift oavsett om ett fast belopp eller procent av netto används.

På belopp lägre än. Uppgiften används om endast fakturor som underskrider ett visst belopp debiteras med faktureringsavgift. I detta fall ska det aktuella gränsbeloppet då anges och enbart fakturor på lägre belopp kommer att påföras avgiften.

Faktureringsavgiften konteras på det konto för faktureringsavgifter som finns angivet på Inställningar Order eller på observationskontot.

Faktureringsavgift i annan valuta

Via knappen Valutor öppnas inställningar för faktureringsavgift i utländsk valuta. Detta ger möjlighet att styra faktureringsavgift per valuta, både vad gäller gränsbelopp och själva avgiften.

Om en valuta inte finns registrerad sker istället en valutaomräkning från SEK vid försäljningen.

Nästa offertnummer

En nummerserie ska finnas upplagd så att varje ny offert som registreras får ett nummer i samband med Offertregistrering.

Använd Lagerbokföring

Lagerbokföring kan hanteras på två sätt. Dels kan leverantörsfaktura kostnadsföras och med hjälp av lagervärderingslista justeras sedan lagerkonto mot varukostnadskonto. Det andra sättet är att bokföra leverantörsfaktura mot lagerkonto och vid fakturering låta Winbas kreditera lager och debitera varukostnad. Markera Lagerbokföring om det senare alternativet önskas. Lagerkonto och varukostnadskonto anges för varje produktgrupp och dessa finns i Produktgrupper. Används inte produktgrupper hämtas lagerkonto och varukostnadskonto från Inställningar Produkter.

Se följande avsnitt för att få en komplett bild om hur detta hanteras:

Lageravräkning direkt

Med alternativet Lageravräkning direkt markerat justeras lagersaldo direkt när följesedel skrivs ut. Lagersaldo justeras annars när order faktureras.

Observera att alternativet Lageravräkning direkt kan få oönskade effekter och det är enbart ett fåtal företag som har användning för det så var försiktig och tänk efter före detta alternativ aktiveras.

Kopiera order vid fakturering

Aktiveras denna funktion kommer ordern att kopieras till ett sidoregister och sparas för vidare bruk i samband med fakturering. Ordern kan sedan kopieras från detta sidoregister och ligga som underlag vid skapandet av en ny order eller offert.

Order som faktureras med betalningsvillkoret kontant kopieras inte p.g.a. att dessa sällan är föremål för kopiering tillbaka, samt att detta ofta handlar om stora volymer av data. En kontantorder kan istället kopieras direkt från fakturaregistret efter det att den har fakturerats. Ej heller kopieras order av typen projekt.

Detta alternativ bör inte användas av företag som har över 50 nya order per dag eftersom databasen då växer snabbt. Alternativet är till för företag som ofta skapar repeat-order eller som arbetar med mycket stora och detaljerade kundorder.

Eftersom alla fakturerade order även kan kopieras från fakturaregistret, finns alla fakturerade order tillgängliga för kopiering direkt från fakturaregistret.

Tala med utbildaren om funktionen är aktuell för er verksamhet.