Utskrifter Administration - Välj blanketter / Skicka e-blanketter

Winbas hjälp

Utskrifter Administration

Alternativet Välj blanketter för utskrift i kombination med valet av utskrift till skrivare ger möjlighet att exkludera enskilda blanketter i ett intervall som har angivits i ett tidigare urval, samt att distribuera blanketter via e-mail eller EDI. Dialogen kommer att föreslå distribution av blanketter via e-mail eller EDI om så har angivits i avsnittet E-Blanketter. Alternativet kan väljas i samband med någon av följande utskrifter:

Beställningar
Blankettavräkning

Offerter
Order

Följesedlar
Plocksedlar
Fraktsedlar

Fakturor
Krav / Kontoutdrag

Nummer avser blankettens nummer, t.ex. fakturanummer, ordernummer eller beställningsnummer.

Namn i andra kolumner är kundens namn vid t.ex. offerter, order och fakturor eller leverantörens namn vid utskrift av beställningar,

Referens är den referens som finns angiven på t.ex. ordern, eventuellt föreslagen på grundval av inställningar eller förändrad på den enskilda ordern.

Skrivare visar den skrivare som är angiven i blankettens disposition vid design av blanketten och som kommer att användas vid utskriften. Denna skrivarinställning gäller normalt en delad enhet, men kan också vara personlig.

Bocka av en eller flera blanketten genom att klicka på kryssrutan för den aktuella blanketten. Genom att bocka av rader, exkluderas dessa blanketter från utskriften. Från början är alla blanketter i urvalet markerade för utskrift, om inget annat är angivet i E-Blanketter för den aktuella kunden. Om man normalt inte önskar utskrift till skrivare kan detta alltså anges i regeln i E-Blanketter.

Antal kopior. I de fall två eller flera kopior är inställt i blankettens Disposition, skrivs ett original följt av blanketter märkta med Kopia 1 o.s.v., om fältet Kopia också är valt i blankettens design. Om blanketten också skickas på mail, kommer enbart efterföljande kopior att skrivas ut.

Om kunden inte ska ha mail kommer alltså original plus kopia att skrivas ut, och originalet skickas per post. Om kunden istället får t.ex. fakturan på mail, kommer enbart kopian att skrivas ut.

E-Blankett speglar de regler som har angivits i E-Blanketter för kunden.

E-mail. Om t.ex. order ska skrivas ut och regeln angiven på kunden innehåller e-mail för order, kommer dialogen föreslå att e-mail ska skickas till kunden. Man kan därefter välja bort e-mail i det enskilda fallet, eller välja till e-mail på kund som ska ha e-mail en enskild gång.

 

Dialogen kommer att föreslå e-mailadress till den referens som är angiven på t.ex. fakturan. Om ingen referens finns, eller om referensen saknar e-mailadress, kommer istället kundens e-mailadress att föreslås. Detta också då beroende på regler angivna i E-Blanketter.

Det är även möjligt att ange individuella e-mailadresser för varje försäljningsblankett på kundkortet som då kommer att föreslås i första hand.

Genom att klicka på e-mailadressen kan denna förändras och om knappen pil-ner används kan en annan e-mailadress på kunden istället väljas.

Fakturakund. Om fakturor ska skickas och fakturan har en fakturakund registrerad, kommer istället fakturakundens e-mailadresser att föreslås. I första hand föreslås e-mailadress till fakturakundens huvudreferens och i andra hand själva fakturakundens e-mailadress. Listan med e-mailadresser visas då istället adresser på fakturakunden.

E-mail skickat till. Om e-mail används för fakturor till vissa kunder kan adressuppgiften designas in på blanketten. Uppgiften visar då om fakturan skickades via epost, och då också vilken adress som användes. Adressen till mottagaren av fakturan kan designas in i fakturans sidhuvud tillsammans med övriga adressuppgifter.

EDI. Om regeln anger att EDI-faktura ska skickas till kunden kommer fältet i kolumnen E-Blankett istället att visa EDI och kundens EDI-kundnummer som kommer att användas. Detta förutsätter även att kunden har ett EDI-Kundnr registrerat, samt att företaget har ett EDI-kundnr.

