Version 2013-03-26

Winbas hjälp

Tidigare Nyheter

Nedan följer tidigare nyheter i Winbas för respektive version med start från version 2013-03-26.

Version 2013-03-26

Version 2013-03-26

Utskrift till bildskärm - Länkar

Förhandsgranskning på bildskärm kan nu visa länkar för att lätt kunna gå vidare och få ytterligare information om t.ex. en kund, produkt, faktura eller ett konto som visas i en rapport. Konceptet går ut på möjligheten att länka sig vidare från en rapport till en annan rapport, eller öppna annan information av betydelse i sammanhanget.

Länkarna visas beroende på rapport och innehåller bakomliggande metadata som beskriver länken och kan därmed visa relevant information när man klickar på den, som att öppna kundkortet, visa en blankett eller visa en annan rapport.

Knappen Länkar kommer att visa länkarna som ingår i rapporten och kan användas för att länka vidare till ytterligare information.

Knappen Växla zoomläge kommer att skifta tillbaka till standardvyn utan länkar och där man genom att klicka på sidan istället skiftar till senaste zoomläget, t.ex. från miniatyrer till normal sidstorlek.

Exempel på länkar från utskrift till bildskärm

Resultatrapport Huvudbok

En resultatrapport granskas på skärmen och genom att klicka på kontot visas huvudboken för det aktuella kontot. Vid tillräcklig skärmbredd kommer fönstret med den nya rapporten automatiskt att lägga sig bredvid den tidigare rapporten.

Huvudbok Verifikationslista

När huvudboken visas kan man vidare välja att detaljgranska enskilda verifikationer i en ny utskrift till bildskärm.

Kundreskontra Kund

En reskontra granskas på skärmen och länkarna kan användas för att öppna aktuell kund i kundkortet för mer detaljerad information om kunden och dess fakturor, statistik m.m.

Kundreskontra Faktura

Faktura som ingår i en kundreskontra eller annan utskrift kan visas direkt på skärmen genom att klicka på länken. Fakturablanketten kan då granskas i ett nytt fönster, eventuellt bredvid tidigare fönster beroende på skärmens bredd.

Inneliggande order Order

När en rapport med kundorder visas, såsom inneliggande order - kan ordern öppnas direkt för eventuella förändringar om rättigheter finns för registrering av order. Detta gäller då på samma sätt offerter eller beställningar till leverantör. Vidare kan även själva blanketten granskas direkt på skärmen. Då också eventuellt bredvid rapporten beroende på skärmens bredd.

Besöksplanering Adress på karta

I de fall adressuppgifter ingår i en rapport finns möjlighet att visa adressen på karta, för att skriva ut, skicka eller få en vägbeskrivning till adressen. Möjligheten finns t.ex. vid rapporterna Kundutskrift och Besöksplanering.

På samma sätt finns t.ex. även möjlighet att skicka e-mail eller ringa upp i de fall mailadress eller telefonnummer återfinns i rapporter. Mer om detta och ytterligare exempel i avsnittet:

Kassa och certifierad kontrollenhet

Följande förändringar har gjorts i denna version i beträffande Winbas Kassa och kringliggande funktionalitet som omfattas av kassalagen och certifierad kontrollenhet.

Kassaversion. Kassans version kommer att visas i kassans namnlist och avser då den version som är tillverkardeklarerad hos skattemyndigheten. Detta innebär att varje version av Winbas inte tillverkardeklareras, utan enbart versioner som påverkas av tillverkardeklarationen av kassasystemet. Nuvarande version anmäld hos skatteverket är Winbas Kassa version 2013.

Kvittokopia. När en kopia av ett tidigare kvitto skrivs ut kommer texten < KOPIA > att skrivas ut med dubbel storlek jämfört med de texter som anger beloppen enligt kassalagens 22 § SKVFS 2009:1.

Notera att vissa kvitton som t.ex. stora kvitton i fast A4-format, kan behöva designas om något för att ta hänsyn till den ökade höjden om kvittokopia används.

För allmänna riktlinjer vid design av betalningsinformation i flera kolumner på stort kvitto se avsnittet:

Blankettarkivet. Utskrivna kvitton / kontantnotor kommer inte att lagras i det digitala blankettarkivet om licensen omfattar kontrollenhet och blankettarkivet är aktiverat för övriga blanketter. Alternativet Kontantnotor kommer därmed att vara inaktiverat bland de typer av blanketter som kan väljas i Blankettarkivet.

Ordertyper. Vid licens för certifierad kontrollenhet måste alltid kontantnotor ligga i en egen nummerserie. Gemensam serie kommer då heller inte att tillåtas vid förändringar av fakturanummerserier i Ordertyper.

Utskrifter Administration - Fakturajournal. Vid certifierad kontrollenhet och utskrift av fakturor för kunder i fakturajournal, kommer uppgifter specificerade för Z-dagrapport enligt kassalagen 8 § att skrivas på rapporten. Avsnittet skrivs för varje kassa i journalen under bokföringsunderlaget i sammandraget.

Till uppgifterna hör då t.ex. räknare för varje Z-dagrapport, försäljning, rabatter och returer sedan senaste Z-dagrapport, utskrivna kvittokopior och grand total försäljning. Kassarapporten som kan tas löpande under dagen (X-dagrapport) från kassan innehåller också motsvarande uppgifter för den enskilda kassan. För mer detaljerad information se avsnittet:

Fakturajournal - Inställning för sammandrag. Fakturajournalens sammandrag för kontantnotor kan nu enbart väljas enligt alternativet Datornamn / kassaterminal vid innehav av licens för certifierad kontrollenhet. Regeln innebär att fakturajournalens sammandrag alltid kommer att dela upp kontantnotorna per fysisk terminal där kontantköpet har gjorts. Detta för att alltid kunna stämma av de enskilda kassorna mot fakturajournalen och respektive Z-dagrapport.

Fakturajournal - Alltid sammandrag per terminal. Normalt väljs fakturatyp 7 Kontantnota och sammandraget uppdelat per datornamn / kassaterminal för avstämning på respektive kassa. I och med denna version kommer uppdelning per kassa alltid att utföras vid licens för certifierad kontrollenhet. Detta innebär att fakturatyp kan stå kvar på standardalternativet < Alla typer > och att sammandrag / Z-dagrapport per kassaterminal alltid kommer att utföras när kontantkvitton ingår i journalen.

Fakturajournal - Fr.o.m. - T.o.m. datum. Om föreslaget datum har ändrats för fakturajournalen vid licensierad kontrollenhet, och det finns ej utskrivna transaktioner i en tidigare period - kommer utskriften då inte att kunna ske för den angivna senare perioden. Dialogen kommer då istället att föreslå den tidigare perioden för att säkerställa att alla rapporter skrivs i kronologisk ordning att avstämning alltid sker korrekt på alla tidigare fakturor och kvitton.

Utskrifter Administration - Journalminne. Om licensen omfattas av certifierad kontrollenhet återfinns nu även ett s.k. Journalminne, även kallat kontrollremsa i pappersformat.

Journalminnet innehåller alla löpande registreringar i kassaregistret som presenteras i kronologisk ordning som t.ex. skapade kvitton och utskrivna Z-dagrapporter. Journalminnets innehåll kan skrivas ut eller skapas som Excelfil, visas på bildskärm och även skapas som en PDF-fil.

Utskriften återfinns då som ett alternativ i samband med fakturajournalen för kunder och rapportering sker för varje enskild kassa genom att välja datornamn / kassaterminal och ett valfritt datumintervall.
För ytterligare information se avsnittet:

Utskrifter Administration - Fakturor. Enligt regelverket kan inte utskrift av kontantnotor till skrivare utföras från Utskrifter Administration vid licens för certifierad kontrollenhet. Nu kan kontantnotor dock visas på bildskärm, men då utan vidare möjlighet att skriva ut eller skapa PDF. Granskningen kan användas för ökad spårbarhet och t.ex. när sökfunktionen används för att hitta att kvitto.

Daglig hantering av kassa

För ytterligare information och riktlinjer vid daglig hantering av kassa vid certifierad kontrollenhet se avsnittet:

Nytt företag - Nya konton för betalningssätt i Kassa

Utöver tidigare konton för kassa - kontant och kortbetalning, har följande konton har tillkommit i kontoplanen som standard när ett nytt företag skapas i Winbas:

2421

Ej inlösta presentkort

2422

Tillgodokvitton

Dessa konton är nu även förinställda för respektive betalningssätt i inställningar för kassan och ger då en uppdelning av de tidigare i förhand inställda betalningssätten på dessa konton:

Kassa - Växelkassa / kontantuttag - Konto

Vanligtvis bokas kassainsättning eller uttag ur kassan mot bankkonto, och andra typer av kontantuttag hanteras genom att manuellt ange konto för att redovisa uttaget. I denna version finns nu möjlighet att ändra standardförslaget från bankkonto till ett annat konto, när istället t.ex. kassaskåp används för växelkassan. Ett sådant konto skulle t.ex. kunna vara Kassaskåp eller 1911 - Backupkassa.

Kontot ändras då av administratör med WB-rättigheter inne i dialogen Växelkassa / kontantuttag knappen pil-ner.

Utskrifter Administration - Fakturajournaler

Utöver ovan beskriva förändringar i fakturajournalen för kunder, har följande förändringar tillkommit för fakturajournaler i allmänhet.

Kontobenämning. Fakturajournalernas sammandrag kommer i denna version att kompletteras med kontots benämning i konteringsunderlaget. Kontots benämning skrivs då i den designade kolumnen Text längs ner i sektionen med summerade konteringar i sammandraget.

Detta gäller alla fakturajournaler för kund och leverantör, fakturor samt betalningar.

Tidigare utskrivna. När tidigare utskrivna fakturajournaler ska skrivas ut igen, kan bokföringsunderlaget väljas i en lista med de senaste numren på bokföringsunderlagen via knappen Pil-ner. Listan har nu utöver nummer och text även kompletterats med uppgifter om att journalen är integrerad (Ja/Nej) - och då även till vilket verifikationsnummer och serie. Det är då lätt se om en journal är integrerad innan den skrivs ut vid avstämning, och vilken verifikation den tillhör.

Reskontra / Faktura - Kontering - Öppna bokföringsunderlag

För att lättare se ett bokföringsunderlag koppat till en faktura eller betalning, kan nu ett bokföringsunderlag öppnas direkt från t.ex. Kunder - Fakturor - Kontering. Genom att högerklicka på listan väljs antingen att skriva ut underlaget eller granska på bildskärm.

Detta innebär då att man slipper gå omvägen visa Utskrifter Administration för att skriva ut en tidigare fakturajournal.

Utskrifter Administration - Beställningsförslag - Nya kolumner

Följande nya kolumner med avseende på produktens ackumulerade köpta och sålda antal har tillkommit i rapporten Beställningsförslag:

Köpt antal är det ackumulerade köpta antalet av produkten innevarande kalenderår eller annat angivet statistikår.

Köpt f.år visar det motsvarande köpta antalet av produkten föregående år. Föregående år är då innevarande statistikår minus ett år.

Sålt antal är det totala sålda antalet av produkten under året.

Sålt f.år avser sålt antal av produkten under föregående år.

Antal per lagerplats. Om utskriften tas ut för en specifik lagerplats, kommer den ackumulerade statistiken i kolumnerna enbart att gälla den enskilda lagerplatsen.

Via länkar vid utskrift till bildskärm kan också informationslistorna för t.ex. Orderantal, Beställt antal och Disponibelt antal läggas ut när de förekommer i rapporten.

Utskrifter Administration - Leveransbevakning - Nya kolumner

Följande kolumner har tillkommit och kan väljas in i rapporten Leveransbevakning:

Bekräftat. Som ett komplement till att välja Bekräftade eller Ej bekräftade beställningar när rapporten skrivs ut, kan nu också begreppet Bekräftat väljas in som kolumn i rapporten. Rapporten visar då beställningens bekräftatkod med signatur, eller enligt annat bestämt kodsystem. Via utskriften till Excel ges då också en bättre överblick över både försenade och ej bekräftade beställningar.

