Version 2016-04-05

Winbas hjälp

Tidigare Nyheter

Nedan följer tidigare nyheter i Winbas för respektive version med start från version 2016-04-05.

Version 2016-04-05

Version 2016-02-16

Version 2016-04-05

Användare och rättigheter - Inaktiv användare

Inaktiv användare är ett nytt alternativ på användaren som kan väljas när en användare eller säljare slutar i verksamheten. Alternativet gör det möjligt att inaktivera användaren i systemet, stället för att direkt ta bort den.

Användare och rättigheter. Genom att kryssa för alternativet kommer användaren att vara inaktiv. Inaktiva användare visas då i grå färgskala i listan med användare. Om Inaktiv användare används betyder detta följande:

Inloggning. Den aktuella inloggningen i Winbas kommer inte längre att vara giltig. Det är alltså inte möjligt att logga in som den inaktiva signaturen.

Vår referens. När vår referens anges t.ex. på en ny offert eller kundorder, kommer inte den inaktiverade användarens namn att visas i listan via knappen Pil-ner.

Säljare. Om en den inaktiverade användaren tidigare har varit säljare på en kund, kommer också säljaren att ligga kvar på kunden fram till att detta ändras.

Rapporter. Inaktiverad användare eller säljare kommer att visas i historiska transaktioner där t.ex. säljare förekommer i rapporter i Utskrifter Administration som t.ex. Detaljstatistik. Det är även möjligt att välja tidigare säljare eller referenser med Pil-ner i urvalet för en rapport.

Säljstöd. Listan med användare i Kalendern kommer inte längre att innehålla användaren när annan användares kalender ska visas.

Produkter - Strukturöversikt

På samma sätt som tidigare i ordertransaktioner och beställningar med strukturprodukter, kan nu också Strukturöversikt visas direkt från produktkortet. Knappen Strukturöversikt visas på skärmen när en strukturprodukt har valts.

Knappen indikerar då också vilken Detaljavräkning som används i strukturen på den valda produkten, t.ex. om strukturen är av typen Utleverans och används vid försäljning.

När knappen används visas översikten t.ex. med disponibelt antal för alla ingående detaljer i strukturen på samma sätt som vid registrering av en order. För ytterligare information om hur Strukturöversikt används se avsnittet:

Produkter - Statistik - Saldo / Exkluderade lagerplatser

I de fall lagerplatser används t.ex. för geografisk placering, visar kolumnen Saldo produktens totala lagersaldo med hänsyn tagen till händelser på respektive lagerplats. Kolumnen Saldo återspeglar sekventiellt produktens lagersaldo vid tillfället för transaktionen.

I de fall en eller flera lagerplatser har exkluderats från produktens totala lagersaldo, kommer saldot att baseras på alla ej exkluderade lagerplatser. Detta alltså på samma sätt som på själva produktkortet.

Kolumnerna Saldo och Saldo lagerplats.

Kolumnen Saldo lagerplats visar alltid löpande händelser på den enskilda lagerplatsen. Detta då oavsett om lagerplatsen är exkluderad från det totala saldot.

Generell prisändring - Intervall Specialprislista

När ett intervall baserat på specialprislista anges vid Generell prisändring, kommer också raderna i vyn att begränsas till de produkter som ingår i specialprislistan. Detta tillsammans med som tidigare att kolumnerna begränsas till enbart vald specialprislista i sektionen Specialprislistor.

En prisändring kan därefter göras t.ex. som en förändring i procent där specialprislistan både ligger till grund för förändringen (Använd) och Ändras vid förändringen.

Offertregistrering - Snabbregistrering

Beroende på om alternativet Snabbregistrering är aktiverat för användning vid registrering i Order / faktura, kommer nu funktionen också att kunna användas i samband med Offertregistrering.

Om funktionen används visas också knappen Snabbregistrering i samband med registrering av offert. Funktionen kan då på samma sätt också nås med tangentkombinationen Ctrl+F7.

