Version 2006-11-20

Winbas hjälp

Tidigare Nyheter

Nedan följer nyheter i Winbas avseende respektive version i omvänd kronologisk ordning med start från version 2006-07-03.

Version 2006-09-28 / 2006-11-20

Version 2006-07-03

Version 2006-09-28 / 2006-11-20

Beskrivning av nyheter i version 2006-09-28 och 2006-11-20.
Version 2006-11-20 finns även för gratis nedladdning för en användare.

Anpassa varningar och signaler

Vid registrering i t.ex. Order / faktura kan varningar som t.ex. överskriden kreditgräns samt signaltexter från t.ex. kund visas när kunden har angivits. Nu visas alla förekommande varningar och signaler med möjlighet att bestämma om dessa ska visas som dialogruta med OK-knapp eller som information i Winbas statusrad. Ytterligare ges möjlighet att koppla en viss färg eller ett speciellt ljud till en varning i en viss situation när t.ex. en signaltext visas i statusraden.

Möjligheten att ändra hur signalerna ska visas kan då t.ex. innebära att:

Signaltext för kund kan visas som dialogruta och OK måste tryckas vid registrering i Order / faktura.

Varningen Överskriden kreditgräns kan visas som informationsruta i statusraden samtidigt som registrering fortsätter.

Varningen Överskriden kreditgräns - Utan inneliggande order

Varningen om överskriden kreditgräns visas om kundfordran på den aktuella kunden eller fakturakunden, överskrider kreditgränsen angiven på kunden eller fakturakunden. Till kundfordran tillkommer den totala ordersumman i inneliggande order på själva kunden, eller kundens fakturakund om sådan finns angiven.

Den nya inställningen Inkludera inneliggande order, ger möjlighet att koppla bort ordersumman från beräkningen som ligger till grund för varningen.

Kvantitetsrabatt - Ny inställning: Rabatt på rabatt

Inställningen Rabatt på rabatt gäller när rabatter anges i procent och kvantitetsrabatt Läggs till rabatt och anger då om kvantitetsrabatten ska beräknas på nettopriset efter andra rabatter enligt principen procent på procent. Inställningen är påslagen enligt standard och kan då kopplas bort t.ex. när negativa kvantitetsrabatter används för att dra ner andra rabatter vid mindre försäljningar.

Om inställningen inte används kommer istället kvantitetsrabatten att räknas på brutto utpris. I de fall begreppet kvantitetsrabatt används med negativa procentsatser för att parera generella rabatter när kunden gör små inköp, ska alltså inställningen inte användas.

För exempel se avsnittet:

Kampanjprislista - Förslag vid ny kund

När en tillfällig specialprislista användas på kunder som kampanjprislista under en kampanj, kan denna nu väljas in på nya kunder per automatik om så önskas. Genom att ange en kampanjprislista i inställningarna avseende Förslag vid ny kund kommer denna prislista nu att föreslås automatiskt när en ny kund registreras.

Kundinbetalningar - Välj bort frågan om räntetransaktion

Nu finns möjlighet att välja bort dialogrutan Skapa räntetransaktion som visas om inbetalning gjorts efter förfallodatum och andra förutsättningar är uppfyllda för att räntetransaktion ska skapas.

Följande inställningsmöjligheter finns:

  1. Att aldrig skapa räntetransaktioner om inte räntefakturering tillämpas.

  2. Skapa räntetransaktion efter fråga med Dialogen Skapa räntetransaktion enligt standardinställning.
  3. Att räntetransaktioner alltid skapas när alla förutsättningar är uppfyllda och därefter istället eventuellt tas bort eller bearbetas vidare vid ett senare ställningstagande i Räntetransaktioner.

Kundinbetalningar - OCR-inbetalningar

Den tidigare separata modulen för inläsning av OCR-inbetalningar med fil från Bankgirot eller Postgirot (Plusgiro) ersätts fr.o.m. nu med motsvarande funktion i Winbas standardutförande. Funktionen nås från rutinen Kundinbetalningar och innebär en automatiserad inläsning av betalningstransaktionerna.

För ytterligare information om denna service och inläsning, se avsnitten:

Inställningar Order - Längdsiffra i OCR-nummer på fakturor

Vid utskrift av eventuellt OCR-nummer på fakturablankett eller krav, för senare referens vid kundinbetalningar, utgör OCR-nummer själva fakturanumret samt en kontrollsiffra.

I vissa lägen kan även en längdsiffra behöva inkluderas i OCR-numret, detta gäller då främst i de fall man använder plusgirobetalningar mot sina kunder.

Den nya inställningen Använd längdsiffra i OCR-nummer enligt standard för plusgiro anges för att använda längdsiffra i OCR-nummer:

Order / faktura - Kortbetalningar

Liksom tidigare i Kassa kan nu kortbetalningar göras även i Order / faktura. Den tidigare dialogen som visades när användaren är satt till kassahantering har nu bytts ut mot den mer kompletta dialogen, motsvarande den i Kassa - med möjlighet att t.ex. utföra kontantbetalningar, kortbetalningar, dela upp betalningar mellan olika betalningssätt eller skapa fakturor från kassasituationen.