Disponibelt antal. Disp.antal är en ny kolumn som kan väljas in i rapporten Leveransbevakning som visar produkternas disponibla antal i respektive beställning. Via konceptet länkar beskrivet enligt ovan, kan då även informationslistan för disponibelt antal läggas ut direkt från rapporten på bildskärm om kolumnen är invald. Detta då tillsammans med övriga länkade uppgifter såsom t.ex. leverantör, beställning, produkt eller eventuellt ordernummer till kund i beställningen.

Utskrifter Bokföring - Kontoplan - Saldo och saldo föregående år

Utskriften Kontoplan som återfinns i bokföringens utskriftsmeny eller direkt från kontoplanen genom att högerklicka i listan med konton, kan nu designas med kolumnerna Saldo och Saldo föregående år.

Saldot visas då på samma sätt som Balansrapport eller Resultatrapport för det innevarande räkenskapsåret, tillsammans med utgående saldo för föregående år om kolumnen är vald. Rapporten kan då utgöra en fullständig kontosammanställning av hela kontoplanen.

Utskrift till bildskärm. Kombinationen Saldo och direktlänken till huvudboken enligt avsnittet om länkar ovan innebär att man kan överblicka saldon för alla konto i hela kontoplanen, samtidigt som det är möjligt att detaljgranska enskilda transaktioner på varje konto via länken från kontot vid utskrift till bildskärm.

Skicka till Excel. Från Utskrifter Bokföring kan sammanställningen över kontoplanen även skrivas till fil (Excel) med bifogade saldon för respektive konto i kontoplanen.

Orderbaserade blanketter - Fakturakundens adressuppgifter

Normalt skrivs orderkundens adressuppgifter på orderblanketten även när en fakturakund finns angiven på ordern om inte fakturakundens adressuppgifter används enligt inställning. Inställningen Använd fakturakundens adressuppgifter innebär att man istället kan välja att alltid skriva ut fakturakundens uppgifter på ordern, alltså på samma sätt som sker på fakturan. Denna inställning kommer nu även att gälla alla övriga orderbaserade blanketter såsom följesedel, plocksedel eller fraktsedel.

Inställningen används då när man alltid har fakturaadress och leveransadress för mottagaren av varorna, och önskar enhetliga uppgifter på t.ex. följesedeln i förhållande till fakturan. Som leveransadress skrivs eventuell angiven leveransadress på ordern i första hand, annars orderkundens adressuppgifter om leveransadress saknas.

Blanketter - Momskod noll / Textprodukter

I de fall masken '0' används för att specificera momsfria rader t.ex. vid omvänd skattskyldighet för byggtjänst (Byggmoms), ränta eller försäkringsärenden - kommer nu eventuella textprodukter att vara exkluderade från masken och därmed inte skrivas ut på blanketterna. För ytterligare information om masker i blanketter se avsnittet:

Order - Förändra netto - Rabattera baserat på beställt värde

Funktionen Förändra netto för att sätta rabatt på alla ordertransaktioner har nu förbättrats i de fall man avser att rabattera order där det levererade antalet är noll på ingående transaktioner. I detta fall förändras nettot automatiskt istället baserat på orderns beställda värde.

I de fall beställda antal och levererade antal skiljer sig på ordern, kan man välja att visa rabatten på baserat på antingen det beställda värdet eller det levererade värdet. Vid en procentuell förändring av rabatten blir resultatet alltid detsamma oavsett om rabattering sker mot beställt eller levererat värde. Dialogen kommer att visa det nya nettobeloppet och rabatten i kronor beroende på hur man valt att visa värdet på ordern.

Vid nytt belopp kan resultatet skilja sig beroende på om det nya beloppet avser det beställda värdet eller levererat värde, då rabatten kommer att sättas baserat på det nya beloppet jämfört med orderns nuvarande värde.

Samfakturering - Möjlighet att ställa in förslag

Normalt föreslås T.o.m. orderdatum och T.o.m. leveranstid i dialogen långt fram i tiden för att ge ett maximalt intervall vid samfakturering. Nu finns möjlighet att ändra standardförslaget till att alltid gälla orderdatum eller leveranstid fram till dagens datum. Förslaget kan användas när man alltid bara samfakturerar order fram till dagens leveranstid.

Detsamma gäller även intervallerna för fakturakoder och ordertyp som också kan ställas in att t.ex. alltid bara föreslå en viss ordertyp.

Inloggning i Winbas - Automatisk inloggning

Mekanismerna kring Automatisk inloggning har nu förbättrats, och ger ökad flexibilitet för att matcha inloggningar i Windows mot användarnas namn i Winbas. Nytt är att man t.ex. kan använda e-mailadresser där dessa förekommer som användarnamn i domänen, samt bättre hantering av punkt (.) mellan förnamn och efternamn. Dessutom hanteras specialtecken som Å, Ä och Ö bättre när dessa förekommer i namnet och inte i inloggningen.

Om administratören väljer att använda Automatisk inloggning och därmed gå förbi det normala inloggningsförfarandet, kan t.ex. följande inloggningar användas för att matcha användaren i Winbas:

Inloggning i Windows

Namn i Winbas

Magnus

Magnus

Magnus

Magnus Corneliusson

MAGNUS_CORNELIUS

Magnus Corneliusson

gosta.akerlund@mail.com

Gösta Åkerlund

Inställningar Allmänt - Statistikår

Administrationens statistikår som kan nu automatiskt baseras på innevarande kalenderår. Detta innebär att man slipper att underhålla inställningen för statistikår i de fall vanlig uppföljning av statistik önskas baserat på kalenderår t.ex. vid Budgetering i administrationen.

Använd kalenderår innebär att innevarande kalenderår baserat på systemdatum alltid styr statistikåret.

Annat statistikår betyder istället att man som tidigare ställer in statistikåret baserat på registrerade statistikperioder. Alternativet kan användas när statistikåret inte är kalenderår, eller när statistikperioderna representerar ett annat intervall än kalendermånad.

Inställningar för e-mail - Port och Autentisering

I och med denna version kan ytterligare information om Port och Autentisering anges i de fall SMPT-server används och e-mail skickas med alternativet Windows i Inställningar för e-mail.

Port anger porten för SMPT-servern. Standardvärdet för port är 25 och kan förändras i de fall man behöver ansluta via andra portar.

Autentisering är normalt på då de flesta SMTP-servrar kräver autentisering, detta innebär då också att användarnamn och lösenord också ska finnas angivna. Om servern inte kräver autentisering väljer man bort alternativet, och då behövs inte heller användarnamn och lösenord för att ansluta till servern.

Generell uppdatering av strukturer - Benämning

På samma sätt som detaljernas benämning uppdateras när strukturen öppnas från produktkortet, kommer nu också stukturdetaljeras benämning att uppdateras tillsammans med t.ex. produktens kostnad när funktionen Generell uppdatering av strukturer utförs. Funktionen kan då användas även t.ex. när externa program byter namn på detaljer som ingår i strukturer.

Teknisk information till utvecklare och tekniker för Winbas

Informationen nedan vänder sig främst till tredjepartsutvecklare av applikationer och tekniker som jobbar mot Winbas.

Order - Förändringsdatum

Datum då ordern skapades eller senast förändrades har tillkommit i berörda tabeller i Winbas databas (Ordhuvud. Förändringsdatum). Detta gäller även beställningar (Prodbesthuvud. Förändringsdatum). Förändringsdatum används då t.ex. av Winbas Connect för att skicka upp enbart förändrade kundorder till webbservern och då för att begränsa trafiken vid större datamängder där det samtidigt sker löpande förändringar i inneliggande order. Till användningsområden hör exempelvis orderplock med Ipad och liknande utrustning.

Terminal Server och skrivare

För dem som använder en miljö med terminal services med installerade skrivare med åtkomst från Winbas kan följande avsnitt vara av intresse:

Innehåll

Nyheter version 2012-12-12

  Gå till www.winbas.com Hjälp om Winbas Hjälp