Översikt Periodiserad bokföring

Winbas hjälp

Knappen Periodisera

Sammanfattning

Syftet med att använda Periodiserad bokföring är att konteringar kan kostnadsföras på ett annat datum framåt eller bakåt i tiden oavsett när de är bokförda. Företaget får alltså möjlighet till periodisering av kostnader i samband med registrering av konteringarna. Kostnader som registreras via t.ex. registrering av verifikationer, registrering eller attestering leverantörsfaktura kan hänföras bakåt eller framåt i tiden.

Det centrala begreppet vid Periodiserad bokföring är Periodiseringsdatum som avser datum knutet till den bokföringsperiod som beloppet ska salderas på. Saldot på perioden baserat på Periodiseringsdatum är avgörande för ett antal rapporter såsom Momsrapport, balansrapport och resultatrapport.

Vid registrering kommer periodiseringsdatum att föreslås baserat på bokföringsdatum och om periodiserad bokföring används, kan periodiseringsdatum då förändras bakåt inom räkenskapsåret eller framåt över nästa räkenskapsår.

Inställningar Bokföring

För att använda Periodiserad bokföring anges bokföringsmodellen Periodiserad bokföring i Inställningar för Bokföring. I detta sammanhang anges även Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter. Detta konto utgör ett uppsamlingskonto på balansrapporten för ej bokförda kostnader framåt i tiden.

Om andra förutbetalda kostnader och upplupna intäkter registreras förutom de som registreras i samband med Periodiserad bokföring, kan det vara idé att använda två olika konton. Dels ett konto för manuell hantering samt ett eget konto för automatisk hantering.

Periodisering av intäkt vid försäljning

Periodisering av intäkt vid försäljning kan göras direkt vid försäljning i Order / faktura, Serviceorder och Kassa. Genom att välja in kolumnen Periodisering i skärmlistan kan periodisering av ett försäljningsbelopp göras redan på transaktionsnivå, och beloppet fördelas jämt över ett intervall om vecka, månad, kvartal, halvår eller år.

Vid periodisering av intäkt i Order / faktura och Serviceorder kan även knappen Periodisera användas. Knappen visas till höger om det föreslagna kontot om konto är valt för registrering vid försäljning i inställningar för order.

Registrering av verifikationer

Periodiseringsdatum kommer att föreslås baserat på datum angivet i verifikationens huvud. Detta datum kan sedan förändras om konteringen ska kostnadsföras på en annan period.

Om periodiseringsdatum förändras ska datum ligga inom innevarande räkenskapsår eller i annat registrerat räkenskapsår framåt i tiden. Periodiseringsdatum kan alltså inte anges tidigare än innevarande räkenskapsår.

Om datum angivet i verifikationens huvud därefter förändras efter att ett antal konteringar har registrerats, kommer en fråga att ställas huruvida registrerade Periodiseringsdatum även ska förändras till detta datum.

Registrering av bokslutstransaktioner

Periodiseringsdatum föreslås inte vid Registrering av bokslutstransaktioner då bokföringsdatum anges efter alla transaktioner är registrerade i samband med Godkännande av bokslutstransaktioner. Det är däremot möjligt att ange ett periodiseringsdatum på transaktionerna och detta datum kommer då att användas vid godkännandet. Om datum inte anges kommer istället det bokföringsdatum att användas som anges vid godkännandet.

Om periodiseringsdatum förändras ska datum ligga inom innevarande räkenskapsår eller i annat registrerat räkenskapsår framåt i tiden, liksom vid registrering av verifikationer.

Kontering av Kundfaktura

Vid manuell fakturaregistrering eller kundinbetalning kommer periodiseringsdatum att följa konteringarnas bokföringsdatum som då är fakturadatum. Detta förslag kan sedan förändras på kontering av försäljning till ett datum inom det intervall som är angivet för fakturadatum i Inställningar för kunder. Kontering av kundfordran kan inte förändras med avseende på periodiseringsdatum.

Kontering av Kundinbetalning (ej periodiserad)

Periodiseringsdatum på kundinbetalning kommer att föreslås på grundval av fakturans betaldatum. Periodiseringsdatum kan därefter inte förändras i samband med betalning.

Kontering av Leverantörsfaktura

Vid registrering föreslås alltid fakturadatum som kostnadens datum och detta datum kan därefter ändras till att vara från räkenskapsårets början, eller till slutet av ett kommande registrerat räkenskapsår. M.a.o. det finns möjlighet till periodisering mycket långt fram i tiden. Dock ska periodiseringsdatum alltid vara inom det intervall som är angivet för fakturadatum i Inställningar för leverantörer. Föreslaget periodiseringsdatum kan inte ändras vid konteringstypen Fakturabelopp.

Faktura-attest

Om inställningen Använd attestkonto används i Inställningar leverantörer, kommer periodiseringsdatum liksom bokföringsdatum att föreslås baserat på systemdatum. Om istället s.k. Grupp-attest används kommer bokföringsdatum och periodiseringsdatum istället utgöras av fakturans fakturadatum.

