Beställning

Winbas hjälp

I Beställning görs beställningar som skickas till leverantörer. När beställning registreras uppdateras beställt antal på produkten automatiskt. Beställningar skrivs ut i Utskrifter Administration eller med Direktutskrift i rutinen. Rapporten Leveransbevakning i Utskrifter Administration visar inneliggande beställningar. Vid registrering av Inleverans finns alla beställningar att tillgå för att enkelt kunna registrera inleverans på befintlig beställning.

Beställning från Beställningsunderlag

Beställningar kan också skapas via Beställningsunderlag. Beställningsunderlag kan skapas automatiskt vid utskrift av listan Beställningsförslag, eller från Order/faktura, där beställningsunderlag kan skapas på hel order eller på enstaka orderrader.

I Inställningar Produkter under fliken Beställning / Inleverans återfinns ett antal alternativ som gäller beställning som man bör gå igenom innan Beställning används.

Leverantör

Leverantör måste finnas registrerad i Leverantörer. Använd leverantörsnummer och eventuellt söklistan för att ta fram en registrerad leverantör.

Spärrad leverantör. Enligt regelverket får inte en beställning till en spärrad leverantör registreras. Vid registrering av en spärrad leverantör visas ett meddelande om detta i statusraden, och beställningen kan därefter inte sparas.

Signal på leverantör. Om en signaltext finns registrerad på leverantören, visas istället den texten i statusraden när leverantören väljs. Signaltexten kan också anpassas till en dialogruta som bekräftas med OK.

Beställningsnummer

Om det är en ny beställning som skapas ska normalt inget beställningsnummer anges då numret automatiskt genereras från räknaren. Systemet kommer då att ta nästa beställningsnummer som finns i Inställningar Produkter. Om administratören däremot har bestämt att använda manuell nummerserie genom att ta bort räknaren, ska istället alltid beställningsnummer anges för varje ny beställning.

En tidigare befintlig beställning tas fram genom att ange beställningens nummer eller öppna söklistan och välja önskad beställning.

Beställningsdatum

Som beställningsdatum föreslås systemdatum och detta förslag går att ändra i efterhand. Beställningsdatum skrivs ut som Datum på blankett.

Leveranstid

Det är viktigt att leveranstid alltid anges på samma sätt, med vecka eller datum för att selektering av beställningar efter leveranstid ska vara möjlig. Leveranstid är inget datumfält, men leveranstiden kan anges med år, månad och dag (t.ex. 20121230) eller annat format angivet i Inställningar Order för att Winbas ska kunna ta hänsyn till beställningar i rutiner som Likviditetsanalys.

Leveranstid som registreras föreslås på varje beställningsrad i <F6 Transaktioner>. I Inställningar Produkter kan en intervall för leveranstid anges. Om leveranstid anges, måste denna ligga innanför det valda intervallet.

Se följande avsnitt för inställningar kring att leveranstid ska gälla inom ett visst intervall, att leveranstid alltid måste anges samt automatiserat förslag av leveranstid vid registrering.

Bekräftat

Begreppet Bekräftat som kan anges vid beställning kan användas för olika ändamål. Ofta skapas en beställning och en önskad leveranstid anges. Leverantören återkommer med bekräftad leveranstid och denna kan ofta justeras efter en tid.

Bekräftatkoden kan m.a.o. användas antingen som signatur för den som bekräftar leveranstiden eller som ett kodsystem där P är preliminär, B för Bekräftad - eller för att bekräfta kan man t.ex. sätta ett J för Ja i fältet Bekräftat o.s.v.

Tryck eventuellt pil-ner för att välja ur en lista över tidigare använda begrepp i ett kodsystem, såsom signatur eller likande.

Vid utskrift av t.ex. rapporterna Leveransbevakning eller Disponibilitet kan man sedan göra ett urval på Bekräftade, Ej bekräftade eller alla beställningar.

Som ett komplement till att bekräfta beställningen, kan en beställning också spärras för inleverans.

Spärra för inleverans innebär att beställningen är låst fram till att den är färdigställd och därefter kan frisläppas för inleverans efter att t.ex. rätt priser lagts in på beställningen. Spärren kan då användas för att undvika felaktigt pris vid avbokning mot leverantörsfaktura innan preliminära priser har bekräftats och fakturan har ankommit.

Kolumnen Spärra inleverans kan väljas in i söklistan för beställningar som även kan färgsattas baserat på villkoret för att lättare kunna urskilja beställningar spärrade för inleverans.

Via inställningen Föreslå Spärra för inleverans kan nya beställningar spärras för inleverans automatiskt vid registrering.

Kolumnen Restad kan väljas in i söklistan med beställningar för att se vilka beställningar som är restnoterade efter inleverans. Den kan också kompletterats med datum då inleveransen skedde.

Inleveransdatum kan också användas i fliken Kopierade beställningar och jämföras med utfäst leveranstid. Om kopierade beställningar används, är det alltså möjligt att statistiskt följa tiden för leverantörens leverans i förhållande till den tidigare utlovade leveranstiden.

Kolumnen Ligger för inleverans visar om beställningen är registrerad för inleverans. Detta ger också möjlighet att färglägga beställningar i listan som har behandlats baserat på villkoret. Kolumnen används främst i samband med inleverans vid flera beställningar och leverantörer för att visa om beställningen är registrerad för inleverans.

Godsmärke

Godsmärke används för valfri information som kan skrivas ut på blanketten beställning.

Er order

Er order används för registrering av leverantörens ordernummer och som hänvisning i fortsatt kontakt. Uppgiften används främst av verksamheter som har lite längre ledtider, eller ofta beställer varor mot kundorder och får tillbaka bekräftelseinformation om leveranstid och leverantörens ordernummer.

Transportsätt, Leveransvillkor och Betalningsvillkor

De Transportsätt, Leveransvillkor och Betalningsvillkor som föreslås är de som är registrerade på leverantören, men kan ändras för aktuell beställning. Nya Transportsätt, Leveransvillkor och Betalningsvillkor registreras i respektive rutin.

Status

Möjlighet finns att ange status på beställning till leverantör på samma sätt som för en kundorder.
En status som anges på beställningen utgör normalt en fördefinierad text. De olika statustexterna registreras ett bakomliggande register; Statustexter för beställning.
När varor levereras från utlandet och det kan ta flera veckor att få hem dem, kan status utgöra information såsom "Utlevererad från fabriken" eller "På fraktfartyg".

Använd knappen Statustexter för registrera de texter som ska användas. Registrerade texter kan sedan väljas in på beställningen med knappen Pil-ner vid fältet status.

Söklista beställningar. Status återfinns också som kolumn i söklistan med inneliggande beställningar. Genom att välja in fältet möjliggörs sortering, filtrering eller färgsättning baserat på begreppet.

Direktutskrift

Direktutskrift av beställning görs om man markerar alternativet och sedan väljer F7 - Spara. Föreslå utskrift av beställning är en inställning som gör att alternativet föreslås på alla nya beställningar och sedan vid behov istället avmarkeras i det enskilda fallet.
Blankettens utseende och vilken skrivare utskriften ska göras till bestäms av blankettens design i Utskrifter Administration.

För att skifta utskriftsläge mellan utskrift till skrivare och bildskärm eller ändra status för tidigare utskriven blankett, klicka på symbolen för direktutskrift.

Genom att klicka på symbolen för direktutskrift är det också möjligt att via samma meny ta fram en tidigare utskriven beställning från Blankettarkivet i de fall man använder arkiverade beställningar. Funktionen kan användas t.ex. för att titta på en tidigare version av beställningen som den såg ut vid utskriftstillfället.

Vår referens

Användarens namn föreslås som Vår referens om alternativet är valt i Inställningar Produkter. De namn som finns att tillgå i sökregistret finns upplagda i avsnittet Användare. Det är även möjligt att skriva in en valfri referens.

Er referens

Er referens föreslås från leverantörens huvudreferens angiven i Leverantörer. Använd knappen pil-ner för att välja en annan befintlig referens på den aktuella leverantören.

När leverantörens referensperson anges finns också möjlighet att direkt spara en ny referens på leverantören, eller ändra uppgifter på befintlig referens via knappen från offertregistrering. Uppgifter som läggs till eller förändras kan då t.ex. handla om referensens telefon, mobil eller e-postadress.

Leveransadress

Genom att använda en Fast leveransadress kommer denna leveransadress att föreslås vid registrering av en ny beställning. Vanligtvis anges den leveransadress som är mest förekommande och förslaget går därefter att ändra i efterhand på den enskilda beställningen.
Om en leveransadress finns angiven i en arbetsgrupp där användaren ingår, kommer istället leveransadressen i arbetsgruppen att föreslås på beställningen.

Leveransadresser som används vid beställning registreras i avsnittet:

Via knappen Pil-ner kan listan med leveransadresser visas. De kolumner som har valts i skärmlistan i Företagets leveransadresser kommer också att visas i listan där adressen väljs. För att t.ex. välja in Postadress i listan, välj knappen F5 - Lev.adress och anpassa kolumner, kryssa för Postadress i listan och spara utseendet. Därefter kommer även listan i beställningsfönstret att innehålla uppgiften.

Om ingen fast leveransadress har föreslagits eller angivits kan istället företagets egna adress som finns i Inställningar Allmänt skrivas ut på blanketten. För att denna adress ska skrivas ut måste alternativet Skriv oss som leveransadress på blankett om ingen finns vara markerat i Inställningar Produkter.

En adress som visas kan också öppnas i en karta t.ex. när leveransadressen utgör kundens adress som vid Direktleverans, d.v.s. leverans direkt till kunden.

Anpassa leveransadress

Normalt visas namn och adressuppgifter till företaget när leveransadressen tas fram på en beställning. Genom att anpassa leveransadress, kan även referens, telefon, e-mail och leveransinformation visas, och även förändras på den enskilda beställningen.

Klicka på knappen pil-ner i rubriken för att välja in eller välja bort uppgifter vid redigering av avsnittet. Om flera fält än de som finns i standardutförandet har valts in, visas en rullningslist.

För att undvika att behöva använda rullningslist för att bläddra ner, kan fönstret förändras i höjdled vilket gör att alla valda uppgifter kan visas.

Valutakod och Valutakurs

Den valutakod som föreslås är den som finns angiven på leverantören. Föreslagen valutakurs är då baserad valutatabellens dagskurs för leverantörsreskontra. Valutakod och Valutakurs kan därefter förändras för beställningen. Nya valutakoder och valutakurser registreras i Valutatabellen.

Landskod och Intrastat

Landskod har betydelse för om Intrastat markeras. I samband med Inleverans finns också detta alternativ och de transaktioner som skapas i rutinen ligger till grund för den Intrastatrapport som skickas till myndigheterna för redovisning av handel med EU.

Är landskoden markerad EU i Landskoder kommer Intrastat att markeras automatiskt och tre särskilda fält för hantering av Intrastat visas. De uppgifter som föreslås i dessa fält kommer från Inställningar Produkter. Är uppgifterna korrekta på beställningen behöver ingen ändring göras när inleverans av produkterna görs.

Språkkod

Språkkoden avgör vilken blankett som skrivs ut. Det går att ha en beställningsblankett per språkkod. Det kan även finnas en Utländsk benämning upplagd på en enskild produkt i Produkter som skrivs på blankett om språkkod är annan än SE.

Projekt

Anges ett projekt på beställningen kan projektnummer, projektnamn och projektreferens skrivas ut på beställningen om fälten finns designade på blanketten.

Ytterligare påslag för t.ex. frakter och tullavgifter

Genom att dra ner kanten och öka fönstrets storlek i höjdled visas beställningens övriga kostnader utöver de inpriser som betalas till leverantören. Dessa kostnader är då tidigare definierade som Inpåslag på leverantören eller de enskilda produkterna. Till detta kommer eventuella kalkylpriser som leder fram till produktens netto inpris och vägda inpris och summan av beställningens alla kostnader visas då på skärmen.

Möjlighet finns sedan att ange beställningsunika påslag vid engångshändelser när t.ex. frakten sker på ett annat sätt än normalt. Dessa påslag baseras då på beställningens nettobelopp och läggs till eventuellt tidigare definierade påslag och visas i systemvalutan (SEK). Beställningens påslag kommer senare att påverka á Inpåslag SEK för de enskilda produkterna i beställningen i samband med Inleverans.

Via knappen pil-ner kan ett eller flera påslag registreras som procentsats eller belopp beroende på hur kostnad för hemtagning och hantering har varierat. Det totala påslaget kommer vid inleveransen att fördelas ut på beställningens ingående produkter.

Procent. Beroende på i vilken ordning en procentsats har angivits kommer den att påverkas av eventuellt tidigare angivet påslag. Om ett påslag i valuta inte ska ingå i en procentberäkning, läggs den alltså efter raden med procent.

Valuta. Normalt används systemvalutan (SEK) eller beställningens valuta, men vilken valuta som helst i Valutatabellen kan användas genom att fälla ner listan. Värdet av påslaget i valutan kommer att räknas om och visas systemvalutan (SEK).

Valutakurs för kostnader och påslag

Övriga kostnader utöver de inpriser som betalas till utrikes leverantör definierade som inpåslag och eventuella kalkylpriser bestäms av den valutakurs som finns angiven på beställningen, istället för en kanske förändrad kurs i valutatabellen.

Beställningens kurs gäller då också eventuella beställningsunika påslag som frakter och tullavgifter angivna som Ytterligare påslag. Valutakursen kan också förändras vid inleveransen för att t.ex. spegla kursen som gällde då godset anlände. Värdet på avgifter och påslag gjorda på beställningen kommer då också att utgöra en minskning eller höjning av värdet i systemvalutan SEK.

Om beställningens valuta t.ex. är i EUR och värdet skrivs ner, kommer påslag i procent och EUR att minskas med motsvarande andel. Ett påslag i SEK kommer att stå fast oavsett valutakurs, och eventuella kostnader i andra valutor hanteras enligt valutatabellen. Detta gör det möjligt att fixera beställningens kostnader fram till inleveransen oavsett en förändrad valutakurs när avgifter registreras i systemvalutan SEK.

Kommentar

Eventuell kommentar registreras längst ner i beställningens huvudfönster och kan vara föreslagen från leverantörens beställningstext. Kommentaren kan också användas för utskrift i beställningsblankettens sidhuvud eller sidfot.

Om texten inte syns, öka fönstrets storlek i höjdled. Ju större fönster desto mer text visas utan att behöva använda rullningslisten.

Lägg tidstämpel till kommentar. När löpande noteringar görs på beställningen av olika användare kan tidstämpeln ange ett nytt avsnitt i kommentaren.
Via knappen Lägg tidstämpel till kommentar läggs automatiskt en ny rad i kommentaren med datum, tid och användarens signatur. När knappen har valts kommer markören också att ställa sig efter stämpeln och komplettering av kommentaren kan påbörjas.

Transaktioner och Spara

Med knapparna F6 - Transaktioner och F7 - Spara registreras ett beställningsnummer och alla uppgifter sparas. Knappen F6 - Transaktioner öppnar också nästa fönster med transaktioner där produkt, antal m.m. anges.

Ska leveranstid och projekt ändras på ingående transaktioner ?

Vid ändring av leveranstid och projekt på framsidan F2 - Huvud i befintliga beställningar ställs fråga om ändringen även ska göras på de ingående transaktionerna när beställningen ska sparas med F6 - Transaktioner eller knappen F7 - Spara.

Kopiera beställning

Funktionen Kopiera beställning innebär att en tidigare beställning kan väljas och ligga till grund för en beställning.

Kopiering kan då ske dels från till en befintlig inneliggande beställning eller en tidigare kopierad och inlevererad beställning som inte längre ligger kvar.