Serviceorder - Blanketter - Inledande rubrik i texter

Inledande rubrik är en ny inställning gällande Inlämningskvitto och Utlämningskvitto i Serviceorder. Inställningen bestämmer om en rubrik ska skrivas ovanför texterna Anmälan och Åtgärd för att lättare kunna belysa vad texterna avser.

Inställningen används då främst när texterna skrivs i kommentar innan rader och där en rubrik inte kan designas på samma sätt som när texterna skrivs i blankettens huvud.

Order / Faktura - Kreditering / Serienummer

Till skillnad från vid vanlig kopiering kommer nu tidigare Serienummer att kopieras vid en kreditering av en faktura. Detta innebär att serienummer ligger med tillsammans med de negativa antalen på den krediterade ordern, och registreras därefter i statistiken vid fakturering.

Ledigt serienummer. Det tidigare serienumret kommer då också att markeras med ett inledande minustecken (-) på den krediterade fakturan. Samtidigt återförs serienumret till listan med lediga serienummer, och kan därmed igen väljas in på en annan kundorder.

Strukturer. På samma sätt kommer tidigare serienummer att hanteras då serienummer återfinns som en krediterad detalj i en strukturprodukt för en försäljningsorder.

Order / Faktura - Beställning - Förpackningsantal

På motsvarande sätt som när ett beställningsunderlag skapas via rapporten Beställningsförslag, kommer nu leverantörens Förpackningsantal att användas när ett beställningsunderlag skapas från en kundorder.

Om principen Förpackningsantal används, kommer alltså antal i Beställningsunderlag att rundas av uppåt till det antal som har angivits som förpackningsantal på produkten. Detta innebär att beställning görs på hela förpackningar utan att leverantören behöver bryta förpackningen. Detta då också eventuellt också omräknat beroende på inköpsfaktor i förhållande till antalet i försäljningsordern.

Detsamma gäller också med utgångspunkt från en enstaka orderrad innehållande produkten som ska beställas av leverantör.

Order / faktura - Transaktioner - Alternativa nummer

Det är nu möjligt att välja in alternativa produktnummer samt eventuella varianter som kolumner i skärmlistan med orderns transaktioner.

Detta ger samtidigt också möjlighet att färglägga rader baserat på villkor innehållande produktens egenskaper registrerade som alternativa nummer eller varianter.

Beställning - Transaktioner - Alternativa nummer

På samma sätt kan också begrepp registrerade som alternativa produktnummer och varianter väljas in på transaktionssidan vid beställning till leverantör.

Inleverans - Uppdatera inpris / Kvantiteter

Om kvantitetsbaserade priser och rabatter för inköp från leverantör har definierats i Leverantörspriser, kommer ej heller uppdatering av inpris vid inleverans att utföras om priset varit föremål för kvantitetsrabatt.

Detta gäller alltså när inställningen Uppdatering av inpris vid inleverans används, och att priset eller rabatten är kvantitetbaserad, d.v.s. att priset har föreslagits på grundval av registrerad kvantitet. Detta då oavsett om det föreslagna kvantitetspriset därefter manuellt har förändrats på beställningsraden.

Inställningar Leverantörer - Betalning och Filer

Betalning och Filer är en ny flik i dialogen Inställningar Leverantörer. I denna flik återfinns nu samlade inställningar för mappar och filnamn med avseende på betalningsfiler och lagrade leverantörsfakturor.

Längre filnamn. Samtidigt har samtliga filers längd ökats från tidigare 50 till nu 100 möjliga tecken i de fall längre sökvägar behöver användas.

Bankens BIC / Swiftnummer kommer att behövas i framtida betalningslösningar och används då främst vid utlandsbetalningar. Genom att välja en betalningskod (och bank) i listan, kommer bankens BIC att föreslås automatiskt. Om en annan bank än de listade bankerna används, anges Bankens BIC / Swiftnummer manuellt.

Rapporter - Formatera Leveranstid som datum

I olika rapporter och filer kan nu Leveranstid formateras som ett datumfält enligt datorns inställningar för datumformat. Detta betyder att oavsett vilken typ av registrering som används för att ange leveranstid, kommer alltid ett datum att visas i rapporten eller skrivas till filen.

Utskrifter Administration. Alternativet kommer då att påverka rapporter såsom Inneliggande order, och gör det lättare att t.ex. skapa en pivottabell när rapporten skickas som fil till Excel.

Utskrift av söklistor. Utöver rapporter i Utskrifter Administration, kommer även utskrifter och Excelblad som skapas baserat på skärmlistor och söklistor att formatera registrerade leveranstider enligt gällande datumformat.

Formatera leveranstid som datum är inställningen som används för att ange formatet i rapporter och filer:

Utskrifter Administration - Produktutskrift - Produktbild

Produktbild är ny kolumn som kan väljas in i rapporten Produktutskrift. Bilden har då tidigare angivits på produktkortet, och designen av rapporten anges också vilken av bilderna på produkten som ska användas vid utskriften.

Rapporten med kolumnen Produktbild, designad med varje rad separerad med punkter.

Storleken på bilden bestäms då av kolumnens bredd. Om kolumnen designas smalt blir bilden skalad ner till en mindre storlek. Förhållande mellan höjd och bredd kommer dock alltid att vara detsamma på miniatyren. Vid bredare kolumn blir bilden större, vilket då också påverkar höjden i förhållande till bildens originalstorlek och därmed avståndet till nästa rad.

Designen. När kolumnen har valts in och markerats genom att klicka på den används knappen Bild.

I den efterföljande dialogen är det då möjligt att välja en annan bildreferens för bilden, beroende på vilken typ av bild som ska visas. Normalt visas position 1, den första bilden - välj annars en annan typ av bild 1 - 20.

Utskrifter Administration - Offerter / Order - Summa Best.antal

Som tidigare på leveransblanketter och fakturor, återfinns nu också S:a best.antal att välja in i blankettens sidfot vid design av Offerter och Order. Summa Beställt antal utgör då en kontrollsummering av alla registrerade antal i ordern.

Utskrifter Bokföring - SIE-rapporter

I samband med att filer med räkenskapsårets periodsaldon skickas till revisorn kommer nu också ytterligare kontroller av uppdaterade periodsaldon att göras. Om differens skulle påträffas ges då en förfrågan om Kontroll av Verifikationer ska utföras för att åtgärda problemet innan filen skapas. Kontroll av Verifikationer hanterar då eventuella problem som av olika skäl kan ha uppstått i berörda saldon under året.

Säljstöd Kalender - Privata typer i kalendern

På samma sätt som händelser på privata kontakter i kalendern, kan nu också kalendertyper definieras som privata. En privat händelse kommer då att visas tidsmässigt i andra användares kalendrar, men utan tillhörande texter.

En privat händelse i kalendern kan då ej heller tas bort eller förändras av annan än den egna användaren. På samma sätt kommer också bara tidsangivelser att visas vid utskrift av annan användares kalender så att det är det är möjligt att se att tiden är bokad, men ingen ytterligare information.

Säljstöd Kalender - Röda dagar - Skapa dagar

Vid sidan av manuell registrering, kan också röda dagar skapas automatiskt i kalendern. Via knappen Skapa dagar visas då dialogen Skapa röda dagar i kalendern.

Dialogen ger ett förslag på röda dagar baserat på kalenderåret. Kalenderåret kan också förändras t.ex. till nästa år. Det är därefter också möjligt att kryssa bort de dagar i förslaget som inte ska skapas automatiskt i Röda dagar.

Innehåll

Version 2016-02-16

Winbas och Office 2016

Kopplingar mellan Winbas senaste versionen Microsoft Office 2016 är nu genomgångna och fungerar enligt tidigare versioner tillsammans med Winbas.
Kopplingar mot Microsoft Office avser då t.ex.:

Outlook. Avisering via e-mail eller andra kopplingar mot Outlook.

