Säljstöd Inställningar

Winbas hjälp

Nya Organisationer / Kontakter

Varje organisation eller kontakt som registreras i säljstöd får ett nummer. Ange vilket nästa nummer för organisation eller kontakt ska vara.

Organisationer och Kontakter registreras direkt i systemet och/eller hämtas från Winbas administrativa företag automatiskt eller via Dataöverföring.

Ta bort Organisationer

WB-rättigheter för att ta bort organisation. Det finns möjlighet för administratören att begränsa borttagning av organisationer i Winbas Säljstöd. Om inställningen WB-rättigheter för att ta bort organisation sätts, kommer borttagning av organisationer enbart att tillåtas för användare med specifika WB-rättigheter.

Använd inställningen om organisationer normalt inte ska tas bort från systemet, och där felaktig borttagning kan innebära att aktiviteter, kalender, dokument och andra noteringar tas bort tillsammans med organisationen och då kan bli svåra att återskapa.

Data från Winbas till Säljstöd

Uppdatera organisationer och kontakter

Uppdatera organisationer och kontakter med nya/ändrade kunder, leverantörer och referenser från Winbas.

Används dessa alternativ sker automatisk synkronisering av data från Winbas till Säljstöd. Uppdateringen sker vid start av säljstöd och baseras på datum registrerat i Senaste uppdatering. Inställningarna korresponderar mot inställningen i Data från Säljstöd till Winbas nedan.

Uppdatera kunder och referenser innebär att organisationer uppdateras mot Winbas kundregister och kontakter mot underliggande referenser.

Uppdatera kunder och referenser innebär att organisationer uppdateras mot Winbas leverantörer och kontakter mot leverantörernas referenser.

Använd postadress vid urval av sammanslagning på organisation

Aktivera detta alternativ om Winbas kundregister eller leverantörsregister inbegriper flera poster med samma namn, men är belägna på olika orter. Inställningen medför då att vid överföring, antingen vid start av programmet eller från eller via Dataöverföring skapas en ny organisation även om Kunden / Leverantören har samma namn, förutsatt att postadressen skiljer sig från den på organisationen.

Om inställningen är aktiverad innebär det även att sökning på angivet namn vid registrering av organisation inte sker på befintlig post med samma namn, eftersom flera med samma namn då kan förekomma. Använd i detta fall söklistan för att välja en organisation efter att namn eller del av namn har angivits.

Namn registreras med

Bestämmer om organisationens namn ska registreras med namn eller söknamn från respektive kund eller leverantör.

Även när en organisation som pekar mot en kund eller leverantör i ett företag sparas används denna inställning. Dialogen som visas när man sparar en organisation med ett kundnamn eller leverantörsnamn som inte är samma som organisationens, ser ut ungefär så här:

"Leverantörsnummer XX i FTGXX har angivits på organisationen. Namnet på denna leverantör skiljer sig från namnet på organisationen.

...Ska leverantören sparas ändå ?"

Denna dialog har följande kryssfrågor:

Ändra leverantörens söknamn
Ändra leverantörens namn

Man kan därmed ta ställning till om Söknamn och / eller Namn ska ändras i Winbas. Dialogen föreslår utifrån den inställning man har i Namn registreras med : Söknamn / Namn.

Data från Säljstöd till Winbas

Spara ändring i Organisation eller Kontakt till Kund / Leverantör eller referens i Winbas

Skriver ändrad data till Winbas företag när ändringar sker i organisationer eller kontakter.

Tillåt användare spara ändring i Kund och Leverantör oavsett Winbas rättigheter

Inställningen tillåter ändring i Kund och Leverantör oavsett vilken rättighet användaren har i Winbas. Standardvärdet för denna inställning är Ja. Om inställningen kopplas bort kommer istället användarens rättigheter att gälla för ändring i Kund och Leverantör även från Säljstöd.

Data från Säljstöd till Microsoft Outlook

Dessa två alternativ är till för att automatiskt sätta krysset Lägg till adressbok i Organisationer / Kontakter. Krysset styr om posten ska skrivas till Microsoft Outlook.

Föreslå Lägg till adressbok : Vid ny organisation
Föreslå Lägg till adressbok : Vid ny kontakt

Användes alternativen sätts krysset vid F7 – Spara och är användarinställningarna satta, skapas kontakten i Outlook direkt. Alternativen berör förutom att spara Organisationer / Kontakter även uppdatering av organisationer och kontakter med nya kunder, leverantörer och referenser från Winbas beskriven ovan.

Dokument

Datum / tid

Det är möjligt att välja om dokument ska registreras enbart med datum, eller med datum och tid:

Enbart datum visar enbart datum i skärmlistan och registrerar också bara datum från filen.

Datum och tid innebär att också en tidstämpel sätts tillsammans med datum. Tidpunkten föreslås på samma sätt från den fil som registreras och kan också förändras i dialogen Ändra registrering. Tiden kommer då också att visas i skärmlistan tillsammans med datum och utgöra en sortering under samma dag.

Kopia av fil vid kopiera / klistra in, eller dra och släpp

Inställningen visar en fråga om kopiering till server ska ske när filer klistras in eller dras in i fliken Dokument.

Fråga om kopiering till mapp innebär att dialogen för att placera filen på gemensam servermapp visas. Om alternativet är aktiverat kommer alla användare att få åtkomst till filerna som kopieras om detta väljs i dialogen.

Om inställningen stängs av kommer inte dialogen för kopiering att visas, och genvägar kommer alltid att skapas till filer som dras in från filsystemet.

Mappar för dokument

Det finns möjlighet att definiera egna mappar på serverenheten för de mappar som delas av alla användare. T.ex. kan mappen för e-mail som klistras in, eller dras in från Outlook in ändras. Även mappen där lokala kopierade filer till servern placeras kan ändras till en annan gemensam mapp.

Standardmapp

Innehåll

<Server>\Dokument

Word och Excel-filer som skapas i Säljstöd.

<Server>\Mail

E-mail som klistras in från Outlook.

<Server>\Dokument

Kopierade filer från lokal mapp till server.

Använd knappen vid sökvägen för att bläddra fram till rätt mapp på servern. Det är också möjligt att skapa en ny mapp i filsystemet via dialogen.

För ytterligare information om hantering av dokument, se avsnittet:

Lösenord för säljstödsdatabas

Databasen Saljstod.mdb är försedd med lösenord. Lösenordet kan ändras i med knappen Lösenord, om användaren är inloggad som WB - Supervisor.

När lösenordet ändras i inställningar, ändas både det fysiska lösenordet i databasen samt referensen till lösenordet som programmet använder.

Om lösenordet av någon anledning har ändrats direkt i Access kan inte säljstödsprogrammet startas, men om användaren loggar in som WB ges möjlighet att ange lösenord vid programstart.

I detta fall ändras endast referensen till lösenordet som programmet använder.

Följande kriterier gäller vid ändring av lösenord i Säljstöd.

Se även: