Nyheter 2014-09-16

Nedan följer tidigare nyheter i Winbas för respektive version med start från version 2014-09-16.

Normalt används kundens momskod som föreslås på varje ny order. I denna version kan momskoden på ordern ändras till en annan moms, från t.ex. Inrikes moms till Inrikes momsfri.

Order - Ändra momskod

Momskoden kan då t.ex. ändras till momsfri vid omvänd skattskyldighet i förekommande fall, när kunden normalt annars är momspliktig.

Ett annat exempel kan vara s.k. konsignationslager d.v.s. egna varor man flyttar till kunder som normalt faktureras moms. Lageromflyttningen till den aktuella lagerplatsen kan då göras med momskod intern, och sålda varor faktureras med ordinarie moms.

Momsen kan också behöva ändras när vissa enstaka leveranser till utländska kunder ska gå till en svensk adress och är momspliktig med svensk moms. Kunden är i detta fall satt till Export och kan då förändras till Inrikes moms på den enskilda ordern.

Befintlig order. När momskod på en befintlig order ska ändras, ändras också de befintliga radernas moms. Detta gäller då alla ingående rader med produkter som är momsbelagda samt försäljningskonton.

Byte av kund. Detsamma sker vid byte av kund på en befintlig order, eller när en tidigare order ska kopieras till en annan kund med annan momskod. Vid kopiering av en tidigare order eller faktura till en annan kund kommer den nya kundens momskod automatiskt att gälla även på den nya ordern. Alternativt kommer en eventuellt förändrad momskod på den nya ordern att användas, om den har förändrats efter att kundens moms har föreslagits på ordern.

Serviceorder. Momsen på en ny eller befintlig kundorder ändras normalt i Order / faktura, men kan i denna version också vid behov ändras på en offert eller serviceorder. Vid ändring av momskod på en serviceorder, kommer ingående rader att påverkas på samma sätt när det gäller transaktionernas momskoder och försäljningskonton.

Prislista vid ändrad moms. I vissa lägen måste också prislistan ändras när momskoden på en order ändras. Vid ändring till momskod Intern kommer priserna på befintliga rader att sättas till internt pris, d.v.s. radens kostnad. Ordern kommer då att bli föremål för Internfakturering.

Vid ändring från Intern till annan momskod ändras priset till ordinarie försäljningspris. I detta fall kommer kundens vanliga prislista att användas för prissättningen.

Statistik vid internuttag. I de fall inställningen Statistik vid internuttag inte aktiverad kommer internförsäljning även vid order som har ändrats till Intern på kunder med annan momskod att påverkas. Order med momskod Intern kommer då inte att ingå i produktkortets statistik, periodstatistik eller Detaljstatistik.

Moms ingår. Ändring från momskoden Moms ingår till annan moms kan inte göras. Detta beroende på att priser då är registrerade inklusive moms. Ändring till Moms ingår från annan moms kan av samma skäl ej heller utföras.

Kassa. När kunden byts på en kassaorder kommer momsen också att bytas på ordern tillsammans med prislistan. Befintliga rader kommer då att uppdateras baserat på den nya kundens momskod. Detta gäller också vid kopiering av tidigare order in i kassa, där momskoden för kontantkunden eller annan vald kund kommer att ligga till grund för konton och momskoder på de kopierade raderna.

Transaktionsrad. I de fall Momskod är invald på orderns transaktionssida kan momsen ändras för enskild rad. Om momskoden ändras på enskild transaktion kommer också försäljningskontot att ändras till det automatiska förslaget baserat på inställningar eller produktgrupp. Detta oavsett om Konto har valts in för registrering på transaktionssidan. Detta gäller då t.ex. transaktionssidan i Order / faktura eller Serviceorder, samt även när ändringar utförs på registrerade rader i Kassa.

Samfakturering. I de fall flera olika typer av moms förekommer på samma kund, kommer fakturorna att delas upp per momskod. Kundens ingående order kommer alltså att delas upp per momskod om flera olika momskoder används på olika order, så att t.ex. momsfria order läggs på en egen faktura.

Detsamma gäller om försäljning i olika valutor har skett till kunden. Då kommer en faktura per valutakod att skapas till samma kund.

Transaktionens momskod. Normalt används upp till tre momssatser vid inrikes försäljning där momskoden på transaktionen avser vilken moms som gäller vid försäljning av den aktuella produkten. Om verksamheten enbart använder t.ex. moms 1 - 25 %, har resterande momssatser istället kunnat användas vid utrikes försäljning där momsen skiljer sig från den svenska.

Ytterligare momssatser och konton. I och med denna version har antalet momssatser vid exportförsäljning utökats för att stödja ett större antal differentierade momssatser inom EU. Efter ordinarie moms 1 - 25 %, moms 2 -12 % och moms 3 - 6 % följer momskoder reserverade för export med start från momskod 4.

Utöver själva transaktionens momskod och momssats, ska också en benämning anges för att lättare kunna identifiera momsen. Därtill kommer försäljningskonton och konton för utgående moms.

Landskoder. Registrerade momskoder anges i Momskod export på landskoden för det aktuella landet. När en momskod har angivits på landet kommer momssatsen och registrerade konton att användas. Detta istället för ordinarie konton för Utförsel inom EU och Export ej EU från produktgruppen eller inställningar.

Knappen pil ner. I de sammanhang momskoder för exportförsäljning kan förekomma visas i de i listan via pil ner vid momskod.

Detta gäller t.ex. när momsen väljs in för det aktuella land när Momskod export anges i Landskoder. Utöver ordinarie momssatser visas momskodens registrerade benämning och angiven momssats för momskoden.

Kompabilitet. I de fall man tidigare har använt t.ex. Moms 2 och Moms 3 för exportförsäljning behöver inga ändringar göras. Moms 2 och Moms 3 kan användas för export även i denna version, och ytterligare momssatser vid exportförsäljning kan användas när behovet uppstår.

Kundmallar är ett nytt koncept som utgör ett läge mellan registrering av nya kunder och det automatiska standardförslaget vid ny kund.

När nya kunder registreras hämtas uppgifter från Förslag vid ny kund när kunden sparas. Genom att använda kundmallar kan också en valfri uppsättning med olika uppgifter väljas in direkt när en ny kund registreras. En kundmall representerar då en typkund där de vanligaste uppgifterna som är signifikanta för denna typ av kund har angivits i mallen.

Registrera kundmall. Mallen ges ett namn förknippat med typen av kund, t.ex. "Danmark", "ÅF", eller "Web". Egenskaperna som anges för mallen motsvarar de som återfinns i avsnittet Förslag vid ny kund i inställningar för kunder. De uppgifter som inte anges kommer ej heller att föreslås när mallen används. Uppgifter som har utelämnats kommer på vanligt sätt automatiskt att registreras från inställningar när kunden sparas.

Använd kundmall. Knappen Välj kundmall visar en lista med registrerade kundmallar vid registrering av kunder. De kolumner som har anpassats för listan i Kundmallar kommer också att visas när en mall ska väljas från listan i Kunder.

När en mall har valts kommer uppgifter registrerade i mallen automatiskt att fyllas på i kundkortet. Användaren har då möjlighet att granska förslaget från kundmallen och eventuellt göra kundunika detaljändringar innan kunden sparas.

Registrering av kundmallar kan också nås som en genväg i menyn vid högerklick på listan när den har öppnats i kundkortet. Eventuella justeringar och tillägg i kundmallar kan då utföras direkt från kundkortet om rättigheten Grundregister finns angiven.

Landskoder. Som ett komplement till att registrera Valutakod och Språk på ett specifikt land, kan nu istället en kundmall registreras på landet. På motsvarande sätt anges landskoden vid registrering av ny kund, och alla uppgifter i mallen kommer automatiskt att föreslås på kunden. Detta på samma sätt som när själva mallen väljs på kunden.

När en faktura som är journalförd ska tas bort sätts den till alltid status M - Makulerad och omvända konteringsrader skapas. Leverantörsfakturor som däremot inte ingår i ett bokföringsunderlag kan istället helt tas bort ur systemet, t.ex. efter en felregistrering.

I denna version är det nu också möjligt att makulera en faktura som inte är journalförd och alltså inte gått vidare till bokföringen. Fakturan kommer då att sättas till M - Makulerad på samma sätt som om den ingick i ett bokföringsunderlag. Använd makulering av ej bokförd faktura för spårbarhet och därmed också undvika luckor i serien för fakturornas internnummer vid borttagning.

I de fall avgift för frakt hanteras automatiskt kan nu även ett gränsbelopp anges. Gränsbeloppet gäller oavsett om procent av nettobeloppet eller fast belopp i kronor används. Uppgiften kan användas om enbart fakturor som underskrider ett visst belopp ska debiteras med fraktavgift.

Inställningen görs i inställningar för order, och innebär att den automatiska hanteringen enbart kommer att påföra frakt på kundorder på lägre belopp än det angivna.

Inställningar Order - Förslag

Följande gäller när beställningsunderlag och vidare beställning till leverantör kan skapas direkt från Order / faktura. På samma sätt som tidigare i Kassa när en kundorder tas fram, är det nu också möjligt att kontrollera om en orderrad har gått till beställning från Order / faktura.

Kolumnen Beställs. När hel order eller transaktion har gått vidare till beställning till leverantör finns möjlighet att se antal i beställning. Det beställda antalet visas för varje orderrad i kolumnen Beställs som kan väljas in i transaktionssidans skärmlista.

På detta sätt är det möjligt att se antal i beställning, samt hur långt framskriden orderraden är i beställningsledet. En färgtoning av antalet i beställning indikerar att produkten ligger i Beställningsunderlag, annars har den gått vidare till en Beställning. När produkten levererats in kommer inte längre antal i beställning att visas på raden.

Genom att högerklicka på en rad med en produkt som ligger i beställning kan följande funktioner nås:

Öppna beställningsunderlag. Högerklicka på en rad med en produkt som ligger i beställningsunderlaget för att öppna själva beställningsunderlaget.

När beställningsunderlaget har öppnats, markeras produkten i listan för eventuella vidare ändringar.

Öppna beställning. På samma sätt kan också beställningen öppnas när produkten har gått vidare och ligger i en beställning. Beställningen öppnas då med den aktuella raden med produkten markerad.

En del åtgärder och förbättringar har genomförts sedan version 2014-06-16, och då i synnerhet när lagerplatser eller batcher används. Följande nyheter har tillkommit i samband med Inleverans:

Lagerplacering i skärmlista. Lagerplacering kan nu också väljas in i inleveransens skärmlista. Normalt visas då produktens lagerplacering. Om lagerplatser eller batcher används kommer istället lagerplatsens placering att visas i listan. Detta då också förutsatt att inställningen Lagerplacering på produkt inte används, vilket betyder att produktens lagerplacering alltid används.

Om raden är uppdelad på ytterligare batcher, kommer lagerplaceringar för alla registrerade batcher att visas i kolumnen separerade med komma (,) Placering1, Placering2 o.s.v.

Visa rapport efter uppdatering. Om alternativet är valt kommer transaktioner avseende inleveransen att automatiskt visas i en rapport på bildskärm. Rapporten kan användas som underlag för inlevererade varor, t.ex. var de ska ställas på grundval av lagerplacering.

Rapporten skrivs som standard till bildskärm efter uppdatering av inleveransen, och kan därefter vid behov skrivas ut till skrivare. Om ingen rapport önskas efter uppdatering av inleverans, kan alternativet Visa rapport efter uppdatering ställas bort i menyn Visa längst ner i fönstrets statusrad.

Rapporten avser då transaktioner som ingår i den senaste uppdateringen, antingen för alla användare eller enbart användarens transaktioner beroende på inställning i menyn. För ytterligare information om innehållet i rapporten se avsnittet:

Följande har gjorts för att motverka felaktiga inställningar med avseende på Lagerartikel på produktkortet. Om krysset lagerartikel kopplas bort på produkten får detta konsekvensen att produktens lagersaldo inte uppdateras i samband med inleverans eller försäljning.

Produkter. Om en produkt tidigare är lagerartikel och också har ett lagersaldo, kan inte produkten ändras till att vara en icke lagerartikel. Om en produkt utgår från lagerhållning och fortfarande har ett saldo, får detta då först hanteras t.ex. via en lagerjustering.

Inleverans. Om en inleverans är på väg att utföras på en produkt som inte är lagerartikel, kommer en varning om detta förhållande att visas. Detta bl.a. för att upplysa om att inleverans av produkten inte kommer att påverka produktens lagersaldo.

Varningen visas normalt som en dialog när en produkt som inte är lagerartikel sparas. Varningen kan också ändras till att bara visas som ett diskretare meddelande i statusraden utan att OK behöver tryckas. Detta i de fall man av olika skäl ändå avser att inleverera produkter som inte är lagerartiklar.

I de fall specialprislistor används kan alla transaktioner i specialprislistor där produkten ingår tas fram direkt ifrån produktkortet.

Detta innebär att man från produkten kan se specialprislistor där produkten ingår, samt ändra och ta bort pris eller rabatt.

I denna version är det även möjligt att direkt lägga till produkten till en befintlig specialprislista där den inte tidigare har ingått. Det betyder att man inte behöver gå in i Specialprislistor och ta fram prislistan för att kunna lägga till produkten.

Listan visar alltid en ny tom rad för tillägg av specialprislista. Tryck på plus-tecknet på sista raden och välj en specialprislista med knappen Pil-ner. Listan kommer då att visa de specialprislistor där produkten inte tidigare ingår.

Genom att använda den underliggande knapplistan är det också möjligt att se vilka andra produkter eller grupper som ingår sedan tidigare i specialprislistan.

Produkter - Specialprislistor

Tillsammans med befintliga intervall på t.ex. produktnummer, grupp eller leverantör kan nu också t.ex. inaktiva produkter exkluderas ur ett urval vid en prisförändring. Genom att välja knappen Urval kan följande väljas:

Enbart prislista. Om alternativet Enbart prislista används kommer enbart de produkter som är märkta för prislista att inkluderas i urvalet.

