Utskrift av blanketter till Excel

Alla blanketter kan på olika sätt sparas i Excel-format och t.ex. bifogas till mailet när en följesedel skickas. Excel-bladet innefattar alla fält som ingår i blankettens design och liknar innehållet i PDF-filen, med skillnaden att raderna löper fram till sidfoten oavsett sidbrytning. Alltså på samma sätt som när inställningen Huvud, fot en gång i blankettens Disposition.

Excel-filen ger mottagaren möjlighet att bearbeta filen och läsa in den i sina system. Därmed ges förutsättningar för att få ut information om ingående produkter som t.ex. EAN-kod, nummer och benämning.

Utskrifter Administration - Utskrift till fil. Blanketter kan sparas som Excel-fil genom att använda knappen för Utskrift till fil. I dialogen föreslås sökväg och filnamn som kan också kan ändras för att placera filen på valfri plats.

E-Blanketter - Excel. På varje blankett finns nu alternativet Excel som innebär att en Excel-fil skapas av blanketten som bifogas tillsammans med den ordinarie PDF:en i mailet, t.ex. vid Direktutskrift, eller när flera e-blanketter skickas från Utskrifter Administration.

Det innebär att regler kan definieras för att skicka t.ex. följesedel som Excel-fil till vissa kunder som önskar detta.

Utskrift till bildskärm - Skicka till Excel. När blanketten granskas på bildskärm t.ex. efter en direktutskrift från Order / faktura, kan knappen Skicka till Excel användas för att skapa blanketten i Excel.

Denna funktion kan jämställas med när en skärmlista skickas till Excel, d.v.s. inget filnamn behöver anges om avsikten inte är att spara filen.

Utskrift till bildskärm - Skicka som e-mail. Om en blankett skickas som e-mail kommer också Excel-filen att bifogas till mailet tillsammans med PDF-filen om så är definierat för kundens regler för E-Blankett.

Riktlinjer för blanketter till Excel

Här är några användbara riktlinjer för att förbättra användningen av blanketter i Excel:

Enhetlig design. Ju mer enhetlig designen av blanketten är, desto bättre blir avbildningen av ingående data i Excel-bladet.

Jämna rader och kolumner. Se till att rader och kolumner är jämna och använd funktionerna för att justera positioner i blankettens design för att undvika ojämna rader och att vissa fält spretar. Detta förbättrar själva dokumentet, men också avbildningen av ingående data till Excel.

Justering. Om t.ex. summor i blankettens fot här högerjusterade, bör också fritexter som utgör rubriker ovanför också vara högerjusterade.

Vänsterjustera

Centrera

Högerjustera

Markera alla berörda fält och välj t.ex. Högerjustera för att få en likartad justering t.ex. av summor med rubriker i blankettens sidfot.

Sidnummer / Antal sidor. Antal sidor är kanske inte alltid relevant för Excel, men är ett exempel som kan finnas med i designen. Designa texter i fältens mask, stället för med mellanliggande fritexter.

Grafiska objekt som bilder och rektanglar inkluderas, görs portabla och sparas i Excel-bladet.

Se även följande avsnitt för rapporter till fil och Excel: