Version 2020-05-07

Winbas hjälp

Tidigare Nyheter

Nedan följer tidigare nyheter i Winbas för respektive version med start från version 2020-05-07.

Version 2020-05-07

Version 2020-05-07

Kunder / Leverantörer - Referenser

Följande har tillkommit på referenser kopplade till kunder och leverantörer:

Referenskod. En referenskod kan anges på kundens eller leverantörens referenser och utgör normalt ett fast beställarnummer från personen som har gjort beställningen. Använd referenskoden när det beställande företaget begär en fast kod eller märkning som är samma vid varje tillfälle. För t.ex. kommuner kan begreppet handla om någon typ av referensnummer eller kostnadsställe.

Märkningen kan väljas ut på samtliga blanketter tillsammans med övriga uppgifter om referensen.

Kommentar innebär en obegränsad anteckningsmöjlighet kopplad mot varje referensperson på kunden eller leverantören. Om kommentaren inte visas under övriga uppgifter, öka fönstrets storlek i höjdled.

Storleksförändringen kommer då också att sparas till nästa gång referenser öppnas beroende på inställningen Senast använda storlek.

Lägg tidstämpel till kommentar. Via knappen Lägg tidstämpel till kommentar läggs automatiskt en ny rad i kommentaren med datum, tid och användarens signatur. När knappen har valts kommer markören också att ställa sig efter stämpeln och komplettering av kommentaren kan påbörjas.

Säljstöd. Om Winbas Säljstöd används har det tidigare funnits möjlighet att registrera allmän kommentar på kontaktpersonen. Kommentarer registrerade på kontakter i säljstödet kommer då automatiskt att överföras till kopplade kunders referenser i Winbas i samband med uppgradering av systemet. Kommentaren kommer också att inkluderas i samband med synkronisering och dataöverföring mellan programmen.

Skärmlistor. De nya uppgifterna kan också väljas in som kolumner i respektive skärmlista för bättre överblick.

Kunder - Offerter - Enbart giltiga offerter i listan

På samma sätt som tidigare i Offertregistrering, kan nu också söklistan med offerter begränsas till att visa enbart giltiga offerter när den öppnas från kundkortet.

Visa enbart giltiga offerter nere söklistans statusrad kommer då att begränsa listan till offerter som har en giltighetstid t.o.m. dagens datum. Listan visar då alla giltiga offerter, eller giltiga offerter enbart på en vald kund.

Inställningen kommer då också att påverka det totala offererade värdet för den valda kunden som visas i samma avsnitt. D.v.s. växlas alternativet till att visa enbart giltiga offerter, baseras också kundens offererade värde på enbart giltiga offerter.

Söklista fakturor - Kolumnen Offertnr

Kolumnen Offertnr kan nu också väljas in i söklistan med kundfakturor för att lättare hitta en faktura baserat på ett tidigare offertnummer. Detta t.ex. genom att ange numret som sökbegrepp, eller sortera söklistan på Offertnr. Offertnummer registreras på fakturan när kundordern skapades som en offertorder innan faktureringen.

Databasuppdateringen kommer också retroaktivt att sätta offertnummer på befintliga fakturor där ordern tidigare har varit föremål för offertorder, och där offerterna också ligger kvar i systemet. Detta sker då alltså i samband med uppgradering till denna version.

Söklista produkter - Färg på alternativa nummer och varianter

Alternativa nummer har tidigare varit valbara kolumner i söklistan för produkter, men tidigare inte kunnat användas för att anpassa rader med färger.

Om alternativa produktnummer används är det nu också möjligt att färgsätta rader med produkter söklistan baserat på ett begrepp registrerade som alternativa nummer. Detsamma gäller eventuella egenskaper som finns angivna som varianter i registret.

Beroende på inställning visas då också produkten med den definierade färgen t.ex. när den väljs i produktkortet eller vid registrering andra sammanhang.

Produkter - Sök serienummer

Normalt öppnas statistik med en vald produkt och selektering på ett angivet serienummer kan utföras inom statistiken för den aktuella produkten. Ett serienummer kan även sökas på alla produkter i hela produktregistret från fönstret Statistik.
I denna version kan sökning på serienummer göras direkt i produktnummer på produktkortet eller annan registreringsrutin.

Serienummer anges och produkten visas.

Sökningen på ett serienummer fungerar då alltså på samma sätt som när ett alternativt nummer såsom EAN anges, d.v.s. serienumret anges i produktnummer och den associerade produkten väljs på skärmen.

Statistiknummer

Följande har tillkommit rörande Statistiknummer som används på produkter och grupper i Intrastat-rapporter, d.v.s. statistisk varukod enligt den kombinerade nomenklaturen (KN):

Längre beskrivning. Den tidigare korta benämningen har nu ersatts av en möjlighet till en längre beskrivning med ett obegränsat antal tecken. Denna beskrivning kan då motsvarande de självförklarande texterna tillgängliga på SCB.

Hämta statistiknummer är en funktion för att söka i texterna från SCB för att hitta rätt nummer att registrera i Statistiknummer beroende på företagets verksamhet.

Funktionen kräver åtkomst till Internet och kommer att visa hämtade nummer och beskrivningar i en dialog, med möjlighet att lägga till och spara dessa i registret.

Sök statistiknummer kan användas för att ta fram berörda nummer genom att ange en sökning på nummer eller en del av texten i beskrivningen.

Listan med hämtade nummer och beskrivningar tillgängliga för registrering. Använd knappen Lägg till eller dubbelklicka på raden för att lägga den till valda statistiknummer.

Valda statistiknummer kommer att sparas till registret när tilläggen är färdigställda och knappen Spara trycks. Om statistiknumret redan finns registrerat, kommer beskrivningen att uppdateras.

Registrering. Vid registrering av statistiknummer i produkter och produktgrupper sker en kontroll av numret mot registret Statistiknummer. Om numret inte finns i registret, men förekommer i den generella listan kan numret då registreras automatiskt i registret för statistiknummer.

 
Dialogen indikerar att numret inte finns registrerat, men förekommer i den hämtade listan med statistiknummer.

Hämta nummer vid registrering. Om rättigheter finns för att registrera statistiknummer finns också möjlighet att hämta och registrera nummer i samband med registrering av produkter och grupper.

Genom att högerklicka på listan visas alternativet Hämta nummer, tillsammans med alternativen för utskrift som t.ex. att skicka listan till Excel.

Selektering vid registrering. På samma sätt som att en selektering kan utföras på en registrerad beskrivning i fönstret Statistiknummer, kan en selektering också göras i samband med registrering när listan med registrerade nummer visas. Tryck F10 eller börja skriv in sökbegreppet mot listan.

För att återställa listan efter en sökning kan tangenterna F11 eller Escape användas.

Order / faktura - Moms på Frakt

Normalt beläggs fraktavgift med moms 1, alltså 25 procent. Om verksamheten i huvudsak säljer varor till t.ex. 12 procents moms som t.ex. livsmedel, finns nu också möjlighet att ändra momsen på fraktavgiften till motsvarande momssats.

Inställningen för vilken moms som ska användas vid frakter görs då i samma avsnitt som för moms på avgift för panter m.m.

Order / faktura - Byt ordertyp - Ändra lagerplatser

Om byte av ordertyp på befintlig order är aktiverat, och koppling till lagerplats samtidigt finns på ordertypen, kan nu också transaktionernas lagerplatser automatiskt förändras. När en lagerplats är kopplad till ordertypen man byter till, är det möjligt att via dialogen även byta transaktionernas lagerplats till den kopplade lagerplatsen.

Använd funktionen då t.ex. en ordertyp för preliminära order är kopplad till lagerplats där saldon och orderantal är exkluderade, för att sedan bli en vanlig order efter byte av ordertyp och därmed reservera antal för produkten och lagerplatsen.

Order / faktura - Direktutskrift - Fakturakund

När en order med fakturakund faktureras och skickas föreslås fakturakundens mailadress. Detta indikeras nu mer tydligt genom att dialogen då också visar fakturakundens nummer och namn tillsammans med orderkundens uppgifter.

Order / faktura - Transaktioner - Signaltext i skärmlistan

Om Signaltext vid försäljning används på ett sådant sätt att det är av vikt att alltid kunna se informationen, kan kolumnen Signaltext nu väljas in i skärmlistan med ordertransaktioner. Detta innebär att signaltext vid försäljning är tillgänglig oavsett om raden eller produkten först väljs, och signaltexten visas i statusraden eller som dialogruta beroende på anpassade signaler.

Raden kan då också färgläggas baserat på om en signaltext finns t.ex., med villkoret större än eller lika med 0 för att förtydliga att det finns något att ta hänsyn till.

Beställning - Beställningsunderlag - Föreslå utskrift

Om alternativet Föreslå utskrift av beställning är valt i inställningar för produkter, kommer blanketten Beställning också att föreslås för utskrift efter att beställningar har skapats från Beställningsunderlag.

När en skapad beställning väljs i listan Skapade beställningar, kommer också krysset för direktutskrift att föreslås om så är valt i inställningar för produkter.

Beställning - Leverantörens artikelnummer

Vid registrering av produkter i beställningens transaktionssida kan nu leverantörens artikelnummer också anges istället för produktnumret. Detta alltså på motsvarande sätt som också tidigare har varit möjligt vid registrering av produkt vid Inleverans.
Leverantörens artikelnummer finns då registrerat på produkten eller på en alternativ leverantör i Leverantörspriser. När leverantörens artikelnummer har angivits kommer produktens ordinarie nummer och benämning att visas i motsvarande fält på skärmen.

Inleverans - Rapport - Inleveransdatum

Rapporten som beroende på inställning visas efter uppdatering av inleverans kommer nu även att specificera datum då inleveransen utfördes. Inleveransdatum visas i rubriken tillsammans med inleveransens nummer, eller fr.o.m. - t.o.m. nummer om den innehåller flera inleveranser, samt de ordinarie uppgifterna såsom utskriftsdatum.

Inleveransdatum är normalt dagens datum men kan också ha förändrats i samband med uppdateringen.

Attestering - Inleveranser

På samma sätt som vid nyregistrering av en leverantörsfaktura är det nu också möjligt att koppla en eller flera inleveranser till fakturan även vid attestering. En fördel med att istället koppla inleverans vid attestering är att den inköpare som ska attestera fakturan också har kunskap om vilken inleverans som avses.

I de fall Inleveransbokföring används visas då fältet Inleveranser tillsammans med listan med inleveranser från leverantören på den valda fakturan. Genom att klicka med musen eller trycka mellanslag (eller annan tangent), väljs en eller flera inleveranser för fakturan.

Välj knappen Kontering eller använd Spara-knappen för att utföra kopplingen.

Det finns på motsvarande sätt också möjlighet att direkt göra justeringar med avseende på t.ex. antal och framförallt pris på den tidigare inleveransen i samband med attesteringen.

Leverantörsfakturor - Justering av inleverans

När en prisförändring har utförts i Justering av statistik och uppdatering av prisuppgifter görs från Fakturaregistrering eller Attestering kommer också själva inleveranstransaktionen i listan att förändras med avseende på ändringarna i den bakomliggande statistiken.

Beloppen kommer då att uppdateras förutsatt att inleveransen ännu inte är knuten till leverantörsfaktura.
Detsamma gäller tillhörande konteringar som inte är utskrivna på fakturajournal.

Användare och rättigheter - Ändra och ta bort order

Istället för att använda inställningarna för att enbart tillåta administratörer att ta bort eller ändra order där följesedel är utskriven, kan dessa rättigheter läggas på användarnivå.
Inställningarna WB-rättigheter krävs för att ta bort order och WB-rättigheter för order efter följesedel utskriven i inställningar order, kan då ersättas av följande rättigheter enskilt på användaren eller för en arbetsgrupp:

Ta bort kundorder betyder att användaren kan ta bort inneliggande order i systemet. Inställningen är på som standard, finns rättighet att registrera order kan också order tas bort för att därefter lägga sig i borttagningsloggen. Rättigheten berör borttagning av order i Serviceorder, Order / faktura och Kassa.

Ändra order efter följesedel innebär att ytterligare förändringar i ordern kan göras av användaren efter att följesedel har skrivits ut. Inställningen är på som standard, vilket betyder att ändringar alltid får göras. Beroende på inställning kan denna rättighet också gälla utskriven Plocksedel eller Fraktsedel.

Generell prisändring - Välj specialprislistor för prisändring

För att lättare kunna ändra ett antal specialprislistor efter t.ex. en prisändring från en leverantör har följande tillkommit i samband med Generell prisändring:

Intervall baserat på produkt. När inget intervall har angivits på specialprislista, kommer istället de prislistor som innehåller urvalet av produkter att visas. D.v.s. om en specifik leverantör har angivits som urval för produkten, kommer de specialprislistor som innehåller produkter med denna leverantör att presenteras för ändring.

Välj specialprislistor. När ett urval har gjorts kan knappen Välj specialprislistor användas för att ytterligare begränsa vilka specialprislistor som ska förändras. Dialogen Välj specialprislistor för prisändring gör det möjligt att välja bort en eller flera specialprislistor som inte ska ingå i ändringen.

De prislistor som är förkryssade kommer också att visas som kolumner i sektionen Specialprislistor. Samtidigt kommer urvalet för produkter att begränsas till de produkter som ingår i valda prislistor.

För att kontrollera prislistans ingående transaktioner kan knapplistan användas.

Välj inga / välj alla prislistor. Efter ett inledande urval är från början alla ingående specialprislistor markerade för ändring. Använd knappen Välj inga för att bocka av samtliga specialprislistor i urvalet, och därefter istället välja enstaka prislistor.

Knappen har en växlingsfunktion liksom kryssrutorna listan. När funktionen Välj inga har valts ändras funktionen till Välj alla för att istället kunna välja alla specialprislistor i listan och på detta sätt återgå till ursprungsläget.

Prisändring. När urvalet är klart och specialprislistorna har angivits kan därefter en prisändring göras t.ex. med en förändring procent i fliken Prisändring. De angivna prislistorna är då förvalda i fliken och prisändring görs samtidigt för alla prislistor.

Import av externa data - Ändra enbart befintliga

Normalt används funktionen Import av externa data för att läsa in data till Winbas när systemet ska börja användas, eller för att samtidigt också ändra befintliga data på t.ex. kunder eller leverantörer.

Ändra enbart befintliga är ett nytt alternativ som inte kommer att skapa några nya poster utan enbart uppdatera de kunder, leverantörer eller produkter som finns i filen.

Använd alternativet för att undvika att nya poster skapas t.ex. vid formateringsproblem i Excel eller liknande som gör att filen kan innehålla ej befintliga förekomster. Detta kräver då också att kundnummer är relaterat till en kolumn i filen vid överföringen.

Detta alternativ kommer nu också att vara förvalt som standard i dialogen för att undvika misstag vid inläsningen.

Förhandsgranska fil. Genom att använda funktionen Förhandsgranska fil i dialogen, kan man nu även vid behov förhandsgranska filen i Anteckningar innan importen utförs.

Borttagningslogg - Sökfunktion

Fönstret med loggen för borttagningar och nummerbyten har nu kompletterats med en sökfunktion för att lättare hitta en förekomst när loggen har växt i storlek.
Funktionen gör det möjligt att utföra sökning på alla tillgängliga kolumner såsom Typ, Åtgärd, Nummer, Benämning eller Datum då transaktionen registrerades.

Tangentbord. När fönstret med loggen öppnas har listan fokus för att kunna bläddra med tangentbordet. Genom att trycka Shift+Tab eller Shift+Enter aktiveras inmatning i sökrutan, och Tab / Enter återgår till listan.

Bokföring - Automatkonteringar utföres - Skriv till bildskärm

Vid alternativet Skriv ut verifikation kan direktutskrift av den skapade verifikationen nu även ske till bildskärm istället för till den inställda skrivaren. Alternativet för utskrift till bildskärm sparas baserat på senaste val och föreslås nästa gång ett verifikat ska skrivas ut.

Utskriften görs till skrivare inställd för Verifikationslista.

Utskriften förhandsgranskas på bildskärm.

Motsvarande möjlighet för utskrift till bildskärm finns då också i de relaterade bokföringsfunktionerna Avskrivningar utföres och Fördelningar utföres.

Bokföring - Import SIE4 av verifikationer - Radtexter

Om transaktionstext förekommer i verifikatets rader i filen som importeras från ett försystem, kommer också transaktionens text att registreras på radnivå. Detta då alltså snarare än texten från verifikationens huvud som tidigare, vilket gör det mer tydligt t.ex. i huvudboken vad konteringen avser.

Utskrifter Administration - Kundreskontra / Lev.reskontra

Följande har tillkommit med avseende på summeringar i reskontrarapporterna:

Summa fakturabelopp. Tillsammans med summorna för fakturornas saldo kommer nu och summan av fakturabeloppen på varje kund att visas i rapporten Kundreskontra, och för varje leverantör i Leverantörsreskontra. Summering kommer då att ske i både utländsk valuta och i systemvalutan (SEK), beroende på vilka kolumner som är invalda rapporterna. Vid utrikes handel visas alltså ett totalbelopp i den utländska valutan under varje kund eller leverantör.

Summeringar av de invalda kolumnerna i rapporterna kan nu tilldelas följande nya egenskaper som anges i rapportens design:

Summor i Fet stil innebär att summor i de kolumner som har valts in skrivs med fet stil.

Linje före summor betyder att en linje kommer att separera beloppen och den efterföljande summan för varje kolumn. Linjen skrivs då i den valda kolumnens färg, normalt svart med kolumnens designade bredd.

Utskrifter Administration - Krav / Kontoutdrag - Nya fält

Följande nya vält har tillkommit möjliga att välja in som kolumner i kontoutdragets rader. Uppgifterna kan underlätta identifieringen av de ingående fakturorna för den mottagande kunden:

Er referens

Referens hos mottagaren på fakturan i kontoutdraget.

Er order

Kundens ordernummer på den ingående fakturan.

Godsmärke

Godsmärkning registrerad på den ingående fakturan.

Utskrifter Administration - Produktstatistik - Köpt belopp

Som ett komplement till tidigare uppgifter om Sålt belopp, Köpt antal och Sålt antal kan nu också uppgiften Köpt belopp väljas in i rapporten Produktstatistik. Använd symbolen Pil-ner för att välja in Köpt belopp i rapporten.
Uppgiften speglar då det inköpta beloppet i systemvalutan (SEK) för de valda perioderna, t.ex. för en viss vald produktgrupp.

Köpt belopp och Köpt antal baseras på den statistik som har genererats i samband med Inleverans av produkten. Om ackumulatorer används för statistikrapporter bör då också Återskapa statistik köras för att få rättvisande ackumulerade köpta belopp när funktionen börjar användas.

Utskrifter Administration - Detaljstatistik - Spec. benämning

Beroende på Utskriftsnivå produkt skrivs produktens eller gruppens benämning tillsammans med summorna i rapporten. Om rapporten istället skrivs Specificerad med alla enskilda transaktioner, kommer istället transaktionens eventuellt ändrade benämning att visas i rapporten.

Benämningen kan då skilja sig åt på transaktionsnivå när en produkt används för tillfälliga försäljningar av en viss typ, och texten ändras i från fall till fall. Texten redovisas då i rapporten på samma sätt som i statistiken och på fakturan.

Utskrifter Administration - Blanketter - Transaktionshöjd

Några mindre justeringar har gjorts vid utskrift av vissa typer av fält för att spara plats på sidan, samt att även minska antal sidor när uppgifter saknas i en transaktion.

Bankettext. Om fältet Blankettext är invalt som en egen rad i blankettens design, kommer raden inte att tas i anspråk vid utskriften om produkten ifråga saknar registrerad blankettext. Men egen rad menas att inga andra fält finns designade i samma höjd, förutom eventuell Produktbild.

Produktbild. När Produktbild finns invald på transaktionsraderna i designen, reserveras ett extra utrymme i höjdled innan sidbrytning. Detta utrymme kommer nu inte att reserveras om produkten saknar bild i den angivna positionen. Det innebär att en för tidig sidbrytning kan undvikas när en transaktion utan bild får plats på samma sida beroende på avståndet till sidfoten. Detsamma gäller också när bilden är kortare i höjdled än förhållandet som har angivits i designen.

Serienummer. Om serienummer skrivs Löpande på samma rad kommer avståndet generellt att vara minskat till nästa transaktionsrad.

Säljstöd Aktiviteter - Skapa aktivitet - Egna urval

När en aktivitet i Säljstöd ska skapas baserat på kunder och försäljningsstatistik i Winbas kan ett eget urval göras för att ta fram berörda organisationer.

Utöver standardintervallen i dialogen som säljare, grupp eller kundnummer, kan ett eget urval göras på valfritt begrepp i kundregistret i Fliken Kunder. Använd det egna urvalet för att ange ett intervall för ett fält som inte är ett standardalternativ.

Detta betyder att urval för att skapa en aktivitet kan göras baserat på kunder med en viss prislista, eller kunder i ett specifikt land.
I kombination med ett urval i fliken statistik är det t.ex. möjligt att ta fram all export (momskod Export) under viss tidsperiod.

Innehåll

Nyheter version 2020-01-03

  Gå till www.winbas.com Hjälp om Winbas Hjälp