Inventering - Import av inventeringsdata

Winbas hjälp

Inläsning av data från fil skapad i t.ex. Excel med transaktioner som utgör underlag för inventering.

Filnamn med inventering

Ange en fil som innehåller inventeringsdata i kolumner separerade med tab. Filens utseende är olika beroende på om lagerplatser används eller ej.

Används lagerplatser ska filen innehålla Produktnummer, Lagerplats och Inventerat antal.
Används inte lagerplatser innehåller filen enbart två kolumner för Produktnummer respektive Inventerat antal.
Om Kommentar också ska importeras ska kommentaren bifogas i positionen efter Inventerat antal.

Vid flera transaktioner med samma produktnummer

Om en transaktion med en produkt redan finns i inventeringen eller förekommer flera gånger i den inlästa datan, kan valet stå mellan två alternativ.

Ersätt tidigare inventerat antal innebär att tidigare registrerat antal på inventeringstransaktionen skrivs över med det senast inlästa.
Addera till det befintliga antalet lägger till det tidigare antalet för varje ny transaktion i filen.

Alternativa produktnummer

Inläsning av fil kan ske på grundval av alternativa produktnummer, liksom vid manuell registrering av inventering. Detta innebär att filen kan innehålla ett alternativt produktnummer och den relaterade produkten kommer då att registreras på transaktionen.

Vid inventering på alternativa produktnummer, tillåts enbart unika alternativa produktnummer, d.v.s. återfinns ett alternativt nummer på fler än en produkt, kommer denna transaktion inte att skrivas, utan istället anges i Ej registrerade transaktioner.

Inställningar sparas

Alternativen som har valts i denna dialog sparas i databasen till nästa gång importfunktionen används. Man behöver då inte ange t.ex. filnamnet igen om samma filnamn används vid nästa tillfälle.

Ta bort filen efter utförd import

Efter utförd inläsning av en fil bör denna tas bort. Detta för att inte samma produkter återigen ska registreras, vilket i synnerhet är av vikt då inställningen Addera till det befintliga antalet är aktiverad.

Om man av någon anledning önskar att ha kvar det tidigare materialet, kan en kopia av filen tas, alternativt kan alternativet avmarkeras vid körning.

Ej registrerade transaktioner

Om en fil innehåller fält som refererar till en produkt som inte finns registrerad i produkter, kommer transaktionen inte att skrivas till inventeringen. Transaktionen kommer istället att upptas i rapporten Ej registrerade transaktioner efter att importen har utförts. Detsamma gäller för alternativa produktnummer i filen som återfinns på fler än en produkt.

Produktnummer

Produktnummer angivet i filen på den transaktion som inte registrerades i inventering.

Inventerat antal

Det i filen angivna antalet som skulle ha registrerats.

Anmärkning

Anmärkningen innehåller information om varför inte transaktionen skrevs till inventeringen, se beskrivningar om möjliga anmärkningar nedan.

Rad

Rad anger vilken position i filen som inte kunde skrivas. Genom att använda detta radnummer kan transaktionen lättare återfinnas när filen öppnas exempelvis i Excel.

Notera att listan med rapporten Ej registrerade transaktioner sorteras på produktnummer när den visas. Genom att klicka på rubriken för Rad kan listan istället sorteras i ordning med de positioner som inte kunde skrivas för att lättare kunna hitta transaktionen i den ursprungliga filen.

Anmärkningar

Produktnummer finns inte registrerat innebär att produkten registrerad i filen finns inte i företagets produktregister.

Alternativt produktnummer i filen återfinns på fler än en produkt betyder att filen refererar till ett alternativt produktnummer och att detta i sin tur är kopplat till flera möjliga produkter och att programmet därför inte kan avgöra vilken produkt som ska registreras i inventeringen.

Ingen lagerplats finns angiven kan visas om lagerplatser används och position två för lagerplats har lämnats tom i filen och ingen standard lagerplats finns angiven. Notera här att om positionen lämnats tom, kommer i första hand lagerplats angiven på produkten att registreras och i andra hand standard lagerplats.

Lagerplatsen finns inte registrerad kan visas om enbart fasta lagerplatser används och andra ej registrerade lagerplatser inte kan användas. Filen innehåller då en lagerplats som inte finns registrerad i Lagerplatser.

Skriv ut eller skicka till Excel

Rapporten över ej registrerade transaktioner presenteras på skärmen och kan därefter skrivas ut eller skickas till Excel. Om den skickas till Excel kan den därefter skrivas ut eller vidare bearbetas och eventuellt ligga till grund för ett underlag till ny import av inventeringsdata.

Se även:

Att tänka på vid inventering

För inventering m.m. med hjälp av handdator, se avsnitten:

Produktnummer	Produktnummer angivet i filen på den transaktion som inte registrerades i inventering.
Inventerat antal	Det i filen angivna antalet som skulle ha registrerats.
Anmärkning	Anmärkningen innehåller information om varför inte transaktionen skrevs till inventeringen, se beskrivningar om möjliga anmärkningar nedan.
Rad	Rad anger vilken position i filen som inte kunde skrivas. Genom att använda detta radnummer kan transaktionen lättare återfinnas när filen öppnas exempelvis i Excel.
	Notera att listan med rapporten Ej registrerade transaktioner sorteras på produktnummer när den visas. Genom att klicka på rubriken för Rad kan listan istället sorteras i ordning med de positioner som inte kunde skrivas för att lättare kunna hitta transaktionen i den ursprungliga filen.