Den som tidigare har använt olika betalningsvillkor för kontant betalning för t.ex. extern kortdragare eller liknande tidigare, kan komma att behöva komplettera betalningssätten och eventuella konton i inställningarna för kassahantering:

Projekt

Följande funktioner har tillkommit i samband med registrering av projekt och projekthantering:

Föreslå kund och adressuppgifter när projektet väljs vid registrering är ett nytt alternativ som kan anges på projektet som innebär att när projektet väljs t.ex. i Order / faktura, kommer kunden angiven på projektet, leveransadress m.m. automatiskt att fyllas på ordern. Ingen kund behöver anges innan, utan utgångspunkten för registrering blir istället projektbegreppet.

Prislista och specialprislista kan anges på projektet. När något av dessa begrepp finns angivna på ett projekt som sedan används vid t.ex. en order, kommer priser angivna i dessa prislistor istället för själva kundens prislistor att användas.

För ytterligare information se följande avsnitt i registrering av projekt:

Serviceorder

Följande funktioner har tillkommit i Serviceorder:

Leveransadress är ny flik för registrering av leveransadress på serviceordern. Leveransadress är en kompletterande uppgift till de redan befintliga adressuppgifterna för Beställare och Betalare. Uppgifterna i Leveransadress kan vara samma som för Beställare, om inget annat anges - eller t.ex. någon av Betalarens (kundens) registrerade leveransadresser.

Kommentar är en ny flik som kan användas för att utföra eventuella förändringar av försäljningstexten från kund på den enskilda serviceordern. Försäljningstexten föreslås som kommentar när kunden väljs, och kan därefter skrivas ut på servicesedel eller utlämningskvitto.

Inlämningskvitto / utlämningskvitto kan nu designas med ett antal nya fält i blankettens huvud såsom beställarens adressuppgifter (som komplement till leveransadress), telefon, samt datum och serienummer. Möjlighet finns även att designa texterna anmälan / åtgärd i blanketternas huvud, istället för att dessa ska skrivas ut som kommentarer på rader. Dessa totalt tio nya fält designas då på orderblankett och följesedel med ordertyp 6 (serviceorder) och är unika för just utskrift av serviceorder.

Fakturor genererade från Serviceorder kan nu även innehålla Serienummer och Åtgärdat datum i de fall dessa krävs på fakturablanketten.

E-mail på kund och leverantör - upp till 200 tecken

Den möjliga längden vid registrering av e-mail på kunder och leverantörer, samt referenser på dessa har ökats från tidigare 50 tecken till upp till 200 möjliga tecken. Detta för att i större utsträckning kunna registrera flera adresser separerade med semikolon, när t.ex. fakturor ska aviseras via e-mail till flera mottagare samtidigt hos kunden eller till en viss säljare. För e-mailavisering av blanketter i allmänhet, se avsnittet:

Denna möjlighet ska inte förväxlas med möjligheten att skicka Internkopia som alltid följer en viss blankett, t.ex. fakturor till den egna ekonomiavdelningen. Dessa inställningar görs istället på blankettnivå:

Alternativ som sparas till nästa gång

Följande funktioner kommer nu ihåg sin tidigare inställning för respektive användare till nästa gång Winbas startas:

Dölj inpris, kostnad och TG

Den tidigare funktionen Dölj inpris, kostnad och TG kommer nu ihåg tidigare inställning. D.v.s. har man dolda kostnader när Winbas avslutas, kommer kostnader att förbli dolda nästa gång Winbas startas av användaren.

Beställningsunderlag - Visa underlag för alla användare

När man väljer bort krysset Visa enbart underlag för användare, kommer alla transaktioner att visas.

Krysset kommer då att vara bortmarkerat nästa gång Beställningsunderlag startas, eller Winbas startas om - tills krysset aktiveras igen av den aktuella användaren.

Nya kolumner i skärmlistor

Följande kolumner har efter önskemål tillkommit i skärmlistor som efter behov kan väljas in i diverse rutiner:

Betalningsförslag - Leverantörens söknamn kan väljas in i skärmlistan för lättare överblick när listan med betalningar skickas exempelvis till Excel.

Beställning - Transaktioner - Lev.artikelnr ger möjlighet att välja in leverantörens artikelnummer i skärmlistan med beställningens transaktioner som komplement till det vanliga produktnumret.

Leverantörer - Statistik - Lev.artikelnr kan väljas in i skärmlistan Leverantörsstatistik.

Produkter - Selektering på alternativa produktnummer

Genom att ange ett alternativt produktnummer i fönstret produkter, eventuellt i kombination med andra sökbegrepp och därefter välja Selektera, visas produkterna med detta alternativa produktnummer, knutet till den rubrik som selekteringen utfördes på. På detta sätt kan man på ett enkelt sätt få fram en lista med produkter knutna till ett visst alternativt produktnummer.

Skillnaden mellan denna selektering i produkter och att t.ex. ange ett alternativt nummer vid försäljning i Order / faktura blir då att alternativt nummer i vid försäljning visar produkter avsett vilken rubrik (typ av alternativnr) som den har angivits på.

Flera Winbas i gång på samma dator

Normalt tillåts inte flera instanser av Winbas på en och samma klient. Om Winbas är igång när man försöker starta upp programmet på nytt, ges meddelandet "Winbas är redan igång" och föregående instans av programmet aktiveras. Genom att använda den nya inställningen Tillåt flera instanser av Winbas, kan denna regel frångås om man t.ex. har lagt upp genvägar till olika företag som då samtidigt kan användas. Se avsnittet Systeminställningar för vidare riktlinjer:

Innehåll

Version 2006-07-03

E-mailavisering till referens eller kund

Normalt kommer e-mailadress till den referens som är angiven på t.ex. fakturan att föreslås vid e-mailavisering av blanketter. Detta kan förändras så att adressen angiven på själva kunden istället alltid föreslås, detta genom nya inställningar för reglerna i e-blanketter.

Genom att ange att kundens e-mailadress ska användas vid e-mailavisering, kan man skicka t.ex. fakturor centralt, medan t.ex. order kanske ska skickas till en speciell referens. Genom att definiera olika regler för e-blanketter, kan olika kunder hanteras efter deras specifika önskemål.

E-blankett - Förslag vid ny kund / leverantör

När en regel tidigare bestämd i E-Blanketter anges på kunden eller leverantören aktiveras denna för distribution av elektroniska blanketter, som t.ex. e-mailavisering vid direktutskrift. Genom att ange ett förslag vid ny kund / leverantör kommer denna regel nu att föreslås automatiskt när en ny kund eller leverantör registreras.

E-mailavisering med Windows-alternativet

När blankett sänds med e-mail via det s.k. Windows-alternativet (inte Outlook) finns nu kompletterande inställningar med avseende på avsändare, server och inloggningsuppgifter, samt även själva texten i mailet. Texten kan då användas som ett komplement till de signaturer som normalt används i Outlook. Angivna texter för beställning / försäljning kommer i detta fall att användas oavsett om man väljer alternativet Outlook eller Windows för att skicka e-mail.

I dialogen inställningar för blanketter via e-mail görs för övrigt annars inställningar som kan behövas främst med avseende på t.ex. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) när e-mail skickas med alternativet Windows.

E-mailavisering med PDF-bilaga

Som komplement till det tidigare formatet GIF (Graphics Document Format), kan nu även formatet PDF (Portable Document Format) väljas som format för bilagan med blanketten när e-mail skickas t.ex. via Direktutskrift / Skicka e-blankett eller Utskrifter Administration - Skicka e-blanketter.

Inställningen som avgör vilken typ av fil som blanketten ska skickas med, görs då i Inställningar för blanketter.

Skapa PDF av rapporter

PDF-filer kan nu även skapas av alla rapporter som kan skrivas till Bildskärm, d.v.s. rapporterna i Utskrifter Administration, Utskrifter Bokföring samt skärmlistor och söklistor som exporteras till Bildskärm. Genom att välja knappen Spara som PDF föreslås ett filnamn och senaste mapp.

Försäljning - Söklista Produkter - Visa enbart lagerartiklar

Om söklista med produkter öppnas i samband med Försäljning kan söklistan begränsas till enbart produkter som är lagerartiklar.

Utöver som tidigare i Kassa, gäller detta nu även Offertregistrering, Order / faktura och Serviceorder

Leverantörsfakturor - Attestsignatur föreslås

Vid registrering av leverantörsfakturor föreslås alternativet Attest om så är satt på leverantören. Nu kan även själva signaturen föreslås automatiskt, alltså den användare som senare ska attestera leverantörsfakturan. Om attestsignatur finns angiven på leverantören, kommer denna att föreslås vid attest av fakturan. Om ingen attestsignatur finns registrerad, kommer istället signatur angiven som förslag vid ny leverantör att föreslås.

Beställningsunderlag

Följande mindre förändringar har gjorts med avseende på rutinerna kring skapande av Beställningsunderlag i synnerhet från Order / faktura:

Projekt angivet på orderns huvud sätts nu även på beställningens huvud när beställning skapas direkt från knappen F5 - Beställning i Order / faktura. Tidigare har enbart projekt angivet på orderns transaktioner satts.

Orderhuvud sparas automatiskt. Orderns uppgifter i huvudet automatsparas när knappen F5 - Beställning väljs i Order / faktura, efter att t.ex. en leveransadress har angivits i efterhand på ordern.

Ja till alla är en ny knapp i dialogen som visas i de fall produkten redan finns i befintligt beställningsunderlag, och innebär att alla eventuellt befintliga produkter i beställningsunderlaget registreras igen. Dialogen kommer i detta läge alltså enbart att visas en gång, istället för som tidigare (knappen Ja) för varje gång en produkt finns registrerad.

Skapa beställningar. Om fönstret Beställning har varit öppet i tidigare versioner, har inte nya beställningar lagts till listan över skapade beställningar efter att Skapa beställningar utförts i beställningsunderlag. I denna version kommer alltid nya beställningar att läggas till listan över skapade beställningar, oavsett om fönstret Beställning tidigare är öppet eller ej.

Innehåll


Nyheter version 2006-05-05

  Gå till www.winbas.com