Excel. Rapporter och skärmlistor som skickas till Excel.

Word. Kopplade dokument i Word från Winbas Säljstöd.

Skrivbord - Justera mot rutnät

När ikoner för funktioner i Winbas eller andra genvägar läggs till eller flyttas på skrivbordet, kommer dessa nu automatiskt att fästas mot ett osynligt stödraster. Alltså ett nät av fästpunkter i höjd och bredd. Detta innebär att genvägarna på skrivbordet ordnas i jämna rader och kolumner, med ett fast avstånd mellan varje genväg.

Justera mot rutnät är från början aktiverad, men kan vid behov kopplas bort genom att högerklicka på skrivbordet.

Kunder - Statistik - Selektering

Vid uppdelning av statistik i tvåårsperioder i samband med större transaktionsmängder, kommer nu selektering att ske över alla tidigare år oavsett vilken period som har valts. Detta innebär då t.ex. att när selektering sker på ett produktnummer, sker sökningen i kundens hela statistik. Detta alltså oavsett eventuell uppdelning. För vidare information se avsnittet:

Dessutom är svarstiden minskad i denna situation vid selektering på ett produktnummer i kundens statistik.

Kunder - Referenser - Längre Titel och Avdelning

De tidigare uppgifterna Titel och Avdelning som kan anges på kundens referens har nu ökats från tidigare 20 till 50 möjliga tecken vid registrering. Förändringen berör även Leverantörer - Referenser samt Kontakter i Winbas Säljstöd.

Kunder - Fakturor - Autogiro uppdaterat

Normalt väljs fakturor bort för autogiro via dialogen Välj fakturor för utskrift. Via samma dialog kan även tidigare utskrivna och uppdaterade fakturor vid behov väljas in, t.ex. när betalning inte har skett.

I denna version är det också möjligt att permanent ändra status för Autogiro direkt på fakturan via kundbilden. När filen är skickad och fakturan är uppdaterad med avseende på Autogiro har fakturan statusen Autogiro uppdaterat. Alternativet visas när kunden är märkt med Autogiro:

Genom att välja bort krysset betraktas istället fakturan som ej uppdaterad och kommer att föreslås igen vid nästa körning.

På samma sätt är det möjligt att märka fakturor som uppdaterade när kunden betalar fakturan på annat sätt. Detta t.ex. vid övergång till Autogiro när kunden har tidigare obetalda fakturor som ska betalas på annat sätt.

Produkter - Alternativa nummer och Varianter

När ett alternativt nummer eller variant anges vid registrering, aktiveras alla produkter med koppling till det sökta begreppet. I och med den nya inställningen Använd vid registrering är det möjligt att koppla bort sökningar på vissa typer av begrepp.

Ett exempel kan då vara att stänga av sökning vid registrering av den Visa produkt som har angivits för varianter, och kanske då främst används i Webshop.

Följande alternativ är från början aktiverade och kan då vid behov stängas av via inställningen Använd vid registrering:

Sök på Alternativa nummer

Sök på Visa produkt kopplad till varianter

Sök på Varianter

Produkter - Utländsk benämning - Växla produkt

När fönstret Utländsk benämning ligger vid sidan om huvudfönstret Produkt, kommer nu utländska benämningar också att växla produkt när en annan produkt väljs för registrering. Detta på samma sätt som tidigare t.ex. Produkter - Statistik som också växlar innehåll.

Fönstret inte behöver alltså stängas innan registrering av benämningar på nästa produkt påbörjas, t.ex. när funktionen Sida vid sida används.

Order / faktura - Lageromflyttning

Om lagerplatser används kan sedan tidigare en omflyttning till annan lagerplats göras direkt från internordern. Statistiken för en sådan omflyttning kommer nu mer att likna den lageromflyttning som också kan göras i funktionen Lagerjustering.
Detta innebär att istället för utleveranstransaktioner (U), kommer inleveranstransaktioner (I) att skapas vid en lageromflyttning. Det betyder också att transaktionerna kommer att spegelvändas i förhållande till den lagerplats omflyttningen sker till.

Kvantitetsbaserade priser och rabatter

I version 2015-08-14 infördes kvantitetsbaserade priser och rabatter i specialprislistor till kunder, samt även vid leverantörspriser vid inköp. Följande regelverk gäller nu generellt vid registrering av kvantitetsbaserade priser och rabatter:

Nettopris. Om prisuppgift före kvantitet innehåller en rabatt i procent, kommer bara ett nettopris att användas om rabatt saknas på kvantitetsraden. Om rabatt också ska användas tillsammans med kvantitetspriset ska den då också specificeras på raden.

Rabatt. Pris före kvantitet kommer att användas på kvantitetsraden om den saknar pris och enbart rabatter registreras. Detta innebär att om bara procentuella rabatter används, behöver bara rabattsatsen anges på varje rad. Priset i förhållande till angiven rabatt är alltså det priset som har registrerats före eventuella kvantiteter.

Specialprislistor. Dessutom kommer kvantitetsbaserade kundpriser i specialprislista mer att likna det regelverk som gäller vid kvantitetsrabatt på produkt vid registrering i t.ex. Order / faktura. Detta då t.ex. i de fall inställningen Förändra ápris vid ändring i orderrad inte används.

Beställningsunderlag - Lås rad från beställning

Normalt kommer alla produkter i beställningsunderlaget med på beställningen till den registrerade leverantören. Genom att markera kryssrutan Lås rad är det nu möjligt att låsa vissa produkter så att de inte kommer med på beställningen. Anledningen till detta kan t.ex. vara att man vet att leverantören inte kan leverera produkten just nu, och kanske dessutom inte hanterar restade order.

Lås rad. En tidigare produkt på en låst rad kan därefter åter aktiveras vid rätt tillfälle för beställning av produkten genom att låsa upp raden.

För att lättare identifiera tidigare låsta rader i beställningsunderlaget kan kolumnen Låst också väljas in skärmlistan, och kanske även färgläggas som t.ex. röda i listan.

Projektuppföljning omfattar beställningar / inleveranser

Den tidigare inställningen Projektuppföljning omfattar även beställningar som gör det möjligt att koppla bort beställningar till leverantör från t.ex. Projektrapport, kommer nu också att omfatta tidigare inleveranser.
Om inställningen väljs bort kommer alltså varken beställningar eller tidigare inleveranser att visas i rapporten vid specificerad utskrift, och kostnaden för beställningar eller inleveranser kommer inte heller att inkluderas i summan för projektet.

Inställningen kan kopplas bort i de fall man enbart avser att följa upp förbrukat materiel, och inte använda projektuppföljning för det som ligger i beställning eller tidigare inleveranser.

E-Blanketter - Alltid en fast intern adress

Normalt skickas e-blanketter via mail till någon av de e-mailadresser som finns angivna på kunden. Kanske också med en internkopia till en viss avdelning beroende på inställningar. I de fall man istället önskar skicka alla blanketter av en viss typ till en specifik e-mailadress kan detta nu också ställas in.

Det kan t.ex. innebära att plocksedlar alltid skickas till en intern e-mailadress på lagret. När mailet skapas ligger då alltså internadressen i mailets Till-fält istället för kundens adress. En fast intern adress som alltid används för en blankett skiljer då alltså från internkopia där kunden adress ligger i Till-fältet och internadressen som kopia (Cc).

I de olika dialoger där e-mail skickas, föreslås alltså alltid den fasta internadressen. I förekommande fall kan adressen också vid behov ändras. Detta t.ex. genom att välja bland övriga adresser i listan, kanske till kundens referens eller annan angiven adress.

Funktionen kan t.ex. också användas vid kommunikation med lagerhotell och liknande sammanhang.

E-mailavisering / Inställningar för e-mail - Nya variabler

Som ett komplement till tidigare wildcards, eller variabler för t.ex. kundens namn eller er referens, kan nu också orderns Leveranstid och Vår referens väljas in i t.ex. mailets brödtext.

Detta innebär nu att totalt följande begrepp kan anges både i ämnesraden och texten, samt även i bilagans namn i mailet för den berörda blanketten:

<doc>

Blankettens namn på svenska eller engelska.

<#>

Blankettens nummer, t.ex. fakturanummer.

<nr>

Kundnummer eller leverantörsnummer.

<namn>

Kundens eller leverantörens namn.

<lt>

Kundorderns eller beställningens leveranstid.

<vr>

Vår referens vid försäljning eller beställning.

<er>

Er referens vid försäljning eller beställning.

<eo>

Er order, kundens ordernummer vid försäljning.

<gm>

Godsmärke enbart vid försäljning.

<wo>

Webordernr från shop vid e-handel.

Utskrifter Administration - Försäljningsblanketter - Säljare

Sälj.signatur är ett nytt fält som kan designas in i blanketternas sidhuvud. Fältet skriver ut enbart den kortare signaturen för säljaren registrerad på ordern. Detta som ett komplement till det tidigare fältet Säljare som skriver ut hela namnet på säljaren registrerat i Användare och rättigheter.

Utskrifter Administration - Lagervärdering - Noteringar

Noteringar på lagerplatser / batcher som kan användas för t.ex. bäst före-datum för livsmedel eller kemikalier, kan nu också skrivas ut på de olika lagervärderingsrapporterna. Om kolumnen Lagerplats också har valts i rapporten, kommer noteringar att visas för varje lagerplats / batch när listan tas totalt för alla lagerplatser.

Utskrifter Administration - Leveransplanering - Varningar

Bakgrund. Om Spärra vid varning är satt i inställningar för order, kommer order till kunder med förfallna fakturor, eller överskriden kreditgräns att exkluderas från leveransplaneringen.

Exkluderade order lägger sig då under fliken Undantag i dialogen Leveransplanering. Detta tillsammans med andra undantagna order beroende på spärrad kund o.s.v.

Fliken Undantag visas om det finns order undantagna från leveransplaneringen.

I de fall man inte har valt att koppla spärr till varningarna Förfallna fakturor eller Överskriden kreditgräns tas dessa order med i Leveransplanering.

Fliken Varningar. I denna version kommer då också information om varningar i förekommande fall att visas när en order väljs i listan. Detta t.ex. när ordern är till en kund med förfallna fakturor. Varningarna visas då i fliken Varningar, som då enbart visas och aktiveras när en kund är föremål för en eller flera varningar.

Varningar visas på order för de varningar som inte har spärrats.

Utskrifter Administration - Utbetalningar - Utlandsbetalningar

Vid leverantörsbetalningar till utlandet kan det i vissa fall vara viktigt att hela namnet kommer med beroende på landets regler. Därför har nu de tidigare 30 tecknen för namn i förekommande fall utökats med ytterligare 35 tecken vid utlandsbetalningar.

Säljstöd Organisationer - Grupper

Organisationer knutna till kunder och leverantörer i Winbas kommer nu också att visa grupptillhörighet. Kundgrupp / leverantörsgrupp visas då alltid i vyn Organisationer för huvudföretaget. Gruppen kan också förändras på kunden i det aktuella företaget genom att välja listan via knappen Pil-ner.

Fler företag. Om flera administrativa företag är kopplade till säljstöd visas grupptillhörighet används knappen för ytterligare företag för att visa eller ändra gruppen. Detta då på samma sätt som kundnummer eller leverantörsnummer.

Innehåll

Nyheter version 2015-10-20

  Gå till www.winbas.com Hjälp om Winbas Hjälp