 

Om inte företaget eller kunden har inte EDI-Kundnr registrerat, kommer EDI inte att föreslås på fakturan och blanketten kan då inte heller väljas för utskick med EDI.

Detsamma gäller vid utskick med e-mail, finns ingen e-mailadress registrerad på referensen eller kunden kommer kryssrutan att vara inaktiv. Man kan i detta fall ange en e-mailadress, varefter kryssrutan blir aktiv och kan väljas.

Kolumnen Status visar initialt vad som kommer att ske med blanketten, om blanketten ska skrivas ut och / eller skickas till kunden. Efter att eventuella e-blanketter har skickats, kommer istället statuskolumnen att visa statusen för de skickade blanketter, eller om blanketten inte kunde skickas.

 

Kolumnen status visar information om vilka e-mail som har skickats.

När en e-blankett har skickats (eller inte skickats) kan följande meddelanden visas i kolumnen status.

Status

Kommentar

Skapad

E-mail är skapat, men ännu ej skickat eller öppnat för förhandsgranskning i e-mailklienten.

Skickad

E-mail är skapat och skickat eller öppnat för granskning och skickas därefter manuellt genom att trycka på Skicka på själva mailet som nu visas på skärmen (via Outlook). Eller om EDI, innebär meddelandet att EDI-faktura har skickats.

Kunde inte skapas

Ett fel uppstod när e-mail skulle skapas i e-mailklienten.

Kunde inte skickas

Fel uppstod när e-mail skulle skickas eller öppnas i Outlook, alternativt EDI kunde inte skickas.

Färgmarkeringarna på raden indikerar om e-mail eller EDI kunde skickas. Om inte försändelsen kunde skickas kommer raden att visas med en rödaktig bakgrundsfärg. Texten visas understruken vilken innebär att genom att klicka på texten visas det fullständiga meddelandet om anledningen till att försändelsen inte kunde skickas.

 

Kolumnen status visar information om att e-mail inte kunde skapas.

Om t.ex. EDI inte kunde skickas kan detta bero på att drivrutiner för Internettjänster inte är installerade på datorn som försöker skicka EDI. Kontakta i så fall Winbas support för att aktivera tjänsten korrekt.

Statusraden och knappar

Statusraden i dialogens nederkant anger hur många blanketter, t.ex. fakturor som intervallet innehåller. Dessutom visas hur många av blanketterna som kommer att skrivas ut respektive skickas, vilket innebär att informationen kommer att förändras när blanketter väljs bort eller väljs in i dialogen.

Välj inga / välj alla till skrivare eller e-blankett

Knappen Välj inga till skrivare används för att välja bort alla blanketter till skrivare. Eftersom alla blanketter i listan från början är markerade, kan knappen användas för att sedan istället välja in de blanketter som ska skrivas ut.

 

När välja inga till skrivare har valts, växlar knappen läge och kommer istället att välja in alla nästa gång knappen används.

Knappen Välj inga e-blanketter kan på samma sätt användas för att välja bort alla utskick av e-blanketter som från början är valda i listan.

 

När knappen Välj alla e-blanketter sedan väljs, kommer alla blanketter med en e-mailadress att väljs för utskick, även de som från början inte föreslogs i dialogen.

Skicka e-blanketter - Skriv ut på skrivare

Om blanketter både ska skickas och skrivas ut kommer detta ske i två steg, där e-blanketter först skickas varefter utskrift till skrivare kan ske. Om inga e-blanketter ska skickas kommer utskrift till skrivare att ske direkt och då står det också att inga skickas i statusraden, t.ex. efter att knappen inga e-blanketter har valts.

 

När det finns e-blanketter valda kommer knappen Skicka E-Blanketter att visas. Genom att trycka på knappen kommer alla markerade e-blanketter att skickas på e-mail eller EDI.

 

Om det inte finns e-blanketter valda, eller efter att dessa är skickade - kommer istället knappen F7 - Skriv ut att visas och då indikera att själva utskriften till skrivare med markerade rader kan påbörjas. Efter detta kommer då den sedvanliga dialogen utskrift till skrivare att visas.


Se även: