Winbas hjälp
Konton och momssatser
De konton och momssatser som anges används vid fakturering. Det är viktigt att kontonumren finns upplagda i kontoplanen i Winbas. Finns inte kontonummer i kontoplanen kommer Winbas att kontera observationskontot som är upplagt i Inställningar Allmänt.
Utgående moms och öresutjämning
I tabellen anges konton och momssatser för utgående moms 1-3, samt konto för öresutjämning. Konton kan variera beroende på kontoplan och nedanstående konton är exempel.
Konto |
Moms % |
|
Utgående moms 1 |
2610 |
25 |
Utgående moms 2 |
2620 |
12 |
Utgående moms 3 |
2630 |
6 |
Öresutjämning |
3740 |
Exempel
Faktura
skickas till kund som är momspliktig (kunden har momskod Inrikes
moms). På fakturan finns produkter registrerade för 100 kr
som har momskod 1. Winbas räknar ut momsbeloppet enligt angiven
procentsats för utgående moms 1, 25% och konterar
kontonummer 2410.
Konto |
Debet |
Kredit |
1510 |
125 |
|
3010 |
100 |
|
2610 |
25 |
Ytterligare momssatser vid exportförsäljning
Utöver de ordinarie tre momssatserna vid inrikes försäljning, kan ytterligare momssatser registreras vid exportförsäljning. Momssatser vid exportförsäljning används för kunder med momskod Export och avser utförsel inom EU och exportförsäljning.
Faktureringsavgift, frakt och avgift
Faktureringsavgift, fraktkostnad och avgift konteras på de olika konton som anges här beroende på om kunden är svensk, finns i ett EU-land eller annat land (det är kundens landskod som är avgörande).
Fakt.avg. |
Frakt |
Avgift |
|
Försäljning inrikes |
3540 |
3520 |
3051 |
Momsfritt inrikes |
3540 |
3520 |
3054 |
Utförsel inom EU |
3520 |
3550 |
3551 |
Export ej EU |
3120 |
3150 |
3151 |
För att bokföringstekniskt kunna separera momsfria fakturerade avgifter kan också konton för Momsfritt inrikes ställas in. Detta innebär att konton angivna i Försäljning inrikes används för avgifter vid inrikes moms, och att momsfria avgifter istället bokförs på konto angivet i Momsfritt inrikes.
Spärra manuell registrering av avgifter
Genom inställningarna för Ändring av respektive Faktureringsavgift, Frakt och Avgift kan administratören bestämma vilka typer av avgifter som är tillåtna för registrering på en order. Detta för att undvika felregistreringar på avgifter som inte används i företaget, eller för att säkerställa att enbart inställda automatiskt genererade avgifter används.
|
Om t.ex. enbart fraktavgift används, kan man alltså spärra inmatning av övriga avgifter och bara tillåta ändringar av fraktavgift. |
|
|
Moms på Avgift avgör om avgiften är
momspliktig och beläggs i så fall normalt med moms 1,
alltså 25 % för miljöavgifter och liknande, eller vid
export Momskod export
angiven för det aktuella landet i Landskoder.
För ytterligare information om begreppet Avgift se följande avsnitt: |
|
Faktureringsavgift, frakt och avgift i statistik
Om avgifter ska specificeras i statistik kopplas respektive avgift till en produkt för vidare uppföljning. Se följande avsnitt för att aktivera Faktureringsavgift, Frakt och Avgift i statistik.
Manuell ändring av vikt och volym
På samma sätt som det är möjligt att koppla bort manuell registrering av avgifter, kan också manuell ändring av vikt eller volym kopplas på.
Vikt och volym räknas normalt samman baserat på ingående produkters registrerade vikter i en order. I de fall man använder kundspecifika produkter som har varierande vikter finns möjlighet att manuellt ange vikten eller volymen för en order innan fakturering.
Använd manuella ändringar av vikten när samma produktnummer kan väga olika vid varje försäljningstillfälle. Varje färdig order kan t.ex. vägas för frakt och tulldokument, och vikten registreras därefter på ordern.
Ändra Vikt innebär att den framräknade
totalvikten kan ändras för ordern. Efter en ändring av
den totala viken bör inga förändringar göras i
orderns ingående transaktioner som kan påverka vikten.
Ändra Volym betyder på motsvarande sätt att
summan av produkternas volymer kan förändras med hänsyn
tagen till förutsättningar för frakt och emballage
för den färdiga ordern.
|
Både vikt och volym är inställt att kunna förändras manuellt på den färdiga ordern. |
Varningar
Vid registrering av Order / faktura samt även offert och serviceorder kan ett antal varningar aktiveras.
Varning om förfallna fakturor mer än antal dagar.
Ange t.ex. 10 dagar
efter för att visa en varning tio dagar efter förfallodatum.
Spärra
vid varning anger
att registrering inte kan fortsätta och order inte kan sparas
på kunden när kunden har förfallna fakturor.
Kunden kommer alltså att hanteras på samma
sätt som om den vore Spärrad.
Spärren kan då upphävas enbart av administratör
i systemet. Försäljning till den aktuella kunden kan
då alltså enbart göras av administratör som
godkänner dialogen.
Istället för att sätta spärren generellt på
alla kunder, kan den sättas på kundens grupp.
På detta sätt kan olika regler användas för de
stora kedjorna med många fakturor, jämfört med de
mindre kunderna.
Varning om överskriden kreditgräns.
Vid denna varning tar systemet hänsyn till kundfordran samt
eventuellt även inneliggande order på den aktuella kunden,
samt kreditgräns som anges i kundregistret.
Spärra
vid varning anger
att registrering inte kan fortsätta och order inte kan sparas
på kunden när kreditgränsen har överskridits. Kunden
kommer alltså att hanteras på samma sätt som om den
vore Spärrad. Spärren
kan då upphävas enbart av administratör
i systemet. Försäljning till den aktuella kunden kan
då alltså enbart göras av administratör som
godkänner dialogen.
På samma sätt kan också spärren vid
överskriden kreditgräns sättas på kundgrupp
för olika regler för olika typer av kunder.
Inkludera
inneliggande order avgör
om beräkningen av kreditbeloppet vid
överskriden kreditgräns ska
ske både på kundfordran och ordersumman för kunden.
Genom att avmarkera inställningen (som är standard), ges
möjlighet att koppla bort ordersumman från beräkningen
som ligger till grund för varningen.
Utseendet på dessa varningar samt signaltexter från t.ex.
kund kan visas som dialogrutor eller i statusraden
och anpassas med t.ex. färg eller ljud, antingen för hela
företaget eller per användare.
Varning om TG lägre än angiven %. Varningen
visas om
täckningsgraden för en produkt blir lägre än
angiven procentsats.
Varning om disponibelt antal lägre än noll
för produkt som registreras på orderrad där
disponibelt antal beräknas på lagersaldo och orderantal.
Varningen visas enbart om produkten är en lagerartikel.
Varningen gäller även strukturdetaljer. Om strukturprodukter
används kan samma kontroll också utföras på
underliggande detaljer. Varningen kommer då att påvisa
motsvarande brist som strukturöversikt
där det disponibla antalet saknas på någon produkt.
Kontrollen av det levererade strukturantalet mot detaljens lagersaldo
minus tidigare reserverat antal kommer då att ske i strukturens
alla underliggande nivåer.
Spärra
summa högre än maxvärde vid registrering av orderrad
innebär att administratören kan ange ett maxvärde
för radsumman vid registrering av en orderrad för att
undvika felregistreringar t.ex. när läspenna används
och man har fel inmatningsfält aktiverat på skärmen.
Inställningen anges som ett positivt maxvärde beroende
på verksamhet men hanteras som ett absolutvärde, d.v.s.
är den angivna summan lägre eller högre än
inställningen så kommer raden inte kunna sparas.
Välj hur rutinen Samfakturering ska fungera genom att ange något av alternativen Skapa samlingsfakturor, en faktura per kund eller Skapa vanliga fakturor, en faktura per order.
Skapa samlingsfakturor, en faktura per kund innebär att
inneliggande order till samma kund slås samman och skapar en
faktura av flera order till samma kund. Varje faktura består
därefter alltså av en eller flera order till den aktuella
kunden. Detta är den vanliga typen av samfakturering.
För information om design av speciella underrubriker på samlingsfaktura vid En faktura per kund se avsnittet Design av blanketter - Samlingsfaktura.
Om t.ex. Frakt och Avgift ska redovisas för samlingsfakturor med flera order till varje kund, kan detta göras genom att definiera en extra rad på varje order som innehåller den aktuella avgiften. Se avsnittet Specifikation av avgifter för vidare information.
Uppdelad per leveransadress slår samman alla order till
en kund med samma leveransadress. Detta innebär att om flera
order finns på en kund, men med olika leveransadress, kommer en
faktura att skapas per leveransadress.
Sorterad på leveranstid
ger möjlighet att ändra sorteringen på
samlingsfakturor till leveranstid
istället för den ordinarie sorteringen på ordernummer.
Inställningen kan användas när många ordertyper
i olika nummerserier ingår i varje faktura för att få
en mer samlad bild över vad som hänt per leveransdag
på fakturan.
Övergången till sortering på leveranstid bör då göras efter att fakturerade samlingsfakturor är utskriva då den ingående sorteringen påverkas.
Specificera rader på faktura är standard och
innebär att alla rader skrivs ut på samlingsfakturor. Om
detta alternativ kopplas bort, skrivs enbart underrubriker för
varje ingående order ut på blanketten vid
utskriftstillfället. När alternativet inte
är valt, skrivs alltså ej de vanliga fakturaraderna utan
endast rubrikraderna som hör till samlingsfakturan, samt summan
av raderna vilken designas med ordinarie summafält i blankettdesign.
Om summa önskas efter varje rad vid specificerad faktura,
används inställningen Delsumma
efter varje order på specificerad samlingsfaktura
i avsnittet blanketter.
Skapa vanliga fakturor, en faktura per order
gör det möjligt att fakturera flera inneliggande order
samtidigt. Observera att systemet automatiskt alltid markerar order
som samfaktura om sista alternativet väljs, oavsett om
samfakturering är valt på kunden i kundregistret eller inte.
Som ett komplement till En
faktura per order kan
istället rutinen Fakturering
(s.k. batchfakturering) användas. Om Fakturering
används, ska inte En
faktura per order
väljas i samfakturering.
Allmänt
Nästa offertnummer
En nummerserie ska finnas upplagd så att varje ny offert som registreras får ett nummer i samband med Offertregistrering.
Registrering av faktureringsavgift kan skötas automatiskt. Genom att ange beloppet för avgiften i Faktureringsavgift kommer avgiftsbeloppet att föreslås på varje ny kundorder.
På belopp lägre än. Uppgiften används om endast fakturor som underskrider ett visst belopp debiteras med faktureringsavgift. I detta fall ska det aktuella gränsbeloppet då anges och enbart fakturor på lägre belopp kommer att påföras avgiften.
Faktureringsavgiften konteras på det konto för faktureringsavgifter som finns angivet på Inställningar Order eller på observationskontot.
Faktureringsavgift i annan valuta
Via knappen Valutor öppnas inställningar för faktureringsavgift i utländsk valuta. Detta ger möjlighet att styra faktureringsavgift per valuta, både vad gäller gränsbelopp och själva avgiften. |
|
Om en valuta inte finns registrerad sker istället en valutaomräkning från SEK vid försäljningen.
Använd
Lagerbokföring
Lagerbokföring kan hanteras på två sätt. Dels kan leverantörsfaktura kostnadsföras och med hjälp av lagervärderingslista justeras sedan lagerkonto mot varukostnadskonto. Det andra sättet är att bokföra leverantörsfaktura mot lagerkonto och vid fakturering låta Winbas kreditera lager och debitera varukostnad. Markera Lagerbokföring om det senare alternativet önskas. Lagerkonto och varukostnadskonto anges för varje produktgrupp och dessa finns i Produktgrupper. Används inte produktgrupper hämtas lagerkonto och varukostnadskonto från Inställningar Produkter.
Se följande avsnitt för att få en komplett bild om hur detta hanteras:
Lageravräkning
direkt
Med alternativet Lageravräkning direkt markerat justeras lagersaldo direkt när följesedel skrivs ut. Lagersaldo justeras annars när order faktureras.
|
Aktiveras denna funktion kommer ordern att kopieras till ett sidoregister och sparas för vidare bruk i samband med fakturering. Ordern kan sedan kopieras från detta sidoregister och ligga som underlag vid skapandet av en ny order eller offert.
Order som faktureras med betalningsvillkoret kontant kopieras inte p.g.a. att dessa sällan är föremål för kopiering tillbaka, samt att detta ofta handlar om stora volymer av data. En kontantorder kan istället kopieras direkt från fakturaregistret efter det att den har fakturerats. Ej heller kopieras order av typen projekt.
Detta alternativ bör inte användas av företag som har över 50 nya order per dag eftersom databasen då växer snabbt. Alternativet är till för företag som ofta skapar repeat-order eller som arbetar med mycket stora och detaljerade kundorder.
Eftersom alla fakturerade order även kan kopieras från fakturaregistret, finns alla fakturerade order tillgängliga för kopiering direkt från fakturaregistret.
Tala med utbildaren om funktionen är aktuell för er verksamhet.