Nyheter 2016-09-08

Nedan följer tidigare nyheter i Winbas för respektive version med start från version 2016-09-08.

Leveranstid på kundfakturor och inleveranser kommer nu att registreras i statistiken för att lättare kunna följa upp tidigare leveranser i olika lägen där registrerad statistik används.

Kundorder - Expedierad av som kan användas vid utleverans av kundorder registreras nu också i statistiken vid fakturering.

Begreppet anger då normalt signaturen för den som har plockat eller packat ordern och ger därmed en ökad spårbarhet.

Inleverans - Expedierad av. På samma sätt sparas också den inloggade signaturen för den användare som har utfört en Inleverans i den bakomliggande statistiken för leverantören och produkten.

Expedierad av anges vid inleverans. I de fall gemensamma inloggningar används, såsom Dator1 eller Lager o.s.v. är det istället möjligt för administratören att bestämma att den som har utfört inleveransen alltid ska ange sin signatur. Signeringen sker då i samband med dialogen Uppdatera Inleveranser.

Push. Om ett externt program utför uppdateringen kan anpassningen också ange signaturen. Genom att lägga till nyckelordet Exp= plus en giltig signatur, kan anpassningen automatiskt sätta begreppet Expedierad av i statistiken. Om anpassningen utelämnar Expedierad av, kommer istället den inloggade signaturen att användas.

Starttag	Data	Sluttag	Beskrivning
<wbinlev>	U, Exp=MC	</wbinlev>	Uppdatering av inleveranser utförs av Winbas och registrerar att MC har utfört inleveransen.

Databasuppdateringen kommer att sätta begreppen retroaktivt på kundsidan baserat tidigare fakturors leveranstider och eventuella signaturer registrerade i Expedierad av. Då uppdateringen av tidigare data sker ett par år bakåt i tiden, kan uppdateringen av befintliga databaser ta en aning längre tid.

Skärmlistor i statistikfönster. Kolumnerna Leveranstid och Expedierad av kan då också väljas in i skärmlistan för respektive statistikfönster.

Detaljstatistik. Begreppen kan också designas in i den specificerade versionen av rapporten Detaljstatistik. Detta innebär samtidigt att kolumnerna Leveranstid och Expedierad också bifogas till Excel vid utskrift till fil för vidare bearbetning.

Det är nu möjligt att välja in produkternas alternativa produktnummer samt eventuella varianter som kolumner i skärmlistan i statistikfönstret för Kunder respektive Leverantörer. Detta innebär att begrepp såsom produktens EAN-nummer kan visas tillsammans med övrig statistik för den valda kunden.

Detsamma gäller om fliken struktur visas för huvudprodukt utan statistik på detaljnivå.

De underliggande strukturdetaljernas alternativa produktnummer och varianter kommer då att visas när fliken väljs.

På samma sätt som t.ex. i en kundorder, är det då också möjligt att färglägga statistikrader för att särskilja transaktioner baserat på produktens egenskaper registrerade som alternativa nummer eller varianter.

Beroende på andra inställningar såsom Tillåt direktkontakt med externa anpassningar, visas t.ex. senast använda kund när Kunder öppnas om kunden låg uppe när fönstret stängdes. Om fönstret är blankt vid stängning, visas heller ingen kund när fönstret öppnas igen.

Visa tidigare öppen post. I och med den personliga inställningen Visa tidigare öppen post kan användaren nu själv bestämma om t.ex. en tidigare öppen kund ska visas när kundkortet öppnas igen inom sessionen. Om inställningen inte används, kan kunden istället väljas i listan Senaste använda poster.

I denna version introduceras en ny modell för registrering av förskott från kunder. Enligt den tidigare modellen för hantering av förskott anges ett förskott på kunden, som sedan reduceras vid kundinbetalning.

Den nya modellen innebär istället att kundinbetalning med förskottet görs på kunden när pengarna kommer in på kontot. Denna modell ger en ökad spårbarhet på kundens betalningar, t.ex. via Kunder - fakturor och fliken Betalningar och bättre avstämningsmöjligheter i via rapporten Kundreskontra.

Fliken Betalningar visar det inbetalda förskottet som sedan räknats av mot betalda fakturor.

Inställningen. Om förskott genom kundreskontra ska användas görs först inställningen Förskott genom kundreskontra i inställningar för kunder.

Förskottskonto. Kontrollera också samtidigt kontot som kommer att användas vid kundinbetalningen och bokas mot t.ex. bankkonto beroende på betalningssätt. Kontot kan då t.ex. vara 2420 - Förskott från kunder och anges i samma avsnitt:

Via förskottskontot är det då också möjligt att följa utvecklingen av förskotten totalt, vad gäller händelser på kunderna och saldo för kontot. Detta via företagets huvudbok eller listan med konteringar och kontosaldo.

Nummerserie. Fakturanummerserie i Serie för inbetalning av förskott ska också ställas in tillsammans med övriga fakturanummerserier. Serie för inbetalning av förskott kommer då att användas i förskottstransaktioner i reskontrans olika vyer.

Kundinbetalningar - Registrera förskott. Skapa en transaktion med förskottet i kundreskontran när pengarna kommer. Välj kunden, utelämna fakturanumret och kryssa istället för alternativet Förskott. Ange därefter betaldatum och betalningssätt såsom t.ex. Bank.

Valuta blir samtidigt möjlig att välja om inbetalningen inte är i kundens ordinarie valuta, alltså den valuta som normalt används vid fakturering till kunden. Betalt belopp registreras därefter positivt och förskottet sparas. Beloppet läggs till summan av betalningssättet, som t.ex. Bank för vidare avstämning.

Kundinbetalningar - Betalning av fakturan. I steg två när kundfakturan finns tillgänglig regleras fakturan mot förskottet. Förfarandet kan jämställas med hanteringen av en kreditfaktura vid registrering. Förskottsbeloppet används som betalningsmedel och räknas av mot kreditbeloppet med motsvarande belopp för den faktura som samtidigt betalas.

Kunden. Registrering av ett förskott kommer automatiskt att ackumulera fältet Förskott på kundbilden med det registrerade beloppet. Vid avräkning mot fakturan kommer förskottet att reduceras med det betalda beloppet. Vid Förskott genom kundreskontra kommer inte fältet Förskott på kunden att vara tillgängligt för manuell inmatning.

Hanteringen av Krav / kontoutdrag styrs enligt de regler som finns angivna för hur fakturor ska skickas som e-blankett. Detta även när det gäller den mottagande mailadressen. I de fall det finns behov av att styra kravbrev till en annan e-mailadress än fakturans, kan detta nu anges på kunden i E-mailadresser för blanketter. Adressen kommer då att föreslås när kravet skickas som e-blankett skickas från Utskrifter Administration.

Om ingen adress finns angiven för Krav / kontoutdrag, kommer fakturans, kundens eller referensens adress att användas som tidigare.

Summan i fönstrets statusrad visar summa att betala i systemvalutan (SEK). Om ett betalningsförslag görs i enbart en utländsk valuta, visas summan i både SEK och den utländska valutan. Om ett betalningsförslag görs i flera olika valutor, visas den totala summan omräknat till SEK, samt nu även varje enskild summa i respektive valuta.

Detta betyder att om betalningarna enbart är i t.ex. EUR, kommer totalen i både SEK och EUR att visas. Vid blandade valutor visas totalen i SEK, samt alla förekommande valutor summerade per valutakod.

För att bokföringstekniskt kunna separera momsfria fakturerade avgifter kan nu också konton för Momsfritt inrikes ställas in. Detta innebär att konton angivna i Försäljning inrikes används för avgifter vid inrikes moms, och att momsfria avgifter istället bokförs på konto angivet i Momsfritt inrikes.

Totalt återfinns nu alltså fyra olika möjliga konton för respektive Faktureringsavgift, Frakt samt Avgift. Av kompabilitetsskäl sätts Momsfritt inrikes till eventuellt angivet konto för Försäljning inrikes i samband med uppgradering.
För att separera momsfria avgifter ändras alltså berörda konton till momsfritt försäljningskonto.

Inställningar Order - Huvudinställningar

Försäljning inrikes

Momsfritt inrikes

Utförsel inom EU

Export ej EU

I de fall kunden är märkt för restorder kommer nu en varning att visas i statusraden om produkten som registreras finns i en tidigare restad order till kunden. Detta för att undvika att kunden beställer varan igen när den har blivit restnoterad.

För att få en tydligare indikation på att produkten ligger på en tidigare order som inte är levererad, kan varningen också anpassas till att visas som en dialogruta som måste bekräftas med OK.

Ordernummer från webshop som t.ex. visas i fönstrets namnlist efter att ordern har valts, kan nu också läggas till eller förändras på befintlig kundorder. Numret kan t.ex. behöva läggas till efter en manuell hantering av en kundorder där t.ex. xml-filen varit felaktig eller innehållit felaktigt upplagd data.

För att ändra ordernummer från webshop klicka på symbolen med skrivaren för direktutskrift. Alltså samma meny där man t.ex. växlar mellan utskrift till skrivare och bildskärm. Efter ändring sparas det nya numret och visas i fönstrets namnlist och i statusraden.

Vanligen väljs en leverantör på t.ex. en ny produkt genom att ange leverantörsnumret, eller välja knappen Pil-ner för att söka upp rätt leverantör i listan med leverantörer. Följande har gjorts i denna version för att lättare kunna välja en leverantör i listan.

Söklista direkt. Om den personliga inställningen Visa söklistor direkt används, kommer denna nu också att gälla vid registrering av produkt där leverantör saknas.

Namnet skrivs in och numret visas när leverantören har valts.

Söknamn. Då det är leverantörens nummer som anges i fältet, visas leverantörslistan initialt sorterad på nummer. Genom att klicka på rubriken Söknamn växlas sorteringen och därmed också sökningen. Sortering och sökning kommer då att utföras på namnet även nästa gång listan används, fram till att man växlar tillbaka till nummer.

Om sökningen vanligtvis sker på leverantörens namn kommer alltså denna inställning att sparas till nästa gång registrering sker.

Följande uppgifter finns nu också med i flikarna med specialprislistor som aktiveras beroende på om specialprislistor återfinns på kunden.

Förändringsdatum tillkommit som valbar kolumn i flikarna med kundens specialprislistor. D.v.s. om kolumnen väljs in är det möjligt att se datum och tid då prislistan senast förändrades.

Kvantiteter. Genom att välja in kolumnen Kvantiteter i listan är det möjligt att se vilka kvantitetsbaserade priser och rabatter som finns registrerade i specialprislistan.

Detta då alltså på samma sätt som i själva specialprislistans transaktionssida.

Efter inventering eller inleverans av en produkt med serienummer, blir serienummer på produkten tillgängliga för val i listan där lediga serienummer väljs.

Negativ lagerjustering. I samband med en minskning av lagersaldot via t.ex. Lagerjustering, eller i förekommande fall en negativ inleverans (vilket ej rekommenderas), kommer serienumret nu automatiskt att avföras från listan över tillgängliga serienummer.

Det aktuella serienumret har då också valts på den negativa transaktionen i samband med lagerjusteringen. Även om numret inte visas i listan, finns det ändå kvar i statistiken av spårbarhetsskäl.

Om Valutakonto vid kontering används finns nu möjlighet till en automatisk uträkning av beloppet som registreras på t.ex. ett euro-konto baserat på aktuell valutakurs. När ett valutakonto angivet i valutatabellen har valts och belopp registreras visas knappen Valutaomräkning valutakonto.

Beskrivning visas av funktionen när muspekaren är över knappen efter att ett belopp i euro har angivits.

Knappen visas både vid registrering i systemvalutan (SEK) eller när beloppet istället anges i utländsk valuta. Det finns alltså möjlighet till omräkning från båda hållen. När ett belopp har angivits kan också snabbtangenten Ctrl+S användas istället för att använda knappen.

Normalt används valutakursen angiven för kundreskontra. Genom att högerklicka på knappen kan istället kursen för leverantörsreskontra användas. Kursen kommer då att användas fram till att man växlar tillbaka till valutakursen för kundreskontra.

Föreslå automatiskt innebär att beloppet i den andra valutan kommer att fyllas på automatiskt vid registrering av debetbelopp eller kreditbelopp. Detta kommer då alltid att ske vid registrering av ett valutakonto fram till att funktionen kopplas bort.

Vanligtvis skrivs huvudboken för den innevarande perioden, och alltid inom bokföringens räkenskapsår. Genom att ange från och med ett tidigare räkenskapsår, kan avstämning nu göras bakåt i tiden t.ex. för ett enskilt konto.

På detta sätt kan kontots transaktioner visas över en längre tidsperiod utan att behöva ändra räkenskapsår. Om Fr.o.m. tidigare räkenskapsår har angivits kommer alla transaktioner från starten av året att inkluderas, fram till valt t.o.m. datum innevarande år.

Utskrifter Bokföring - Huvudbok

När rapporten har tagits ut över tidigare år finns då också möjlighet att granska tidigare verifikat via länkarna vid förhandsgranskning på bildskärm. Om verifikationen avser ett annat räkenskapsår än det aktiva, kommer också detta att visas i verifikationslistans rubrik.

Huvudbok per resultatenhet. Fr.o.m. tidigare räkenskapsår kan på samma sätt också väljas i rapporten Huvudbok per resultatenhet, där också alternativet Välj konton för utskrift också finns med som i den ordinarie huvudboken.

Detta innebär att möjlighet att t.ex. först avmarkera alla konton och sedan handplocka önskade konton för avstämning.

Normalt inkluderas ackumulerat försäljningsbelopp, det inköpta antalet och sålt antal för varje produkt som omfattas av urvalet i rapporten. Detta innebär i sin tur att varje produkt representeras av tre rader med ackumulerade värden för varje statistikperiod.

Genom att använda symbolen Pil-ner är det nu möjligt att välja bort uppgifter från rapporten. Om t.ex. bara beloppet och inte antalen ska visas, så väljs dessa bort.
På motsvarande sätt kan rapporten också bara visa enbart Köpt eller Sålt antal.

Utskrifter Administration - Produktstatistik

Välj t.ex. enbart Köpt antal för att se produkternas inköpta antal från leverantör, och kanske därefter skicka enbart antalet till Excel för vidare analyser.

Rapportens valda uppgifter kommer då också att sparas till nästa gång rapporten används fram till att andra uppgifter väljs.

Kommentar vid specificerad. Normalt skrivs orderradens kommentar med start på en egen rad i det specificerade avsnittet av rapporten. Det rapportspecifika alternativet Kommentar vid specificerad i rapportens design innebär att kommentarer kan kopplas bort från rapporten. Genom att välja bort alternativet kan rapporten skrivas ut specificerad med enbart orderrader och utan kommentarer.

Skriv kommentar. Egenskapen Skriv kommentar vid design av Inneliggande order gör att rapporten kan skrivas ut med kommentar för varje orderrad. Kommentaren skrivs då på samma sätt i förekommande fall med start på en egen rad efter de övriga designade uppgifterna.

Detsamma gäller om rapporten skrivs med struktur. Då kommer också eventuella kommentarer angivna på orderns strukturdetaljer att skrivas ut.

I de fall fasta lagerplatser används för t.ex. geografiska placeringar, kan nu Leveransplanering även göras enbart för en enskild lagerplats. Detta görs då genom att välja lagerplatsen i listan som visas i dialogen om lagerplatser används.

Alternativet < Alla > lagerplatser innebär att leveransplaneringen skapas baserat på alla order i urvalet och totalt saldo för ingående produkter. Om en lagerplats istället väljs, skapas ett förslag med hänsyn tagen till disponibelt saldo för produkterna enbart rörande den enskilda lagerplatsen. Leveransplanering per lagerplats kommer också bara att innehålla de kundorder där lagerplatsen finns registrerad.

Utskrifter Administration - Leveransplanering

På samma sätt som för eventuellt vald ordertyp i dialogen, kommer också den valda lagerplatsen att föreslås nästa gång Leveransplanering körs.

På samtliga blanketter har nu fälten Blankettnamn och Söknamn tillkommit möjliga att välja in i blankettens design.

Blankettnamn kan t.ex. användas för att skriva ut "Faktura", "Kreditfaktura" eller "Internfaktura" istället för att använda en fritext. På detta sätt är det möjligt att spara in på underhållet av blanketternas design, och samtidigt minska antalet ordertyper när designen inte skiljer sig nämnvärt på andra sätt mellan fakturatyperna. I detta fall kommer också en gemensam fakturanummerserie automatiskt att användas även för kreditfakturor.

Blankettnamn är alltså ett automatiskt genererat fält beroende på vilken blankett som skrivs ut, och i fallet med fakturan också vilken typ av faktura. Språken som stöds i nuläget är svenska, engelska, tyska och finska.

Söknamn kan nu också väljas in på blanketterna som ett komplement till det ordinarie namnet på kunden eller leverantören. Använd söknamn på blanketten i de fall namnet används för ett annat syfte som finansbolag eller liknande.

Normalt används fältet Lev.antal på blanketter avsedda för leverans såsom Följesedel, Plocksedel och Fraktsedel. I denna version kan även Lev.antal och Rest.antal väljas in på ordererkännandet för de verksamheter som önskar visa uppgiften tillsammans med det beställda antalet på orderblanketten.

Ett fall kan t.ex. vara när man önskar en möjlighet att redan i orderbekräftelsen meddela kunden om man kan leverera alla beställda produkter direkt eller om några blir restade.

Version 2016-09-08