Aktiva produkter. Om alternativet väljs kommer enbart ej inaktiva produkter att visas i listan samt ingå i en automatisk prisändring.

Lagerartiklar innebär att urvalet begränsas med enbart produkter som är lagerartiklar.

Enbart Webshop kan användas för att begränsa urvalet till enbart produkter som används vid e-handel.

Omvända villkor. På samma sätt kan urvalen också användas som omvända villkor. T.ex. för att visa alla inaktiva produkter, eller alla produkter som inte är lagerartiklar.

De fyra olika alternativen kan användas kombinerade med varandra, samt också kombinerade med övriga angivna urvalsintervall.

I de fall likviditeten omfattar kundorder och beställningar till leverantör används leveranstid plus betalningsvillkorets antal dagar till betalning för att placera in ordern eller beställningen i rapporten.

I denna version kommer nu de ingående transaktionernas enskilda leveranstider att användas för att beräkna tidpunkten för betalningen. Detta istället för leveranstiden som återfinns på beställningens huvud som tidigare har använts i rapporten. Detta innebär då att en order eller beställning kan förekomma på flera datum om de ingående transaktionerna har olika leveranstider.

Om t.ex. en beställning har två olika leveranstider registrerade på transaktionerna, kommer också beställningen att placeras på två rader i rapporten beroende på likviditetsanalysens intervall. Detta då också beroende på betalningsvillkorets antal dagar till betalning. Om leveranstid av någon anledning skulle saknas på transaktionen beroende på regelverk, kommer leveranstiden på beställningens huvud istället att användas.

Rapporten stöder nu även länkar från bildskärm för att direkt kunna öppna eller visa t.ex. en kundorder eller beställning som ingår i rapporten. Detsamma gäller fakturor vid kommande kundinbetalningar samt eventuella lagrade leverantörsfakturor.

För bättre prestanda och överblick visas sedan version 2014-06-16 större transaktionsmängder på en och samma produkt där statistiken sträcker sig över ett antal år uppdelad i tvåårsperioder. Om man ändå av olika skäl önskar se all statistik samtidigt i denna situation kan nu alternativet Visa alla användas.

Produkter - Statistik

Tillägget gäller även då kundstatistik visas:

Kunder - Statistik

Justering av statistik. På samma sätt visas nu även statistik på produkten uppdelad i tvåårsperioder vid Justering av statistik. Det senaste statistikåret på produkten och föregående år visas alltid som standard, då transaktioner närmare i tiden oftast är föremål för eventuella justeringar.

Följande berör rapporterna Försäljningsstatistik, Produktstatistik och Inköpsstatistik - alltså de rapporter som grundar sig på periodstatistik för kunder, produkter och leverantörer.

Nummer skrivs alltid till fil och Excel, men har tidigare inte kunnat väljas in i rapporten design för utskrift till skrivare eller granskning på bildskärm. I denna version har kolumnen Nummer tillkommit i respektive rapport. Välj in t.ex. produktnummer i designen för rapporten Produktstatistik när sortimentets benämningar kan vara likartade.

När Nummer har valts in i en rapport kan också länkar användas för att öppna t.ex. en produkt i rapporten vid utskrift till bildskärm.

Normalt sker en uppdelning på grupp och därefter sortering på namn inom gruppen. Detta kan nu förändras med följande alternativ i rapporterna:

Sortering på nummer kan nu väljas istället för som tidigare alltid sortering på namn eller benämning.

Uppdelad per grupp. I de fall indelning i grupp inte är intressant i vid utskrift av någon av statistikrapporterna kan krysset Uppdelad per grupp väljas bort.

Om periodiserad bokföring används kommer periodiserade transaktioner att redovisas som ett ingående belopp även i Bokslutstablå. Transaktionerna samlas upp på Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter angivet i inställningar för bokföring. Detta då på motsvarande sätt som tidigare i Balansrapport, och underlättar då vid avstämning mellan de båda rapporterna.

Ytterligare rättigheter har nu tillkommit i för att kunna använda program i Winbas Programgrupp. Utöver som tidigare rättighet för Databasverktyg återfinns nu även följande rättigheter:

Säljstöd innebär att det nu är möjligt att koppla bort användare i Winbas från informationen i Winbas Säljstöd. Rättigheten är enligt standard på för befintliga användare i systemet och kan då vid behov kryssas bort. Detta innebär då att Säljstöd inte kan öppnas med den aktuella inloggningen.

Inläsning av prislistor finns nu även med som rättighet för att kunna utföra operationer kopplade till Inläsning av prislistor. Administratören kan då alltså bestämma vilka användare som ska ha tillgång till Inläsning av prislistor. Om rättigheten tilldelas enbart enskilda användare kommer inloggning att krävas för att kunna öppna programmet.

Version 2014-09-16