Betalningsförslag och Avbokning (ej periodiserade)

Periodiseringsdatum föreslås från systemdatum med avseende på de fyra första betalningssätten Förskott, Kontant, Bankgiro och Postgiro och övriga beroende på inställningen Betaldatum för fakturor som ej går till avbokning - Förfallodatum eller systemdatum i Inställningar för leverantörer. Periodiseringsdatum kan inte förändras i samband med Betalningsförslag eller Avbokning.

Knappen Periodisera

Knappen periodisera används för att fördela ett belopp på ett visst antal angivna perioder (periodiseringsdatum). Genom att först registrera en transaktion på ett konto med det totala beloppet som ska periodiseras, används knappen därefter för att visa dialogen där t.o.m. datum eller antal perioder anges.

Listan med konteringar och kontosaldo

Om periodiserad bokföring används kommer listan med kontoutdraget och saldo för konto, resultatenhet, projekt och specifikationer att sorteras på periodiseringsdatum och kolumnen för datum att innehålla periodiseringsdatum istället för bokföringsdatum.

Verifikationslistor

Vid periodiserad bokföring kan kolumnen Periodiseringsdatum väljas in i rapporterna verifikationslista, verifikationslista per resultatenhet och verifikationslista per projekt. Om inte periodiseringsdatum har ändrats, eller periodiserad bokföring tidigare inte har använts, kommer kolumnen att vara samma som bokföringsdatum.

Huvudbok

Vid periodiserad bokföring kommer huvudboken att baseras på periodiseringsdatum och huvudbokens datumkolumn att innehålla periodiseringsdatum istället för bokföringsdatum.

På Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter specificeras fiktiva transaktioner som har bokförts inom perioden, men periodiserats framåt i tiden på andra konton. Om annan registrering har skett på själva kontot Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, kommer även registrerade transaktioner att visas inom perioden på normalt sätt (rekommendationen är dock att ha detta konto reserverat för periodiseringar).

Balansrapport

Då balansräkningen skrivs ut kommer periodiserade transaktioner som hänförs fram i tiden, d.v.s. efter balansrapportens slutperiod, att samlas upp på Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter angivet i inställningar för bokföring. Periodbeloppet och det ackumulerade beloppet i balansrapporten innehåller då summan av konteringarna framåt med vänt tecken, d.v.s. att kontering registrerad i kredit påverkar periodbeloppet positivt. Liksom övriga belopp i balansrapporten, bygger periodiserade transaktioner framåt på uppdaterade verifikationer.

Nytt räkenskapsår

Vid nytt räkenskapsår och valet Skapa ingående balans för nytt räkenskapsår, kommer överskjutande periodisering till nästa år att föras över som ingående balans på det angivna kontot för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter. Uppdaterade verifikationer som ligger framåt i tiden i förhållande till innevarande räkenskapsår kommer då att utgöra ingående balans på kontot med vänt tecken.

Vid definitiv eller preliminär överföring till nytt räkenskapsår kommer en bokföringsorder att skapas med automatik på det nya året innehållande periodiserade konteringar framåt i tiden. Verifikatet kommer att motkonteras med kontot Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter angivet i inställningar för bokföring.

Bokföring via integration

Det sammandrag som skrivs ut på fakturajournaler kommer inte att delas upp per period. För att periodiserad bokföring ska fungera tillfredställande krävs att man använder Bokföring via integration av journaler till redovisningen. Vid Detaljerad verifikation angiven i t.ex. Inställningar Kunder - Integration eller motsvarande för leverantörer, kommer periodiseringsdatum att föras över till redovisningen enligt konteringen. Vid inställningen Summerad per dag kommer summeringen av bokföringsunderlaget istället att vara uppdelad på periodiseringsdatum.

Slutsats integration och periodiserad bokföring

För att få bästa resultatet vid periodiserad bokföring och integration, bör något av alternativen Detaljerad verifikation eller Summerad per dag användas vid integration av journalerna.

 

Riktlinjer vid bokföring via integration och periodiserad bokföring

Då det finns i huvudsak fyra olika journaler som skapar ganska stora mängder konteringar, nämligen kundreskontra fakturor och betalningar samt leverantörsreskontra fakturor och betalningar bör hänsyn tas till avstämningsmöjligheter.

Vi föreslår att fakturajournaler integreras detaljerat medan betalningsjournalerna integreras summerade per om periodiserad bokföring används. Integrationsnivån bör efterlikna kontoutdrag och därför kan det vara så att kundbetalningar skall summeras medan leverantörsbetalningar är detaljerade. Se kontoutdrag från post, bank rörande in- och utbetalningar för att bestämma nivå.

Det kan å andra sidan vara intressant att kunna se både fakturan och betalningen i detalj om automatiska analysprogram används. Tala med er revisor om det kan vara till någon fördel. Om så är fallet kan Excelrapporter utformas för att ge dagsbeloppen som går in och ut från kontot. Denna hjälp kan installatören bistå med.